نرخ بازگشت سرمایه به محاسبه دقیق هزینه های مستقیم و غیر مستقیم انتخاب یک نرم افزار ERP وابسته است.
بعضی هزینه‌ها به آسانی محاسبه میشوند درحالیکه باقی هزینه ها غیر مستقیم بوده و نیاز به برآورد دقیق تری دارند. پنج حوزه کلیدی در خصوص پیش‌بینی هزینه‌ها عبارتند از:
هزینه‌های غیر معمول و پنهان سیستم
شاید محاسبه هزینه اولیه نرم‌افزار ساده به نظر برسد، اما پیش از همه باید مطمئن شد همه هزینه‌ها درنظرگرفته شده است. از دپارتمان کیفیت تا کل سازمان می‌توانند در برگیرنده این هزینه های پنهان باشند. قبل از هر چیز با رویکرد برنامه‌ریزی مستمر می‌بایست، تمام هزینه‌های مالی و زمانی را مستند کرد. لذا برای محاسبه نرخ بازگشت سرمایه توجه به ارزش زمانی پول و مدت زمان صرف شده برای پیاده سازی این سیستم باید در محاسبه بازده و هزینه های آن در نظر گرفته شود.
در چنین شرایطی ساختار هزینه‌ای سیستم‌های یکپارچه ERP را می‌توان به دو دسته کلی تقسیم کرد:
ERP های on premise: روی سرورهای خود شرکت شما هاست میشوند و به همین دلیل هزینه استقرار آن را باید به یکباره پرداخت کند.اما این سیستم برای همیشه از آن شماست. ممکن است حین استفاده از این مدل نیاز به به روز رسانی سخت‌‌افزار پیدا کنید تا مطمئن باشید ERP بر آن قابل اجراست، که در این‌صورت باز هم باید این هزینه را در لیست هزینه‌های نرخ سود بازگشت سرمایه، قید کنید.
ERP های Cloud: روی سرورهای خارجی هاست میشوند و توسط اینترنت قابل دسترسی‌اند و معمولا ماهانه برای هر کاربر تا روزی که از آن استفاده کنید باید هزینه ای پرداخت کنید.
هزینه‌های مشاوره، پیاده‌سازی و سفارشی سازی
باید گفت در طول پروژه استقرار نرم افزار ERP، حتما به کمک مشاور نیاز پیدا خواهید کرد. حتی اگر قرار باشد پیاده سازی نرم افزار ERP توسط منابع داخلی سازمان تان انجام گیرد، قطعا برای پاسخگویی به نیازهای مطرح شده در طول پروژه نیاز به مشاور خواهید داشت ( چه به شکل مجموعه‌ای از مشاوران و چه به صورت یک گزارش ).
از منظر مشاور، همواره احتمال افزایش محدوده پروژه وجود دارد فلذا مشخص نمودن زمان و محدوده دقیق کار مشاور از اهمیت بسزایی برخوردار است.
ضمنا در پروژه‌های پیاده‌سازی سیستم ERP همواره پروژه‌های دیگر همچون پروژه‌های بهبود سیستمی و اصلاح و بهبود فرآیندی و همچنین جبهه‌های کاری مضاعفی مانند مدیریت پروژه، مهاجرت داده‌ها از سیستم‌های قبلی به سیستم جدید و سفارشی سازی سامانه تعریف می‌شود که همه این موارد باید جز هزینه‌های کلی استقرار ERP در سازمان در نظر گرفته شود.
هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی
این هزینه‌ها می‌تواند شامل بروزرسانی‌ها و خدمات پشتیبانی به منظور حفظ عملکرد صحیح سیستم باشد. در محاسبه نرخ بازگشت سرمایه در روش ساده، این هزینه‌ها را در طول چرخه عمر یک ERP حداقل 7 سال محاسبه کنید.
با توجه به اینکه سیستم ERP پیاده‌سازی شده در سازمان از همه سخت افزارهای شما بیشتر عمر خواهد کرد، پس باید تمامی هزینه‌های مرتبط با سخت افزار، زیرساخت و شبکه در ارتقاها و بروزرسانی‌های بعدی را در نظر گرفت.
هزینه‌های کاربران سیستم
یکی از مهمترین بخش‌های این هزینه‌ها مربوط به هزینه‌های آموزش به کاربران و راهبران سیستم است که می‌تواند بسیار زمان‌بر نیز باشد.
هزینه دیگری که باید بدان توجه کنیم زمانی‌ست که صرف استقرار نرم افزار ERP جدید در سازمان می‌شود. روز اول کاربران کار خود را به سرعت و درستی مورد نظر انجام نمی‌دهند. بعضی کاربران در چند روز و بعضی بعد از هفته‌ها به مطلوبیت و کیفیت لازم می‌رسند. مدت زمان رسیدن به این نقطه باید به هزینه‌ها اضافه شود. یک مثال آن فرآیند “بستن ماهانه حسابها در مسائل مالی است “. کمپین سالانه بازرگانی نیز مثال دیگری‌ست. هزینه‌هایتان باید کاهش بهره‌وری در طول اجراهای اولیه‌ی هر فرآیند ERP را در نظر گرفته باشند.
در پایان لازم به ذکر است محاسبه هزینه های استقرار و پیاده سازی ERP خود فرآیندی پیچیده است که نیاز به استفاده از تجربیات سازمان های دیگر نیز دارد. در اینجا سعی کرده ایم حداقل به طور شهودی عواملی که می تواند بر هزینه های استقرار یک نرم افزار ERP تاثیر بگذارد را بررسی کنیم. اما محاسبه دقیق این هزینه ها و نرخ بازگشت هزینه مستلزم شناخت هر کسب وکار با محدوده ها و محدودیت های مخصوص به خود است که مسلتزم کاری دقیق و منظم توسط مشاورانی زبده است.
