هر شرکتی برای آن‌که بتواند بهره‌وری سازمان خود را بیشینه کند، باید یک برنامه ریزی تولید خوب و قوی در اختیار داشته باشد. اما برنامهریزی اثربخش، فرایندی است پیچیده که فعالیت‌های گوناگونی باید در آن وجود داشته باشد تا تضمین شود که مواد، تجهیزات و منابع انسانی مورد نیاز در زمان و مکانِ لازم در اختیار شرکت قرار دارند. برنامهریزی تولید به مثابه‌ی یک نقشه‌ی راه است: این برنامه به شما نشان میدهد که چه مسیری را طی خواهید نمود و چقدر طول می‌کشد تا به مقصد برسید. در زیر برخی از مزایای حاصل از یک برنامه ریزی تولید اثربخش و کارا بیان شده است:
- کاهش هزینه‌های نیروی کار با حذف هدر رفتِ زمان و بهبود در جریان فرایندها.
- کاهش هزینه‌های مربوط به موجودی‌ها با کاهش نیاز به انبارهای امن و موجودی‌های بیش از حدِ در جریان.
- استفاده‌ی بهینه از تجهیزات و ظرفیت بیشتر.
- بهبود در تحویلِ به موقعِ محصولات و خدمات.
عوامل کلیدی مربوط به یک برنامه ریزی تولید
یک برنامهریزی تولید مناسب بر پایه‌ی درکی قوی از فعالیت‌های کلیدی بنا می‌شود و کارآفرینان و مدیران شرکت باید این فعالیت‌های را در فرایند برنامهریزی خود در نظر بگیرند. در زیر چند مثال بیان شده است:
پیش‌بینی انتظاراتِ بازار
برای یک برنامهریزی خوب و قوی شما باید فروش بالقوه‌ی شرکت را با قابلیت اطمینان خوبی بتوانید برآورد نمایید. بیشتر شرکت‌ها اعداد و ارقامی دقیق در خصوص فروش‌های آتی خود در دست ندارند. با این حال، شما می‌توانید فروش‌های آینده را بر اساس اطلاعات تاریخی، روندهای بازار و یا سفارشاتِ جاری پیش‌بینی نمایید.
کنترل موجودی
مقدار موجودی قابل اطمینانی که به درون خطوط لوله تغذیه می‌شود، باید تعیین شده و یک سیستم موجودی قابل اتکا و پایدار باید در شرکت وجود داشته باشد.
در دسترس‌بودن تجهیزات منابع انسانی
این زمان که به زمان آزاد نیز شهرت دارد، در واقع مدت زمانی است که در بین فرایندهای مختلف در نظر گرفته می‌شود به گونه‌ای که بتوان تمامی سفارشات را در خط تولید یا خدمت قرار داد. نرم افزار برنامهریزی تولید به شما کمک می‌نماید تا بتوانید زمان آزاد شرکت را مدیریت نمایید، اطمینان حاصل نمایید که به خوبی مورد استفاده قرار گرفته است و در عین حال هم باید محتاط باشید تا تأخیری ایجاد نشود. برنامهریزی باید به گونه‌ای باشد که ظرفیت عملیاتی شما را بیشینه نماید، اما در عین حال از آن فراتر هم نرود. همچنین عاقلانه آن است که برای تمامی ظرفیت، برنامهریزی انجام نشود و فضایی هم برای اولویت‌های غیرمنتظره و تغییراتی که ممکن است به وجود آیند، در نظر گرفته شود.
گام‌ها و زمان های استاندارد
عموماً اثربخش‌ترین ابزار برای تعیین گام‌های تولید، ترسیم نقشه‌ی فرایندها است تا مشخص شود که این فرایندها در چه زمانی اتفاق می‌افتند و سپس باید زمانِ متوسطی را مشخص نمود که کار به اتمام خواهد رسید. توجه داشته باشید که این گام به ترتیب اتفاق نمی‌افتند. همچنین ممکن است به صورت همزمان با یکدیگر نیز رخ دهند.
پس از تکمیل نقشه‌ی فرایند، خواهید دانست که چقدر طول می‌کشد تا یک فرایند به صورت کامل به اتمام برسد. زمانی که یک کار به صورتی تکراری یا به صورت مشابه انجام می‌شود، بهترین کار این است که گام‌های کار و زمان مربوط به انجام آن به صورت استاندارد در آیند. فعالیت‌های مشابه را برای استفاده در آینده مستند نموده و از آن‌ها به عنوان یک خط مبنا استفاده نمایید تا مسیر و زمان‌های آینده تعیین شوند. این کار می‌تواند تا حد قابل ملاحظه‌ای، برنامهریزی فرایند را برای شما سرعت بخشد.
