خرید و تأمین مبتنی بر سفارش فروش در شرکت های بازرگانی و راه حل ERP مایکروسافت

بسیاری از شرکت های بازرگانی و حتی شرکت‌های تولیدی مبتنی بر سفارش فعالیت‌ می‌کنند. بدین معنی که یا انبار مشخصی برای کالاهای نهایی دپو شده وجود ندارد یا اگر هم انبارهایی در مجموعه وجود دارد برای کاربردهای دیگری مانند اموال، ذخیر اطمینان، کالاهای موردی و خاص و غیره استفاده می‌شود.  بنابراین شروع فعالیت‌ها در این تیپ سازمان‌ها با دریافت سفارش از مشتری است. هنگامی که سفارش فروش نهایی می‌شود سازمان در پی سفارش مربوطه شروع به استعلام گرفتن از تأمین‌کننده‌های مورد نظر نموده و پس از دریافت پیش فاکتورهای مختلف، در نهایت از یک یا چند تأمین‌کننده سفارشات مربوط به مشتریان را تأمین نموده و در نهایت پس از انجام امور مربوط به حمل و نقل و لجستیک، کالاها به مشتری تحویل شده و سفارش فروش بسته می شود و در ضمن اسناد مالی مانند فاکتور خرید و فروش صادر و تسویه حساب به صورت نقدی یا اعتباری انجام می‌شود. در مورد سازمان‌های تولیدی سفارش محور نیز این مسئله وجود دارد، با این تفاوت که علاوه برعملیات خرید، عملیات تولید نیز باید به سفارش مربوطه متصل گردد.

مسئله مهمی که بسیاری از سازمان‌های سفارش محور با آن رو به رو هستند رهگیری (Track and Trace) کل این مسیر از زمان ثبت سفارش فروش و جزییات آن و بعد استعلامات دریافت شده از تامین کنندگان و در نهایت اسناد تایید شده خرید مانند سفارش خرید و فاکتور خرید تا ارسال کالا به مشتری و تسویه حساب و تولید و نگهداری اسناد مربوطه است. بنابراین لازم است تا بین سند فروش و اسناد خرید مربوطه و اسناد دریافت و ارسال از انبار و همچنین اسناد مالی مربوطه بر قرار شود (همینطور اسناد تولید برای شرکت های تولیدی). بدین ترتیب همواره با مراجعه به هر سفارش فروش می‌دانیم که چه مسیری برای تأمین کالاها طی شده و از چه تأمین کنندگانی چه اسنادی با چه جزییاتی دریافت شده است. همینطور بلعکس با مراجعه به هر سفارش خرید می‌دانیم که این خرید برای پاسخگویی به چه سفارش فروشی بوده است.

همچنین شرایط ارسال و دریافت و شرایط تسویه با مشتری و تأمین‌کننده ممکن است در هر سازمان متفاوت باشد. برخی از شرکت‌های بازرگانی، بدون انبار فعالیت می‌کنند و لذا کالاهای مربوطه بطور مستقیم توسط تامین‌کننده برای مشتری ارسال شود (Drop Shipping یا فروش مستقیم از بازار). در حالی که برخی دیگر از شرکت‌ها، کالاهای مربوطه را یک مرحله در انبار خود رسید کرده و سپس برای مشتری ارسال می‌کنند. از سوی دیگر ممکن است پارامترهای دیگری مانند اعتبار مشتری یا اعتبار تامین کننده، تراز مشتری، اسناد باز پیشین مشتری و غیره که جنبه مالی و مدیریتی دارد در نحوه ارتباط سازمان یا قیمت‌گذاری تفاوت ایجاد کند و این مسئه نیز باید در طی فرایند فروش و تامین برای هر سفارش در نظر گرفته شود.

