مقدمه
اسنادی که مدیریت و اداره امور روزمره سازمانتان به آنها وابسته است را کجا نگهداری می کنید؟ آیا در یک پایگاه مرکزی مدیریت می شوند یا اینکه اسناد مختلف در میان کامیپوترهای شخصی، صندوق نامه ها، دیسک های گوناگون و فایل های مشترک در شبکه سازمان پراکنده اند؟
امروز اغلب سازمان ها به دلیل سروکار داشتن با حجم بالای مدارک و اسناد کاغذی و اطلاعات ساختارنیافته که منجر به بروز گلوگاه در مسیر دسترسی، پردازش و ذخیره سازی اسناد و اطلاعات مربوطه می شوند، نیاز به سیستمی متمرکز و کارآمد برای مدیریت مدارک را بیش از پیش احساس می کنند.
سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد تمامی قابلیت های کلیدی موردنیاز برای مدیریت کارآمد اسناد و نیز اتوماسیون فرآیندهای کاری مبتنی بر استاد را ارائه کرده و زمان، هزینه و پیچیدگی های ناشی از ذخیره سازی، بازیابی و تعاملات مربوطه را در سراسر چرخه عمر اسناد، کاهش می دهد.
در این شماره نگاهی اجمالی خواهیم داشت به برخی از دلایل و محرک هایی که می تواند به کارگیری سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد را به ضرورتی اجتناب ناپذیر برای سازمان ها مبدل نماید.
چالش های کسب و کار و وعده های سیستم های مدیریت اسناد:
بنابر گزارش حوزه “مدیریت محتویات و اسناد سازمانی” مؤسسه گارتنر ، افزایش درآمد نرم افزاری 11.1 درصدی سالانه و رسیدن این رقم به 4.3 میلیارد دلار در سال 2011، مبین رشد و ارزش پیوسته سرمایه گذاری در این حوزه از فناوری اطلاعات است.
به نقل از گزارشات موسسه گارتنر و AIIM (انجمن جهانی مدیریت اطلاعات) بازگشت سرمایه ناشی از استقرار سیستم های مدیریت الکترونیکی اسناد از سایر سرمایه گذاری های حوزه فناوری اطلاعات بالاتر بوده و کاربران این سیستم ها از بازگشت سرمایه 57 درصدی آن در ظرف مدت 18 ماه یا کمتر خبر داده اند. با استناد به نمودار زیر، مهمترین محرک های تجاری سازمان ها در به کارگیری سیستم های مدیریت اسناد و مدارک به نقل از گزارش مؤسسه AIIM عبارتند از: بهبود کارایی، بهینه سازی فرآیندهای کسب وکار، انطباق با الزامات و استانداردها، کاهش هزینه ها، کاهش ریسک، ارتقاء سطح تعاملات، و بهبود خدمات ارائه شده به مشتریان.
1. بهبود کارایی سازمان
آیا از عدم کنترل و اشراف کامل بر اطلاعات پراکنده رنج میبرید؟ آیا از اتلاف بیش از حد زمان ارزشمند پرسنل که صرف جستجوی اسناد مهم می شود به تنگ آمده اید؟
جریان اطلاعات اسناد را با یکپارچه سازی هوشمندانه موزون کرده و با حرکت به سوی سیستم الکترونیکی مدیریت اسناد و مدارک، اسناد را در پایگاهی متمرکز قابل اطمینان و ایمن، با قابلیت دسترسی سریع، ذخیره نمایید. همچنین ساده سازی قابلیت جستجو در کنار مهیا بودن امکان جستجو و یافتن مدارک با استناد به فراداده ها، کلمات کلیدی و برچسب ها، ضمن افزایش سرعت و کارایی کارکنان در بازیابی مدارک، نرخ تعاملات و سرعت تصمیم گیری ها را نیز بطرز چشمگیری بهبود می بخشد.
