وقتی صحبت از پیاده‌سازی EPM در سازمانی همانند شهرداری به میان می‌آید، باید خود را برای عبور از چالش‌هایی عجیب و غریب آماده کنیم. پنج سال پیش یعنی در سال 1392، سامیکس و شهرداری مشهد در مورد پیاده‌سازی سیستم جامع مدیریت پروژه (EPM) در این مجموعه به توافق های لازم رسیدند و بلافاصله تیم مشاوران سامیکس، خود را برای حضور در این شهر و شروع دور اول جلسات آموزشی آماده کردند. می‌دانیم که پیاده‌سازی EPM به ممارست و تلاش فراوان دست‌اندرکان در سازمان مقصد احتیاج دارد و مسئولان مشهدی برای همکاری با کارشناسان سامیکس اعلام آمادگی کردند.
چالش‌های پیش رو در بدو امر چنین بودند:
- محوریت بودجه و قراردادها
- روابط چند به چند بین قراردادها و پروژه ها
- ابهام در درصد پیشرفت قراردادها و پروژه ها
- بروکراسی بسیار زیاد
ضمن اینکه در شهرداری مشهد مفهوم پروژه معادل قرارداد در نظر گرفته می شد و خود این مساله معماری سامانه EPM برای کنترل اطلاعات پیشرفت این پروژه ها (شما بخوانید قراردادها) و البته طرح‌ها و همینطور ارائه گزارشات لازم از منظر بودجه‌ای را تبدیل به تجربه‌ای جدید و فرصتی برای تغییر در سازمان بود.
راهکارهای سامیکس برای مقابله با این چالش‌ها موفقیت‌آمیز بودند و هماهنگی‌های بین الطرفین، منجر به پیاده‌سازی، سفارشی‌سازی و تحویل سامانه جامع مدیریت در تاریخ 31/2/92 به شهرداری مشهد شد. برخی از این راهکارها به شرح زیر بودند:
- انتخاب افراد کلیدی و موثر برای تشکیل کمیته راهبردی و راهبری پروژه
- یکپارچه سازی با سایر سامانه ها
- سفارشی سازی محیط سامانه
- ابزار گزارش ساز پویا
- گزارشات تجمعی و بودجه با قابلیت فیلترینگ
- الگوی آماده سایت پروزه
- سامانه نظارتی شامل : دشیوردها و گزارش های مختص مدیران
- انتخاب پروژه های پایلوت مناسب برای فاز پیاده سازی مقدماتی
- انتخاب افراد موثر برای آموزش ها
- مشارکت مدیران پروژه ها در فاز پیاده سازی
- تدوین دستورالعمل ها و روش های سازمانی در معاونت برنامه ریزی جهت ضمانت اجرایی در استقرار صحیح EPM (به عنوان مثال پرداختها و تخصیص بودجه منوط به گزارشدهی صحیح در سیستم EPM باشد)
- الزام به پایش سطح مهارت کارشناسان و تداوم آموزش جهت ارتقای سطح کیفی مهارت در استفاده از EPM مطابق استاندارد آموزشی
به هر روی هم اکنون مدل EPM سامانه مدیریت پروژه ای که در شهرداری مشهد پیاده سازی شده است می تواند به عنوان الگویی برای تمام سازمان های مشابه یعنی به طور عام سازمان های کارفرمایی دولتی و بطورخاص شهرداری‌ها مورد بهره‌برداری و استفاده قرار گیرد. از آنجایی که EPM در هر سازمان همچون موجودی زنده مراحل چرخه عمر خود را طی می‌نماید و به بلوغ می‌رسد، در حال حاضر این مسیری است که از پس گذر از تمامی این چالش‌ها و فراز و نشیب‌ها، آزمون و خطاها به نقطه قابل اتکایی برای شروع دیگر سازمان‌ها تبدیل شده است، مشاوران و مدیران سامیکس تجربیات عینی خود را به سازمان‌ها ارائه می‌دهند و این همان بسته ارزش اصلی پیشنهادی سامیکس به مشتریان و کارفرمایان است.
در شهرداری مشهد هم اکنون شفافیت اطلاعاتی بالایی در وضعیت پیشرفت مالی و فیزیکی پروژه‌ها بواسطه دشبوردهای آنلاین وجود دارد، فرآیندهای مدیریت پروژه استاندارد شده و وحدت رویه در تمامی بخش‌ها ایجاد گشته، هزینه های سازمان در خصوص کنترل پروژه بواسطه اتوماسیون فرآیندهای جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات پروژه‌ها کاهش داشته و همچنین صرفه‌جویی قابل‌توجهی از قبل تشخیص به موقع انحرافات زمانی و هزینه‌ای و دلایل آن‌ها در پروژه‌ها از طریق سامانه، برای سازمان ایجاد شده است.
