دفتر مدیریت پروژه امروزه بسیار رایج شده است به این خاطر که یکی از اساسی ترین نیازهای درون سازمان ها را پاسخ می دهد. پروژه های چند وجهی و پیچیده ، مملو از ریسک های گوناگون هستند مانند ریسک اتمام پروژه در روز معین، هزینه های بیش تر از برآورد، اهداف از دست رفته و فرصت های کاری غیر قابل برگشت.
پروژه هایی با مدیریت ضعیف تنها موجب هدر رفتن منابع سازمان می شوند. در واقع آمارهای بدست آمده از تحقیقات انستیتیوی مدیریت پروژه در سال 2016 نشان می دهند که به ازای هر 1 میلیارد دلار سرمایه، 122 میلیون دلار به خاطر اجرای ضعیف پروژه ها از دست رفته است که نسبت به سال گذشته این رقم 12 درصد افزایش داشته است.
با جمع آوری تمام اطلاعات مدیریت پروژه و کارهای مرتبط با آن در مرکز PMO می توان از مزایای آن استفاده کرد. استفاده از تخصص و تجربه افراد سازمان در PMO بازده بهتری خواهد داشت تا پرس و جوی فرد به فرد میان مدیران هر بخش و پیگیری جزییات هر بخش پروژه. PMO سبب ایجاد یک تداوم در مدیریت پروژه می شود که این روند پیشرفت و فرآیند هر پروژه قابل استفاده و تکرار برای پروژه های دیگر سازمان نیز است.
سازمان هایی که دارای تیم مدیریت پروژه PMO موثر و حرفه ایی هستند، مزایای قابل توجهی بدست می آورند.
از مزایای PMO می توان موارد زیر را نام برد:
داده های پروژه در مرکز PMO می تواند دید جامعی از درون پروژه ها به ما بدهد.
هماهنگی بین منابع بهتر انجام می شود زیرا PMO دید کلی از شرایط پروژه ها می دهد و با استفاده از تکنیک مدیریت پورتفولیو، منابع و پروژه ها را اولویت بندی می کند.
تداوم بیش تر در مدیریت پروژه سبب می شود که فرآیند پروژه آسان تر قابل پیگیری باشد و نحوه پیاده سازی و اجرای پروژه را تحلیل پذیر کند.
محاسبات دقیق تر در PMO اتفاق می افتد چرا که یکی از وظایف اصلی PMO تعیین محاسبات و بازده هر یک از پروژه ها است.
اجرای به موقع و تحت بودجه پروژه ها از طریق دفتر مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند چرخه حیات یک پروژه تسهیل می گردد.
سودمندی و نرخ بازگشت سرمایه ROI در پروژه ها افزایش می یابد.
طبق تحلیل های انستیتوی مدیریت پروژه، با مدیریت درست تیم PMO و افراد، دستیابی به این مزایا ممکن می شود و ضررهای مالی رایج پروژه ها 13 برابر کاهش می یابد.
منبع: www.smartsheet.com
