در پروژه‌های استقرار و پیاده‌سازی هر نرم‌افزار ERP، هر مرحله از پروژه باید طوری طراحی شود که اطمینان حاصل شود یک مجموعه از خروجی‌های مرتبط برای تأیید و تصویب مدیران و تصمیم گیران ارائه می‌گردد. که این خروجی‌ها پیش‌نیاز ادامه و ورود به مرحله بعد پروژه ERP خواهد بود. راه‌حل شرکت سامیکس برای پیاده سازی ERP خود، مدیریت پروژه پیاده‌سازی NAV Microsoft dynamics بر اساس متدولوژی Phased approach است که به عنوان راهکار استاندارد پیاده‌سازی این ERP توسط شرکت مایکروسافت ارائه گردیده است. قبل از ورود به بحث مدل پیاده‌سازی ای آر پی باید در نظر داشت که پروژه ERP با هر مدلی که انجام پذیرد، نتایج زیر در پایان استقرار ERP باید محقق گردد:

• تهیه روش‌های کاری برای پشتیبانی پیاده‌سازی موفق راه‌حل ارائه شده
• تهیه طرح‌های مدیریت پروژه، مدیریت تغییر سازمانی و تضمین کیفیت
• ایجاد نقاط یکپارچگی بین سیستم‌های تکنیکال و سازمانی (فرایندی)
• انجام فعالیت‌های آموزش مداوم جهت اطمینان از انتقال دانش
• ایجاد پروسه‌های یکپارچگی و تحویل از تیم پروژه به سازمان پشتیبانی کننده

مدل پیاده‌سازی پروژه ERP:

ما در پیاده سازی ERP از مدل Phased approach برای پیاده‌سازی Microsoft dynamics NAV استفاده می‌کنیم. در این مدل هدف بجای پیاده‌سازی کل پروژه ERP، بر ماژول‌ها و اجزایی از این سیستم‌ها متمرکز است. ابتدا تیم راه‌اندازی سامیکس با مدیران ارشد باید برای اینکه چه ماژول‌هایی پیاده شوند به توافق برسند و در نهایت اقدام به راه‌اندازی کنند.
از آنجا که در عمل چنین اجزایی با سیستم‌های حسابداری و مالی بوده و در این بخش‌ها معمولاً تعداد محدودی از پرسنل کل سازمان فعالیت دارند، موفقیت پروژه در این بخش‌ها دلیلی قاطع بر موفقیت پروژه در سطح کل سازمان نخواهد بود. نهایتاً پس از تکمیل و نهایی شدن این بخش‌ها سایر اجزای ERP نیز به ترتیب اولویت در سازمان پیاده‌سازی خواهند شد. از آن جا که سیستم‌های یکپارچه ERP دارای ویژگی‌های اصلی و اساسی یکپارچگی در سطح دیتابیس می‌باشند، در اکثر موارد اجرای مرحله‌ای می‌تواند مشکلاتی را برای تیم راه‌اندازی ایجاد نماید.

مراحل کلی استقرار ERP در سازمان ها چیست؟

1. ارزیابی و تجزیه و حلیل جنبه های مختلف کسب و کار و فرایندهای سازمان
2. طراحی و مدل سازی فرایند استقرار و پیکره بندی
3. نصب نرم افزار ERP (در مورد خدمات ما Microsoft Dynamics 365 Business Central)
4. تنظیمات و پیکربندی سامانه و توسعه
5. انتقال داده های مالی و معاملاتی اصلی از سیستم قدیمی
6. آموزش و توانمند سازی کارمندان (کاربران) با نقش های تعیین شده ، دسترسی به سیستم و تنظیمات امنیتی
7. آموزش ERP برای کاربران نهایی بر اساس نقش های سازمانی
8. Go Live و اصلاحات نهایی
9. پشتیبانی و توسعه

اسقرار ERP چه مقدار طول می کشد؟

در مورد پیاده سازی ERP چیزی به عنوان یک نسخه واحد وجود ندارد اما روش ها و به‌روش‌های (Best Practices) استاندارد جهت پیاده سازی وجد دارد. ممکن است یک تجارت فقط نیاز به به روزرسانی امور مالی خود داشته باشد در حالی که تجارت دیگر ممکن است تولید کننده ای با هزاران SKU ، چندین انبار و محصولاتی باشد که در سراسر جهان ارسال می شود. بسته به رویکرد پیاده سازی و پیچیدگی فرآیندهای کسب و کار شما ، اجرای نرم افزار ERP ممکن است از 6 ماه تا 2 سال طول بکشد و گاهی بیشتر. در واقع بسته به این که فرایندهای مالی، تولید، بازرگانی و غیره، در هر سازمان و هر صنعت از چه میزان پیچیدگی برخوردارند زمان پیاده سازی متغیر است. البته این زمان در مورد ERP های چابک تر مانند Microsoft Dynamics Business Central که برای سازمان های SME طراحی شده است اغلب زیر یک سال است. زمان و هزینه استقرار ERP در سازمان، علاوه بر زمینه و ماهیت فعالیت سازمان، تحت تاثیر عوامل دیگری نظیر بلوغ سازمان، میزان حمایت مدیران ارشد و شفافیت نیازها و نیز فرایندهای سازمان نیز هست.

