چگونه هزینه های اجرای ERP را کاهش دهیم

راهکارهای ERP، راه‌حل‌هایی جامع و یکپارچه و مبتنی بر استانداردهای بین المللی و به‌روش‌های فرایندی هستند که راه‌حلی اساسی برای بسیاری از مشکلات و محدودیت‌های سازمان‌ها هستند و در هر شرکت به فراخور کسب و کار، مشکلات و موانع و اهداف مدیریتی آن پیاده‌سازی می‌شوند. پروژه‌های پیاده‌سازی ERP عمدتا ار نظر هزینه‌کرد اولیه گران هستند و ممکن است شامل هزینه‌های پیش بینی نشده‌ای باشند که در بودجه خود لحاظ نکرده‌ باشید. حتی بهترین پروژه‌های برنامه‌ریزی شده در طول مسیر با هزینه‌های غیرمنتظره مواجه می‌شوند.  برای آشنایی با سه هزینه پنهان یا پیش‌بینی‌نشده رایج پیاده‌سازی ERP و همچنین نکات و ملاحظاتی در پروژه پیاده‌سازی که می‌تواند در این هزینه‌ها صرفه‌جویی ایجاد نماید، ادامه مطلب را مطالعه نمایید.

1. هزینه های آموزش

هزینه های آموزشی شاید یکی از پنهان‌ترین هزینه‌ها در زمینه اجرای ERP است.  آموزش یکی از حیاتی‌ترین جنبه‌های فرآیند پیاده‌سازی است که به کارکنان فرصتی می‌دهد تا سیستم را به درستی یاد بگیرند و از آن بخوبی استفاده کنند. آموزش، همه افراد سازمان را در مسیر آماده شدن برای راه‌اندازی سیستم جدید آماده می‌کند. اما برآورد هزینه‌های آموزشی دشوار است.  برخی از افراد در سازمان شما به آموزش کمی نیاز خواهند داشت یا فرآیندهای شغلی آنها تحت سیستم جدید تغییر بسیار کمی خواهد داشت یا طبیعتاً سریع یاد می‌گیرند و به سرعت بر روی سیستم مسلط می شوند.

با این حال، سایرین در سازمان شما به آموزش گسترده‌تری نیاز دارند. برای برخی، تمام وظایف و فرآیندهای روزانه آنها تغییر خواهد کرد، به این معنی که آن‌ها به زمان بیشتری برای یادگیری سیستم جدید و وظایف شغلی جدید خود نیاز دارند.  احتمالاً افرادی را نیز در کارمندان خواهید داشت که با فناوری راحت‌تر هستند یا فقط به کمی زمان اضافی برای آشنایی کامل با سیستم جدید نیاز دارند.

سرمایه‌گذاری در آموزش با کیفیت، ضروری است و در دراز مدت برای شما بصرفه‌تر خواهد بود که همه از ابتدا به درستی از سیستم استفاده کنند.  مشاوران آموزش ERP باتجربه ممکن است پرهزینه باشند ولی این هزینه ارزشش را دارد، زیرا مستقیما روی نتایج نهایی پروژه و بهره‌گیری سازمان از سیستم جدید موثر است. داشتن افراد آگاه که می‌توانند به شما در یادگیری، درک و استفاده اصولی از سیستم جدیدتان کمک کنند در موفقیت پروژه بسیار موثر است. اجرای کامل پروژه های ERP می‌تواند بیش از یک سال طول بکشد.  شما به احتمال زیاد در طی آن زمان مقداری جابجایی پرسنل خواهید داشت، به این معنی که باید زمان و پول لازم را برای آموزش نیروهای جدید کنار بگذارید تا آنها را در سیستم جدید به روز کنید.

یکی از علل پیاده سازی ناموفق ERP آن است که شرکت ها تمایلی به سرمایه‌گذاری زمان و انرژی لازم برای سطح مناسب آموزش مورد نیاز برای راه اندازی یک سیستم جدید و پیچیده را ندارند.  در حالی که ممکن است صرفه‌جویی در هزینه های آموزش فقط مربوط به یادگیری کمتر سیستم توسط افراد تلقی گردد، اما این صرفه جویی ظاهری، هزینه های جانبی دیگری دارد. زیرا سیستم نرم افزاری گران قیمت ERP که روی آن سرمایه گذاری کرده‌اید به درستی استفاده نمی‌شود – به این معنی که شما از مزایای ERP خود بهره نمی‌برید.