در حین ترسیم فرایند، شما ممکن است با هدر رفت‌هایی نیز روبرو شوید. شما می‌توانید برای حذف این هدر رفت‌ها از کارآیی عملیاتی و یا تولید ناب استفاده نمایید. همچنین با این کار، مدت زمان فرایند نیز کوتاه‌تر شده و دستاوردها و هزینه‌های مربوط نیز بهبود خواهند یافت.
عوامل ریسک
برای ارزیابی این عوامل، اطلاعات تاریخی در تجارب کاری مشابه را جمع‌آوری نموده، زمان واقعی، مواد و شکست‌هایی که رخ داده است را به تفصیل مشخص نمایید. چنان‌چه ریسک‌های برآوردشده قابل ملاحظه باشند، باید از روش تحلیل حالات خرابی و اثرات آن (FMEA) استفاده و اطمینان حاصل نمایید که کنترل‌های مناسب برای حذف یا به حداقل رساندن این ریسک‌ها مد نظر قرار داده شده‌اند. این روش به شما اجازه میدهد تا بتوانید مشکلات بالقوه در عملیات کسب و کار خود را برطرف نمایید. این نوع تحلیل، بیشتر در شرکت‌های تولیدی و مونتاژ مورد استفاده قرار می‌گیرد.
چگونگی برنامهریزی برای کار
تمامی فعالیت‌های دیگر از برنامه‌ی تولید آغاز شده و هر حوزه نیز بستگی به تعامل آن با سایر فعالیت‌های دیگر دارد. عموماً در یک برنامه، مواد، تجهیزات، منابع انسانی، آموزش‌ها، ظرفیت و روش‌های و رویه‌های مورد نیاز برای تکمیل کار در یک زمان استاندارد، مشخص می‌شود. برای آن‌که بتوان فروش را به صورتی خوب پیش‌بینی نمود، شما باید این پیش‌بینی را بر اساس تاریخچه‌ی سفارشات شرکت انجام دهید.
برنامه‌ی تولید اساساً باید عناصر کلیدی خاصی که پیش از تولید باید در نظر گرفته شوند تا جریان کار بدون انقطاع انجام شود را در بر داشته باشد.
- سفارش مواد- مواد یا خدماتی که دارای یک زمان انتظار طولانی هستند یا از منابعی تأمین می‌شوند که زمان حمل و نقل آن‌ها طولانی است، باید پیش از الزامات تولید سفارش داده شوند. به این سفارشات، سفارشات کلی نیز گفته می‌شود. تأمین‌کنندگان نیز باید به صورت دوره‌ای مواد را برای شما ارسال کنند تا اطمینان حاصل شود که در خط لوله‌ی شما انقطاعی رخ نخواهد داد.
- تدارک تجهیزات- تدارک ابزار و تجهیزات خاص برای آغاز فرایند تولید ممکن است مستلزم زمان انتظار بیشتری هم باشد. این نکته را هم به خاطر داشته باشید که برخی از تجهیزات به صورت سفارشی ساخته می‌شود یا تنظیمات آن‌ها دشوار است. برای این تجهیزات ممکن است آموزش‌هایی نیز لازم باشد.
- گلوگاه‌ها- در جریان فرایند، محدودیت‌ها یا قیودی وجود دارند و این امر ایجاب می‌نماید که شما پیش از اقدام به تولید، این محدودیت‌های را شناسایی نمایید، برای آن‌ها برنامهریزی کرده و یا آن‌ها را حذف نمایید. در زمانِ ارزیابی این گلوگاه‌های احتمالی، به خاطر داشته باشید که این گلوگاه‌ها ممکن است به منطقه‌ی دیگری در تولید هم بروند. دست و پنجه نرم کردن و رفع این گلوگاه‌ها، یک چالش همیشگی برای هر شرکتی به حساب می‌آید.