2. کاهش هزینه ها
آیا سازمان شما میان انبوهی از اسناد و مدارک کاغدی که ذخیره آنها هزینه بر و جستجو و یافتن آنها فرآیندی پرزحمت است، غرق شده است؟
کاهش حجم فضای فیزیکی موردنیاز برای ذخیره سازی اطلاعات، صرفه جویی در مصرف کاغذ و کاهش پرینت و کپی که همگی از نتایج پیاده سازی مدیریت الکترونیکی اسناد است، کاهش قابل توجهی در هزینه ها را به دنبال خواهدداشت. بعلاوه، اسکن و ذخیره الکترونیکی اسناد، امکان بایگانی آنها را در ظرف چند ثانیه فراهم نموده و آنها را از خطر بایگانی نادرست، مفقودشدن و حتی سرقت اسناد و مدارک در امان نگه می دارد.
3. بهبود فرآیندهای کسب و کار و انطباق با الزامات در کنار ارتقاء سطح تعاملات
آیا به دنبال راهکاری برای ارتقاء سطح دقت و کارایی گردش های کاری مرتبط با اسناد، در سازمانتان هستید؟آیا اصلاح و به روزرسانی مداوم اسناد از جانب افراد گوناگون، شما را در دسترسی به آخرین نسخه اسناد دچار سردرگمی کرده؟
نیاز سازمانها به انطباق با قوانین و استانداردهای کسب وکار، منجر به ایجاد درکی رو به افزایش درباره اهمیت استقرار سیستمی الکترونیکی و قابل اطمینان برای نگهداری و بایگانی اسناد شده است. قابلیت تعریف جریان های کاری مرتبط با اسناد با استناد به فرآیندهای کسب وکار، یکی از ویژگی های برجسته سیستم های الکترونیکی مدیریت اسناد است. بعلاوه، تسهیل قابلیت جستجو، بازیابی، پردازش، اشتراک، نسخه‌گذاری و بایگانی اسناد در کنار قابلیت جریان های کاری پیشرفته، ضمن افزایش سطح تعاملات کارکنان در انجام امور روزمره، فرآیند تصمیم گیری را نیز تسریع می بخشد.
4. کاهش ریسک و ارتقاء امنیت اطلاعات
آیا عدم اعمال کنترل های لازم بر دسترسی های افراد و خطر مفقودشدن و بایگانی نادرست اسناد، تبعات ناشی از شکاف امنیتی اطلاعات سازمان را به دغدغه ای بزرگ برای شما مبدل ساخته است؟
ذخیره سازی اسناد و مدارک سازمانی در یک مخزن مرکزی ایده ای هوشمندانه و ضامن امنیت و نگهداری از اسنادی است که در حکم دارایی های ارزشمند سازمانند. سیستم های مدیریت الکترونیکی اسناد با دارا بودن امکان اعتباربخشی های منطبق با نقش افراد و با اتوماسیون فرآیندهای کاری مرتبط با اسناد خطاهای ناشی از فرآیندهای دستی، بایگانی نادرست و خطر گم شدن مدارک و اسناد را کاهش می دهد.
5. بهبود ارائه خدمات به مشتریان
آیا هرج و مرج و آشفتگی در مدیریت و بازیابی مدارک و اسناد مبادله شده با کارفرمایان و مشتریان، تعاملات و پاسخگویی به نیازمندی های آنان را تحت شعاع قرار داده است؟
مدیریت الکترونیکی اسناد با امکان جستجو و بازیابی سریع، سرعت و دقت کارشناسان واحد فروش در پاسخگویی به نیازها و درخواستهای مشتریان و کارفرمایان را افزایش می دهد. بعلاوه با ثبت و ذخیره سازی الکترونیکی مدارک و اسناد مبادله شده، تاریخچه‌ای کامل و مرجعی مستند از مبادلات انجام گرفته برای مراجعات آتی مهیا خواهدبود.