اگرچه این نیاز منطقی برای مدیریت و کنترل عملیات در سازمان های مربوطه است، اما زیرساخت‌های لازم برای این موضوع وجود ندارد. چرا که اگر سازمان سیستم‌ها و نرم افزارهای جزیره‌ای داشته باشد اساساً ارتباط لازم بین عملیات و اسناد خرید و فروش و مالی و انبار وجود ندارد و در صورتی که سیستم‌های لازم وجود نداشته باشد نیز امکان مدیریت این پروسه بصورت دستی و با فایلهای اکسل و … عملا غیر ممکن است. برای این که این مسئله بتواند در بستر سیستمی و بصورت مطلوبی مدیریت شود لازم است که سازمان به زیرساختی با شرایط زیر دسترسی داشته باشد:

• سیستم مربوطه باید جامعیت لازم برای پوشش فرایندهای اصلی از جمله خرید، فروش، انبار و مالی را داشته باشد.
• سیستم مربوطه باید از قابلیت ایجاد ارتباط بین اسناد فروش و خرید و انبار و بطور کلی مفهوم Reserve کالاها و لینک کردن اسناد را پشتیبانی نماید.
• قابلیت پشتیبانی از عملیات بازرگانی با انبار و بدون انبار را داشته باشد. (ِDrop Shipment)
• سیستم مورد نظر باید از رهگیری از طریق شماره سریال و شماره بچ (Serial Number, Batch Number) پشتیبانی نماید.
• قابلیت گزارش گیری بر اساس پارامترهای مختلف برای نشان دادن کل زنجیره از ثبت سفارش تا تامین و وصول مطالبات را نشان دهد.

در صورتی که زیرساخت نرم‌افزاری در سازمان شما شرایط فوق را داشته باشد، آنگاه خواسته شما در رهگیری متصل سفارشات فروش و خرید و گزارش‌گیری یکپارچه بر روی کل زنجیره ارزش امکان‌پذیر است. بطور معمول سیستم های یکپارچه و استاندارد ERP مانند Dynamics 365 Business Central مایکروسافت دارای این ویژگی‌ها هستند.

در ادامه با ویژگی‌های فوق در سیستم  ERP D365 Business Central برای پاسخگویی به چالش‌های مطرح شده آشنا خواهیم شد.

راه حل Dynamics 365 Business Central ERP مایکروسافت برای مسئله تأمین مبتنی بر فروش در شرکت های بازرگانی (اتصال و ارتباط اسناد خرید و فروش)

محصول Dynamics 365 Business Central یک ERP استاندارد ارائه شده توسط مایکروسافت است که بصورت یکپارچه شامل ماژول‌های کلیدی کسب و کار می‌باشد. این سیستم ERP زیرساخت مناسبی برای چالش‌های کلان سازمان است که از طریق یکپارچگی کامل سیستم حل و فصل می‌شود. از جمله این چالش‌ها می توان به چالش بهای تمام شده، برنامه ریزی خرید، برنامه ریزی تولید، رهگیری کالاها در کل مسیر و غیره اشاره نمود. این سیستم مانند هر سیستم ERP استاندارد دیگری نیاز به پروسه تحلیل و پیاده سازی بر اساس شرایط و سناریوهای سازمان دارد و فرایندهای آن استاندارد و مبتنی بر APQC است.

در ادامه به معرفی امکانات و راه حل  Dynamics 365 Business Central در مورد مسئله اتصال اسناد و عملیات خرید و فروش و بطور کلی مسئله تأمین مبتنی بر فروش خواهیم پرداخت.

• جامعیت و یکپارچگی سیستم برای پوشش فرایندهای اصلی از جمله خرید، فروش، انبار و مالی، تولید، سرویس و خدمات و پروژه.

در این سیستم تمامی داده‌های مربوط به خرید و فروش و انبار و سایر فرایندهای کلیدی در یک بستر یکپارچه وجود دارد. در تصویر زیر عناوین ماژول‌های سیستم و چند فرم نمونه مشخص شده است.

