بعضی کلمات لرزه هایی را ایجاد می کنند. PMOها برای مدت زمان طولانی ای هیجان انگیز بودند. آنها بعنوان دیسیپلین بالغی از مدیریت پروژه رشد کردند و افراد دریافتند که مدیریت پروژه مجموعه مهارت های متمایزی است که نیازمند آموزش و تجربه می باشند.
برای بسیاری از سازمانها، دفتر مدیریت پروژه (PMO) یک ساختار سازمانی متمرکز برای استانداردسازی فعالیت های لازم جهت تحویل پروژه هایشان است. یک PMO موثر، این سازمانها را قادر می سازد تا بطور مداوم تری پروژه های موفق را تحویل دهند.
برای برخی از سازمانهای با عملکرد بالا، PMO می تواند دستاوردهای بیشتری داشته باشد. PMO می تواند به سازمان کمک کند تا استراتژی های کسب و کار را تحقق بخشد. چطور موضوعی به سادگی و خسته کنندگی مدیریت پروژه می تواند کلیدی برای موفقیت سازمانی باشد؟
اول، بیایید در مورد فرایند برنامه ریزی فکر کنیم. سازمانهای موفق اهداف و برنامه هایشان را برای دستیابی به آن اهداف را با استفاده از برخی از فرایندهای برنامه ریزی استراتژیک تعریف می کنند.به عنوان مثال هدفی مانند رسیدن به 5 درصد سود خالص با استراتژی ای ماند جذب مشتریان بیشتر با استفاده از تجربه بهتر مشتری، تعریف می شود. که به واسطه آن پروژه های استراتژیک و تاکتیکی ای مانند طراحی مجدد پرتال مشتریان جهت بهبود سادگی انجام کسب و کار، ایجاد می شوند.
یک PMO بالغ و کاملا هماهنگ با سازمان، پورتفولیوی پروژه های سازمان را در دست دارد. اگر PMO استراتژی ای را که سازمان در صدد تحقق آن است درک کند، می تواند از این درک در جهت مدیریت پورتفولیوی پروژه ها به منظور تحقق استراتژی استفاده کند. اول و مهمتر از همه اینکه، PMO تضمین می کند که پروژه های حیاتی و مهم کسب و کار با موفقیت تحویل داده شوند. همچنین متضمن این است که موفقیت پروژه با اهداف استراتژیکی که پروژه جهت رسیدن به آنها تعریف شده هم جهت باشد. PMO با تیم پروژه جهت تعریف شاخص هایی که مشخصا در ارتباط با استراتژی های سازمان هستند کار می کند. اگر پروژه نتواند با استراتژی در ارتباط بماند، آنگاه سازمان می تواند تصمیم بگیرد که پروژه برای پورتفولیو مناسب است یا خیر. بطور مشابهی، PMO با کمک به تشخیص وضعیت حرکت استراتژی، می تواند برای حل تعارض های اولویت بندی در پروژه ها بکار رود.
حتی بصورت فعالانه تر، PMO می تواند به سازمان در پیش بینی ظرفیت ها کمک کند و سازمان را قادر سازد بصورت واقع بینانه دریابد چه میزان تغییرات با بودجه و زمان مشخص قابل انجام است،. PMO همچنین می تواند سینرژی بین پروژه ها را تشخیص داده و به سازمان در بهره برداری از مزایای فرصت های غیرمنتظره یاری رساند. بعنوان مثال از منظر پورتفولیوی پروژه ها، PMO ممکن است تشخیص دهد که چطور سرویس ایجاد شده جهت پشتیبانی از یک پروژه می تواند جهت تسهیل یا تحویل پروژه دیگری مورد بهره برداری قرار گیرد. نهایتا اینکه PMO جرخه بازخوری را در سازمان ایجاد می کند، سازمان را از پیشرفتش در اهداف استراتژیکش مطلع می کند و به سازمان اجازه می دهد تا هنگامی که پیشرفت متوقف می شود یا اهداف جابجا می شوتد، اقدامات سریع و اصلاحی ای را در پیش گیرد.
بنابراین، PMO ابزار حیاتی مدیریت جهت استقرار استراتژی سازمانی است. سازمانهایی که می توانند بصورت موثر از این ابزار استفاده کنند، بهتر می توانند به اهداف سازمانی شان دست پیدا کنند و بدین ترتیب موفق باقی بمانند. در محیط رقابتی و چالش برانگیز امروز، آیا سازمانی می تواند بپذیرد که از همه مزایای یک PMO استفاده نکند؟
