سازمان ها عموما دفتر مدیریت پروژه یا همان PMO را به منظور بهبود مراحل اجرایی پروژه ها افتتاح می کنند تا در شرایط سخت و پرفشار بهترین عملکرد را داشته باشند. PMO به سازمان ها و شرکت ها کمک می کند تا پروژه های خود را به موقع و با بودجه از قبل تعیین شده تحویل دهند.
اما دفتر مدیریت پروژه قرار نیست راهکاری جادویی برای تمامی چالش های پروژه باشد. طبق گزارش انجمن PMI ، در سال 2016 مشخص شد که تنها 53% از پروژه ها با بودجه در تخصیص داده شده به اتمام می رسند و همچنین فقط 49% از آن ها به موقع تحویل داده می شوند. درحالی که 16% از پروژه های سازمان ها درکل شکست می خورند.
پس چرا بعضی از PMO ها بازگشت سرمایه دارند و باقی خیر؟ برای پاسخ به این سوال، در این بخش به بررسی تاریخچه و اهداف دفتر مدیریت پروژه و ریشه آن می پردازیم.
ریشه اصطلاح دفتر مدیریت پروژه PMO و حیطه فعالیت آن
شروع رواج اصطلاح PMO از اوایل قرن بیستم اتفاق افتاد و رفته رفته در سال 1990 به عنوان یک مفهومی که تا حدودی شبیه PMO امروزه است در سازمان ها مطرح شد و به سرعت در میان سازمان ها رشد کرد و جایگاه خود را به عنوان تکنولوژی پیشرفته ای برای مدیریت بهتر IT و مدیریت پروژه سازمان ها ثابت کرد.
کلمه PMO یا دفتر مدیریت پروژه برای توصیف عملکرد مدیریت پروژه های سازمان انتخاب شد اما از آن به عنوان دفتر مدیریت برنامه، دفتر پشتیبانی پروژه و برنامه ریزی و دفتر مرکزی پروژه نیز استفاده می شود.
PMO را هرچه که بنامیم، امروزه فراگیر شده است. طی تحقیقی که اخیرا انجام شده است مشخص شده که 85% از سازمان ها در سال 2016 دفتر مدیریت پروژه برای سازمان خود دارند درحالی که در سال 2000 تنها 47 درصد از سازمان ها در دنیا PMO داشته اند.
PMO می تواند ساختار های گوناگون، متد های عملکرد متفاوت و روش های متنوعی داشته باشد، اما علت وجودی آن بطورکلی یک چیز می باشد: کمک به سازمان ها به منظور تحویل پروژه های خود با بهترین بازده و کارآیی که این امر از طریق تبیین سیاست های استاندارد و پیگیری روش مدیریت پروژه درست محقق می شود.
وظایف و عملکرد PMO مطابق با نیاز های هر سازمان متغیر است اما مسئولیت های متداول مشترک بین همه آن ها شامل موارد زیر می شود:
- تعریف و تبیین روش یا فرآیند مدیریت پروژه
- آموزش افراد سازمان برای استفاده از PMO
- حفظ اطلاعت به عنوان دیتا بیس برای مدیران پروژه
- راه اندازی و مشاوره درمورد پروژه های سازمان و اطمینان از ثبات شرایط
- مدیریت پورتفولیوی پروژه های سازمان
- اجرای هماهنگی منابع و بودجه بندی برای پروژه ها
- مدیریت زمان بندی پروژه ها
- حفظ اطلاعات منابع گردش کار پروژه ها
- پیگیری و تحلیل اجرایی پروژه و تاثیر PMO در سازمان
- کنترل و پشتیبانی پروژه ها
- تشخیص ریسک های موجود و ارزش گذاری آن ها
- اطمینان از کیفیت و ثبات هر پروژه
- پشتبانی و هدایت تیم های مختلف پروژه
- ارتباط با سهام داران و شرکا
- نظارت بر عملکرد تامین کنندگان
منبع: www.smartsheet.com