هیچ کس زیاده‌روی هزینه‌ها را دوست ندارد، اما صرف زمان برای سرمایه گذاری و آموزش صحیح کارکنان خود یکی از مهم‌ترین اجزای پروژه پیاده‌سازی ERP است و یکی از مواردی است که در دراز مدت برای سازمان شما نتیجه خواهد داد.

2. مهندسی مجدد فرایندها و تحلیل مسائل سازمان

بسیاری از کسب و کارها سعی می‌کنند فرایندهای تحلیلی، شناخت یا در صورت نیاز مهندسی مجدد فرآیند را از فرآیند پیاده‌سازی ERP خود حذف کنند. اگرچه ارزیابی فرآیندهای کسب و کار شما و شناسایی عارضه‌ها مرحله مهمی از فرآیند انتخاب ERP است، بسیاری از شرکت‌ها سعی می‌کنند پیاده‌سازی را در کوتاه‌ترین زمان و با کمترین تغییرات مورد نیاز در سمت خود کامل کنند.

حقیقت این است که هیچ یک از ما فرآیندهای کاملاً بهینه سازی نشده‌ای نداریم. فرآیندهای ناکارآمد احتمالاً یکی از دلایلی است که در وهله اول تصمیم گرفتید یک ERP تهیه کنید.  ERP جدید شما بهترین شیوه‌های انجام کار (Best Practices) را در خود دارد، بنابراین منطقی است که برای تحلیل، شناخت و بازنگری فرآیندهای خود وقت بگذارید تا با این بهترین شیوه‌ها تطابق یابد.  استفاده از به‌روش (Best Practice) بسیار منطقی‌تر از پرداخت هزینه برای سفارشی کردن سیستم ERP جدید برای ادامه استفاده از فرآیندی است که ناکارآمد است یا مبتنی بر نظر و دانش اشخاص است.

ERP ها ابزارهایی قوی هستند که در صورت استفاده صحیح می‌توانند در زمان و هزینه شما صرفه جویی کنند و به کل شرکت شما – از عملیات پشتیبان گرفته تا کارگاه عملیاتی – حمایت کنند تا به شکلی کارآمدتر و موثرتر کار کنند.  اما برای استفاده کامل از سیستم ERP ، باید از به‌روش‌های استاندارد سیستم استفاده کنید.

زمانی که کارمندان شما نیاز به ایجاد تغییرات و انطباق با یک سیستم جدید دارند، از این فرصت استفاده کنید و از آنها بخواهید همزمان به روندهای بهتر و استاندارد برای کارها بیندیشند. اینگونه تحلیل، بازنگری و مهندسی مجدد فرآیند با هدف بهره‌گیری از به‌روش‌های ERP، بسیار مقرون بصرفه‌تر از اصرار بر سفارشی‌سازی یک سیستم استاندارد ERP برای تطبیق با فرآیندهای قدیمی و ناکارآمد کسب‌وکار است.

صرف زمان برای ایجاد فرآیندهای جدیدتر و بهتر – یا استخدام یک مشاور ERP یا مشاور تولید برای کمک به شما – می‌تواند پرهزینه باشد.  اما شما به عنوان یک مدیر خوب می‌دانید اگر برای اولین بار برای انجام درست کارها وقت بگذارید، نتیجه خواهید گرفت.

3. مقاومت کارکنان در برابر تغییر

به طور طبیعی، هر سیستمی که بر بسیاری از مناطق سازمان شما تأثیر می‌گذارد، تغییرات زیادی را در کسب و کار شما به ارمغان می آورد و مواجهه با تغییر برای بسیاری از افراد می‌تواند دشوار باشد.

برخی در سازمان در مورد سیستم جدید هیجان‌زده خواهند شد و اثرات مثبتی را که این سیستم برای کسب و کار شما به همراه خواهد داشت را پیش بینی و لمس می‌کنند.  اما برخی نیز در سازمان شما نسبت به تغییر تمایلی ندارند و مقاومت نشان می دهند و اگر از همان ابتدا به طور موثر مدیریت نشود، ممکن است مانعی در راه تلاش‌های شما برای ایجاد سیستم جدید شوند.