• قابلیت ایجاد ارتباط بین اسناد فروش و خرید و انبار و بطور کلی مفهوم Reserve کالاها و لینک کردن اسناد

در این سیستم امکان اتصال بین سند فروش با اسناد تامین از جمله خرید و جابجایی و انبار فراهم شده است. بطور کلی دو قابلیت کلیدی در این حوزه در سیستم تعبیه شده است :

1. Drop Shipment برای مواردی که ارسال مستقیم از سوی تامین‌کننده به آدرس مشتری صورت می‌گیرد. (فروش مستقیم از بازار)
2. Special Orders برای مواردی که کالا از طرف تامین‌کننده برای سازمان ارسال شده و سازمان آن را برای مشتری ارسال می‌کند.

در هردوی این حالت‌ها امکان فراخوانی سفارشات فروش در اسناد خرید و در نتیجه اتصال بین عملیات فروش و خرید انجام می‌شود. لازم به ذکر است که این امکان برای هر لاین بطور مستقل در سفارش فروش فراهم است. همچنین مفهوم رزرو کالا برای پاسخدهی به سفارش مشخص فروش در فرم‌های مختلف خرید و تولید و غیره فراهم است.

• پشتیبانی از رهگیری کالاها و بچ‌ها از طریق شماره سریال و شماره بچ (Serial Number, Batch Number)

یکی از زیرساخت‌های مورد نیاز برای اکثر سازمان‌هایی که نیاز به اتصال اسناد بین خرید و فروش و انبار و مالی دارند و نیاز به گزارش‌گیری دقیق بر روی کالاهای تامین‌شده و ارسال‌شده به مشتریان وجود دارد، زیرساخت رهگیری و کدینگ از طریق شماره سریال کالا یا شماره بچ یا لات نامبر است. این امکان به روش های مختلف و در سطوح دلخواه در ERP Business Central قابل پیاده سازی است.

• قابلیت گزارش گیری بر اساس پارامترهای مختلف برای نشان دادن کل زنجیره از ثبت سفارش تا تامین و وصول مطالبات

با انجام عملیات اصلی سازمان از جمله خرید و فروش و انبار و مالی و تولید در یک بستر یکپارچه و استاندارد، دیگر نگران لایه گزارشات نخواهیم بود. سیستم‌های ERP مانند ERP Business Central راهکارهای داده محور هستند. در این سیستم بیش از 600 گزارش آماده در ماژول‌های مالی، خرید، فروش، انبار، تولید، سرویس و … وجود دارد و علاوه بر آن امکان ساخت گزارشات پویا توسط خود سازمان بصورت نموداری، لیستی، پیج و غیره فراهم است و لذا در این زمینه به راحتی به گزارشات مورد نیاز خود دسترسی خواهد داشت.

جمع‌بندی:

اتصال اسناد بین خرید و فروش و بطور کلی انجام عملیات خرید و تامین مبتنی بر سفارش فروش و رهگیری عملیات مربوط به تامین کالاها در ارتباط با یک سفارش فروش و گزارش‌گیری یکپارچه، نیاز معقول بسیاری کسب و کارهای سفارش محور است. این مهم با بهره گیری از سیستم‌های جزیره‌ای یا بصورت دستی و بدون بکارگیری زیرساخت سیستمی مناسب میسر نیست. برای پیاده‌سازی این سیستم و حل این مسئله نیاز به یک سیستم یکپارچه شامل همه داده‌های عملیاتی و کلیدی سازمان است که در عین حال از امکانات مربوط به اتصال عملیات فروش و تامین پشتیبانی نماید، مفهوم رزرو کالا و رهگیری کالا با شماره سریال امکان‌پذیر باشد و روش‌های مختلف حمل و نقل و ارسال و دریافت نیز پشتیبانی گردد و در نهایت همه این داده‌ها بصورت یکپارچه و برخط در قالب گزارشات مدیریتی مورد نیاز ارائه شود. همانطور که مشاهده گردید این امکانات و قابلیت‌ها در سیستم Dynamics 365 Business Central  مایکروسافت بخوبی وجود دارد و بنابراین این سیستم زیرساخت مناسب و راه حلی عملیاتی برای این نیاز سازمان‌ها می‌باشد. لازم به ذکر است این مسئله در بستر ERP Business Central در شرکت‌های ایرانی نیز پیاده سازی و اجرایی شده است.