تیم پیاده سازی ERP شامل چه افرادی است؟

از نظر سازمانی که می خواهد Microsoft Dynamics Business Central را پیاده سازی کند تیم پروژه ERP معمولاً شامل یک حامی اجرایی ارشد، یک مدیر پروژه و نمایندگانی از بخش‌های کلیدی است که از کاربر سیستم خواهند بود. مشارکت مدیریت ارشد برای اطمینان از اینکه منابع مورد نیاز پروژه را تأمین می کند و پشتیبانی لازم برای اجرای تغییرات در سازمان را فراهم می کند ، امری حیاتی است. این تیم بهتر است شامل هر متخصص داخلی باشد که در اجرای سیستم مشارکت دارد ، مانند نماینده IT و مالی و تولید و غیره. یکی از اهداف اولیه این تیم ایجاد درک دقیق از مسائل جاری و الزامات سیستم ERP خواهد بود.

از منظر ما به عنوان شرکت استقرار دهنده ERP Microsoft Dynamics Business Central، تیم پروژه شامل ترکیبی از مدیر پروژه، متخصص معماری راهکار ERP، تحلیل گر سیستم از منظر فرایندی و از منظر ماژول های مختلف سیستمی ، توسعه دهنده نرم افزار و کارشناس تست و دیباگ است. بیشترین ارتباط بین مدیران پروژه خواهد بود و بر اساس نیاز در فازهای مختلف، افراد دیگر در تیم ها حضور پیدا خواهند نمود.

مرحله طراحی و مدل سازی شامل چه اقداماتی است؟

مرحله طراحی شامل الزامات دقیق و درک جریان کار فعلی برای ایجاد یک طرح دقیق برای پیکره بندی سیستم ERP جدید است. این مرحله شامل طراحی گردش کار کارآمد و احصا جزییات فرآیندهای تجاری است. مشارکت کاربران و کارگروه پیاده سازی Microsoft Dynamics Business Central در سازمان در مرحله طراحی بسیار مهم است، زیرا آنها درک عمیق تر و ملموس‌تری از فرآیندهای کسب و کار فعلی دارند. درگیر کردن آنها در طراحی به ما کمک می کند تا سیستم جدید انطباق کاملی بر کسب و کار سازمان داشته باشد.

از تجزیه و تحلیل شکاف می‌توان برای شناسایی پیچیدگی‌های فرآیند و رویه‌های خاص و منحصر به فرد هر سازمان استفاده کرد که ممکن است نیاز به سفارشی سازی نرم‌افزار Microsoft Dynamics Business Central یا تغییر در روند کار یا فرایندها داشته باشد تا با سیستم ERP هماهنگ‌تر شود.  تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis) یکی از بخش هایی است که هموراه در پروژه های استقرار انجام شده و مستند می شود.

فاز پیکره بندی و توسعه سیستم

با شفاف شدن نیازمندی‌های اصلی و اتمام فاز طراحی مورد توافق ذی نفعان کلیدی، مرحله پیکره‌بندی و توسعه می‌تواند آغاز شود. این فاز شامل پیکربندی دقیق سیستم و در صورت لزوم سفارشی‌سازی نرم افزار برای پشتیبانی از فرایندهای دوباره طراحی شده است. همچنین ممکن است شامل توسعه ادغام با سایر برنامه های تجاری تخصصی هر صنعت (Expert systems)  موجود سازمان باشد که با سیستم ERP جایگزین نخواهد شد و اساسا در سیستم ERP نمی گنجد. (مانند نرم افزارهای طراحی) توجه داشته باشید که محدوده ERP فرایندهای اصلی سازمان و تمام بخش‌هایی است که تاثیر و تاثر مالی در سازمان باشد. ازجمله فرایندهای خرید، فروش، تولید، نیروی انسانی، انبار، سرویس و خدمات و غیره. لذا سیستم‌ های تخصصی دیگر مربوط به صنعت خاص می‌تواند به ERP لینک شود.