- به کارگیری نیروی انسانی و آموزش آن- برخی از جایگاه‌های کلیدی یا خاص، ممکن است نیازمند آموزش برای برخی از تجهیزات خاص یا الزامات قانونی مربوط به آن‌ها باشد. از مصاحبه‌هایی که با این کارکنان انجام می‌شود، باید به طور کامل در مورد مهارت‌های آن‌ها صحبت و پرس و جو شود. پس از استخدام این کارکنان، زمان کافی را برای آموزش آن‌ها تخصیص دهید تا این کارکنان، پیش از آغاز به کار شایسته و ورزیده شوند. این امر تضمین می‌نماید که فرایند یا خدمت شما به صورتی هموار و یکنواخت پیش خواهد رفت.
طرح تولید پایه و اساسی را در اختیار شما قرار میدهد تا بتوانید بر اساس آن برای کار واقعی برنامهریزی کرده و فعالیت‌های روزمره‌ی خود را نیز طرح‌ریزی نمایید. زمانی که سفارشات خرید به شما می‌رسد، باید بتوانید تا آن‌ها را بر اساس اولویت آن‌ها تأمین نمایید. اهمیت سفارشات فروش نیز جریان کار و زمانی که باید برای آن‌ها برنامهریزی کرد را تعیین می‌نماید. پس از این مرحله باید تعیین نمایید که آیا برای تولید یا ارائه‌ی خدمت آماده هستید یا خیر. شما باید موارد زیر را تعیین نمایید:
- آیا موجودی لازم برای شروع کار در دسترس هست یا خیر؟ اگر این امر محقق نشده باشد، آن‌گاه باید بر اساس زمانی که این موجودی‌ها آماده می‌شوند، دوباره برنامهریزی نمود. اگر نتوان این موجودی‌ها را آماده نمود، آن‌گاه شروع کار موضوعیتی پیدا نخواهد کرد.
- آیا منابع لازم نیز در دسترس هستند؟ آیا شما نیروی کار لازم برای تکمیل کار را در اختیار دارید؟ آیا از ماشین‌ها نیز استفاده شده است؟
- آیا زمان استاندارد با زمان باز مجاز تطبیق دارد؟ اگر این‌گونه نیست، باید مجدداً برنامهریزی نمود.
- شما باید با احتیاط عمل نمایید تا عوامل ریسک را به حداقل برسانید؛ چه می‌شود-اگرهای زیاد می‌تواند تحویل خروجی‌ها را به تأخیر انداخته و به عنوان نقطه‌ی مقابل بهره‌وری عمل نماید.
طرح را به اطلاع سایرین برسانید
پس از آن‌که مشخص شد که معیارهای لازم برای شروعِ تولید مهیا هستند، باید طرح تهیه‌شده را به اطلاع کارکنانی که قرار است تا کار را انجام بدهند، برسانید. شما می‌توانید طرح خود را در قالب صفحات گسترده، پایگاه‌های داده یا نرم‌افزارها تهیه نمایید. این ابزارها می‌توانند اجرای فرایند را تسریع نمایند. با این حال، از یک نمایش بصری می‌توان به عنوان ابزاری برای اطلاع‌رسانیِ برنامه‌های کاری به کارکنان کف کارگاه نیز استفاده نمود. در بعضی از شرکت‌ها نیز سفارشات کاری پست شده یا از مانیتورهای کامپیوتری برای نمایش برنامه به کارکنان کف کارگاه استفاده می‌شود. این برنامه‌ی زمانی باید در دسترس کارکنانی که از برنامه پیش هستند نیز قرار گرفته و باید همواره به روز باشد.
مد نظر قرار دادن تغییرات
یکی از چالش‌هایی که در تولید و برنامهریزی زمانی برای آن وجود دارد، پیگیری و پرداختن به تغییراتی است که در سفارشات رخ می‌دهند. تغییرات هر روزه رخ می‌دهند. شما باید طرح خود را بر اساس این تغییرات تنظیم نمایید و مشاوره‌های لازم را به کارخانه ارائه کنید. برخورد و رتق و فتق تغییرات، همیشه آسان نبوده و شاید برطرف کردن این تغییرات به همان اندازه‌ی تهیه‌ی یک طرح تولید اولیه و اصلی دردسر داشته باشد. شما باید با تمامی بخش‌های مختلفِ درگیر در کار در ارتباط باشید تا بتوانید مشکلات را برطرف نمایید. همچنین، استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری می‌تواند برای ردیابی تغییرات، موجودی، کارکنان و تجهیزات به شما کمک نماید.
