بعد از اتمام پیاده سازی و Go-Live سیستم ERP چه باید کرد؟
بعد از ماهها برنامهریزی و آمادهسازی، بالاخره روز بزرگ و موعد راهاندازی ERP فرا رسید. با اینکه گذشتن از این پروژه و رفتن سراغ تکنولوژی جدید وسوسهانگیز به نظر میرسد، اما هنوز کارتمام نشده است.
درواقع، اقدامات بعد از راهاندازی ERP برای اطمینان از موفقیت این سیستم در آینده ضروری است.
حل مشکل انتقال داده
در دنیای ایدهآل، تراکنشات به سادگی در سیستم ERP جریان خواهد داشت. اما واقعیت چیز دیگری است. تحقیقات نشان میدهد 40 تا 60% از عدم موفقیت راهاندازی ERP ناشی از مشکلات مربوط به انتقال داده است.
و یکی از اولین مسئلههایی که بعد از راهاندازی با آن روبهرو میشوید همین مشکل است.
شما میتوانید با در اولویت قرار دادن آزمایش، از مشکل انتقال داده جلوگیری کنید. اگر کاربر فقط با دادههای قدیمی در ارتباط باشد، هر مشکلی که در سیستم قبل وجود داشت در سیستم جدید هم دردسرساز خواهد شد. آزمون پذیرش کاربر و آزمون خودکار به حل خطاهای جزئی در انتقال داده کمک میکند.
آیا لازم است هر سناریو ممکن تست شود؟
اگر آزمایش مداوم و اجرای فرایندهای سفت و سخت به کاهش احتمال/ تاثیر مشکلات مربوط به انتقال داده کمک کند، آیا باید هر سناریو ممکن تست شود؟ خیر، زیرا انجام این کار غیرممکن است.
درست است که عدم آزمایش منجر به بروز مشکل در انتقال داده میشود اما سناریوهای احتمالی بیشمارند. آزمایش هر فرایند به منزله عدم راهاندازی سیستم خواهد بود! روبهرو شدن با چند مشکل معقول قبل از راهاندازی طبیعی است.
چطور میتوان قبل از راهاندازی تاثیر مشکلات مربوط به انتقال داده را به حداقل رساند؟
بهتر است فرایندهای کلیدی را آزمایش کنید. آزمون پذیرش کاربر UAT (User Acceptance Test) به شما کمک میکند اما آزمون خودکار یک مرحله از آن بالاتر است. این کار به زمان، تلاش و منابع نیاز دارد اما هربار بخشهای زیادی را تحت پوشش قرار میدهد و میتوانید به کمک آن مشکلات مربوط به انتقال داده قبل از راهاندازی را به حداقل برسانید.
غلبه بر مشکلات امنیتی
لازم است از ابتدا و در تمام مراحل پروژه (نه بعد از راهاندازی) به فکر امنیت برنامه باشید.
چرا؟ چون اگر زمان راهاندازی ERP برسد و امنیت برنامه را در اولویت قرار نداده باشید، در زمینه پاسخ دهی، دسترسی و قابلیت رسیدگی با مشکل روبهرو خواهید شد.
مشکل اصلی این است که اگر میزان دسترسی و اختیار کاربر بیشتر از حد مجاز باشد، از بین بردن دسترسی سختتر از ارائه آن است. همیشه بهتر است در ابتدا میزان دسترسی کاربر در کمترین حد ممکن باشد.
تشخیص خطای کاربری از خطای سیستم
اگر یک فرایند خاص به درستی عمل نکند، سادهترین چیزی که به ذهنمان میرسد این است که در سیستم جدید اختلال وجود دارد اما آیا میتوان خطای سیستم را از خطای کاربر تشخیص داد؟
به عبارت دیگر، آیا مشکل از سیستم است یا کاربر نمیداند که چطور باید از آن استفاده کند؟
در روش آزمون پذیرش کاربرUAT، نحوه کار با سیستم به طور کامل تا رسیدن به سطح تسلط به کاربر آموزش داده میشود تا مشخص شود آیا کاربر از روش درست پیروی میکند یا نه. شما میتوانید با اجرای آزمون پذیرش کاربر UAT و آزمون خودکار تشخیص دهید که خطا ناشی از سیستم است یا کاربر.
آموزش کاربر را از یاد نبرید
به سادگی ممکن است خطای کاربری منجر به مشکلات عدیده شود که در نهایت روی موفقیت سیستم جدید ERP و کل تشکیلات تاثیر میگذارد. پس بهتر است قبل و بعد از go-live به کاربران کلیدی و کلیه ذینفعان آموزش لازم را ارائه دهید.
آیا این به منزله تغییر روش مدیریت و جلب رضایت اعضای گروه است؟
بله! همسو ساختن تفکر مدیران و ذینفعان و جلب رضایت مسئلهای است که باید قبل از راهاندازی به آن فکر کنید و بعد از راهاندازی هم در دستور کار قرار دهید.
جلب رضایت مدیر ارشد یکی از بهترین روشهایی است که سازمانها باید قبل از اجرای پروژه متفاوت به فکر آن باشند.
اما معمولا هرچه پروژه جلو میرود، مدیران ارشد از کار فاصله میگیرند. آنوقت شما با مدیران متوسط و کاربران ساده که علاقه چندانی به پروژه نداشتند تنها میمانید و عدم مشارکت موفقیت پروژه و go-live را مختل خواهد کرد.
مثلا ممکن است کاربرها مقاومت کنند، آنطور که باید از سیستم استفاده نکنند یا به شیوههای قدیمی متوسل شوند.
حتما در قالب جلسه، کارگاه و سایر روشها مانند ارائه تصاویری که با تفکر سهامداران همخوانی دارد به آنها نشان دهید که استفاده از سیستم جدید چه نفعی برایشان دارد.
داشتن رویکرد درست در مدیریت ارائه خدمات به تسهیل و تسریع Go-Live کمک میکند
به ندرت پیش میآید که راهاندازی سیستم ERP بدون مشکل و مانع رخ دهد اما اگر ارائه خدمات به درستی مدیریت شود، مراحل بهتر پیش میرود. ما در سامیکس نهتنها در زمینه راهاندازی ERP تخصص داریم، بلکه خدمات چندجانبه ارائه میدهیم که به شما کمک میکند تا بعد از go-live بهترین استفاده ممکن را از سیستم جدید، ببرید.
مثلا، ارتباط تنگاتنگ و نیروی مقیم راهبری و پشتیبانی HyperCare یکی از خدمات ماست که به واسطه آن مشاورانی که در مرحله go-live به شما کمک کردند تا یک ماه بعد درکنار تیم خدمات مشتری به کار پشتیبانی ادامه میدهند. بدینترتیب، تعامل مناسبی بین تیم راهاندازی و خدمات مشتری شکل میگیرد.
به علاوه، ما تلاش داریم تا پلتفرم داینامیکس 365 بیزنس سنترال مشتری تا جای ممکن پایدار باشد. مثلا، اگر شما داینامیک 365 بیزنس سنترال را در مجموعه مستقر کرده اید، در کنترل فرایند انتشار و به روز رسانی ها به شما کمک میکنیم تا کنترل امور را به دست بگیرید و میزان بروز مشکل را به حداقل برسانید.