به موازات توسعه نرم افزار ، تیم پروژه باید متریال آموزشی تهیه کند تا به کاربران کمک کند تا خود را با سیستم جدید سازگار کنند. همچنین لازم است برنامه ریزی برای انتقال داده های اصلی (اطلاعات پایه و master records) آغاز شود. این فاز می تواند پیچیده باشد زیرا اغلب شامل استخراج ، تبدیل و بارگزاری داده‌ها از چندین سیستم جزیره‌ای است، هر یک از آنها ممکن است از قالب های مختلف استفاده کند و ممکن است اطلاعات تکراری یا متناقض را در خود نگه دارد. تیم پروژه باید تعیین کند که کدام داده ها را در این مرحله منتقل کند و همچنین از مهاجرت پنهانی همه داده های تاریخی و زائد جلوگیری کند، که احتمالاً بسیاری از آنها بی ربط و ساختار نایافته هستند. بنابراین در این فاز فقط داده های کلیدی و ضروری، مطابقت سازی شده و وارد سیستم می شود.

فاز تست و دیباگ و آموزش

در اغلب پروژه‌های استقرار و پیاده‌سازی، تست و آزمون می تواند به موازات توسعه و پیکره‌بندی، اتفاق بیفتد. به عنوان مثال، تیم پروژه ممکن است ماژول‌ها و ویژگی‌های خاصی را که تنظیم و اماده شده است را آزمایش کند؛ بر اساس نتایج اصلاحات یا تنظیماتی را ایجاد کند و دوباره تست کند. بر اساس شرایط هر پروژه می‌توان یک ماژول ERP را آزمایش نمود در حالی که  ماژول دیگر هنوز در حال توسعه است. آزمون اولیه عملکردهای اصلی این نرم افزار باید با شبیه سازی شرایط واقعی انجام شود ، از جمله اینکه به برخی از کارمندان اجازه داده شود سیستم را برای تمام فعالیت‌های روزمره خود آزمایش کنند. این مرحله همچنین باید شامل تست داده‌های منتقل شده نیز باشد و شامل آموزش کاربر نهایی نیز خواهد شد. بنابراین تسلط کافی برای همه کاربران سیستم در این مرحله ضروری است.

ما در استقرار پروژه های ERP مدت زمان آموزش را محدود در نظر نمی گیریم. بلکه این آموزش تا انجایی ادامه می یابد که همه گروه‌های کاربری به تسلط مطلوب رسیده و به استفاده از سیستم جدید عادت کنند.

 پایان استقرار و امادگی برای Go Live:

این همان چیزی است که شما به دنبال آن بوده اید: روزی که سیستم فعال و عملیاتی می شود. البته لازم است برای برخی مشکلات احتمالی آماده باشید، زیرا ممکن است برخی اصلاحات کماکان در جریان باشد و تیم پروژه باید در دسترس باشد تا بتواند به سوالات و چالش‌های عملیاتی کاربران پاسخ دهد. مجری پروژه پیاده سازی و استقرار باید بتواند در صورت لزوم به عیب یابی کمک کند. ممکن است کمی زمان لازم باشد تا کاربران با سیستم سازگار شوند و سازمان به منافع و بهره‌وری پیش بینی شده دست یابد. بنابراین در این مرحله نیز صبر و تلاش لازم است تا سیستم بطور کامل زیر بار برود و عملیاتی شود.

پشتیبانی و به روز رسانی  Microsoft Dynamics Business Central ERP

بروزرسانی و پشتیبانی مطلوب پس از  فاز پیاده سازی ERP نیز منجر به سرپا نگه داشتن سیستم و ضامن قوام و دوام آن در سازمان می‌شود و در نهایت کمک می کند تا کاربران راضی بوده و اطمینان حاصل کنند که خود و سازمان به مزایای مورد نظر دست می یابد. تیم پروژه ممکن است در این مرحله هنوز مسئول سیستم ERP باشد ، اما تمرکز آن بر روی گوش دادن به بازخورد کاربران و تنظیم سیستم متناسب با آن خواهد بود. با افزودن ویژگی های جدید احتمالی به سیستم ، ممکن است به برخی توسعه و پیکربندی اضافی نیاز باشد. کارکنان جدید نیز باید در مورد سیستم آموزش ببینند.  ERP به عنوان زیرساخت جامع، توسعه‌پذیر و مقیاس‌پذیر می تواند همراه با سازمان شما توسعه یابد و نیازهای آتی کسب و کار شما را نیز پوشش بدهد.