بسیار مهم است که از همان ابتدا کاربران و ذی‌‌نفعان کلیدی در شرکت خود را با سیستم جدید همراه کنید.  مثلا اگر می‌دانید مدیر عملیات یا مدیر اجرایی شما چقدر در فرآیند پیاده‌سازی ERP اهمیت دارد، از همان ابتدا او را با سیستم درگیر کنید.  مطمئن شوید که او اهمیت سیستم جدید برای کسب و کار را درک می‌کند و یک عضو مفید در پروژه است.  به این ترتیب، به جای اینکه کسی باشد که می تواند روند اجرا را به تأخیر بیندازد و از مسیر خارج کند، یک متحد و یک شریک است و به شما کمک می کند تا افراد دیگر را همراه کنید.

همچنین می‌توانید یک متخصص مدیریت تغییر (Change Management) را به تیم پیاده‌سازی خود اضافه کنید.  متخصصان مدیریت تغییر آموزش‌های بسیار تخصصی مرتبط با تغییرات سازمانی دارند.  آنها به شما کمک می‌کنند تا استراتژی های درستی را برای کمک به افرادی که به راحتی می‌توانند با تغییرات کنار بیایند  و همچنین کارکنانی که برای رد کردن تاثیرات این پروژه بهانه‌جویی می‌کنند اتخاذ کنید.

همکاری با یک متخصص مدیریت تغییر ممکن است هزینه‌بر باشد که در ابتدا برای آن بودجه نداشتید.  با این حال، مانند موارد فوق، اگر در ابتدای پروژه به مشکلات و مسائل بپردازید و راه حل داشته باشید، در پایان آن وضعیت بهتری خواهید داشت.

پروژه ERP می‌تواند برای سازمان شما سودآور باشد

لیست بالا نباید شما را از اجرای پروژه ERP بترساند. هر کار بزرگ و هر تغییری چشم‌گیری سختی‌ها و هزینه‌هایی دارد اما باید بدانید  ERP حیات سازمان شما را تغییر می‌دهند و طبیعی است که تغییرات زیادی را با خود به ارمغان می آورد، هزینه های پیش بینی نشده و مشکلاتی را نیز مانند هر پروژه‌ای به همراه خواهد داشت – اما ایجاد یک سیستم جدید برای حل ابرمسائل سازمان شما و رفع موانع رشد و توسعه سازمانتان ارزش این هزینه را دارد. در واقع این سرمایه گذاری اگر بخوبی انجام شود نه تنها برگشت سرمایه آن قطعی است، بلکه سودآوری کسب و کار شما را دچار تحویل و رشد چشمگیر خواهد کرد. زیرا استقرار مناسب یک ERP از هزینه‌های اضافی و فرایندهای سربار کاسته و در سوی مقابل سودآوری کسب و کار را بواسطه انجام درست و بموقع کارها و هماهنگی واحدها رشد می‌دهد.

اگر شما یک کسب و کار کوچک هستید و فکر می‌کنید نمی‌توانید یک سیستم ERP با کیفیت را بخرید، باید بدانید که تمامی ERP های شناخته شده دنیا نسخه‌های متفاوتی از ERP متناسب با اندازه سازمان ها ارائه می‌دهند که هم از نظر تمرکز عملکردی و هم از نظر بودجه و زمان با اندازه سازمان شما مطابقت داشته باشد. بنابراین چه یک شرکت بزرگ باشید یا یک شرکت کوچک 10 نفره، این انتخاب برای شما فراهم است.

مهم ترین تصمیم شما این است که آیا میخواهید یک راهکار ERP استاندارد برای حل مشکلاتتان در سازمان شما مستقر شود و در صورتی که پاسخ به این سوال بله باشد آنگاه انتخاب سیستم ERP صحیح و در کنار آن شرکت پیاده سازی سیستم، مهم‌ترین انتخاب های شما خواهند بود. با حمایت مدیریتی از پروژه و با در نظر گرفتن نکات و ملاحظات فوق می‌توانید پیاده‌سازی موفقی در سازمان خود داشته باشید و کسب و کار خود را به زیرساختی پایدار و استاندارد و توسعه‌پذیر مجهز نمایید.