پرش لینک ها

اقدامات و برنامه های بعد از Go-live و اتمام پیاده سازی ERP

بعد از اتمام پیاده سازی و Go-Live سیستم ERP چه باید کرد؟

بعد از ماه­ها برنامه­ریزی و آماده­سازی، بالاخره روز بزرگ و موعد راه­اندازی ERP فرا رسید. با اینکه گذشتن از این پروژه و رفتن سراغ تکنولوژی جدید وسوسه­انگیز به نظر می­رسد، اما هنوز کارتمام نشده است.

درواقع، اقدامات بعد از راه­اندازی ERP برای اطمینان از موفقیت این سیستم در آینده ضروری است.

حل مشکل انتقال داده

در دنیای ایده­آل، تراکنشات به سادگی در سیستم ERP جریان خواهد داشت. اما واقعیت چیز دیگری است. تحقیقات نشان می­دهد 40 تا 60% از عدم موفقیت راه­اندازی ERP ناشی از مشکلات مربوط به انتقال داده است.

و یکی از اولین مسئله­هایی که بعد از راه­اندازی با آن روبه­رو می­شوید همین مشکل است.

شما می­توانید با در اولویت قرار دادن آزمایش، از مشکل انتقال داده جلوگیری کنید. اگر کاربر فقط با داده­های قدیمی در ارتباط باشد، هر مشکلی که در سیستم قبل وجود داشت در سیستم جدید هم دردسرساز خواهد شد. آزمون پذیرش کاربر و آزمون خودکار به حل خطاهای جزئی در انتقال داده کمک می­کند.

آیا لازم است هر سناریو ممکن تست شود؟

اگر آزمایش مداوم و اجرای فرایندهای سفت و سخت به کاهش احتمال/ تاثیر مشکلات مربوط به انتقال داده کمک کند، آیا باید هر سناریو ممکن تست شود؟ خیر، زیرا انجام این کار غیرممکن است.

درست است که عدم آزمایش منجر به بروز مشکل در انتقال داده می­شود اما سناریوهای احتمالی بی­شمارند. آزمایش هر فرایند به منزله عدم راه­اندازی سیستم خواهد بود! روبه­رو شدن با چند مشکل معقول قبل از راه­اندازی طبیعی است.

چطور می­توان قبل از راه­اندازی تاثیر مشکلات مربوط به انتقال داده را به حداقل رساند؟

بهتر است فرایندهای کلیدی را آزمایش کنید. آزمون پذیرش کاربر UAT (User Acceptance Test) به شما کمک می­کند اما آزمون خودکار یک مرحله از آن بالاتر است. این کار به زمان، تلاش و منابع نیاز دارد اما هربار بخش­های زیادی را تحت پوشش قرار می­دهد و می­توانید به کمک آن مشکلات مربوط به انتقال داده قبل از راه­اندازی را به حداقل برسانید.

غلبه بر مشکلات امنیتی

لازم است از ابتدا و در تمام مراحل پروژه (نه بعد از راه­اندازی) به فکر امنیت برنامه باشید.

چرا؟ چون اگر زمان راه­اندازی ERP برسد و امنیت برنامه را در اولویت قرار نداده باشید، در زمینه پاسخ دهی، دسترسی و قابلیت رسیدگی با مشکل روبه­رو خواهید شد.

مشکل اصلی این است که اگر میزان دسترسی و اختیار کاربر بیشتر از حد مجاز باشد، از بین بردن دسترسی سخت­تر از ارائه آن است. همیشه بهتر است در ابتدا میزان دسترسی کاربر در کمترین حد ممکن باشد.

تشخیص خطای کاربری از خطای سیستم

اگر یک فرایند خاص به درستی عمل نکند، ساده­ترین چیزی که به ذهنمان می­رسد این است که در سیستم جدید اختلال وجود دارد اما آیا می­توان خطای سیستم را از خطای کاربر تشخیص داد؟

به عبارت دیگر، آیا مشکل از سیستم است یا کاربر نمی­داند که چطور باید از آن استفاده کند؟

در روش آزمون پذیرش کاربرUAT، نحوه کار با سیستم به طور کامل تا رسیدن به سطح تسلط به کاربر آموزش داده می­شود تا مشخص شود آیا کاربر از روش درست پیروی می­کند یا نه. شما می­توانید با اجرای آزمون پذیرش کاربر UAT و آزمون خودکار تشخیص دهید که خطا ناشی از سیستم است یا کاربر.

آموزش کاربر را از یاد نبرید

به سادگی ممکن است خطای کاربری منجر به مشکلات عدیده شود که در نهایت روی موفقیت سیستم جدید ERP و کل تشکیلات تاثیر می­گذارد. پس بهتر است قبل و بعد از go-live به کاربران کلیدی و کلیه ذینفعان آموزش لازم را ارائه دهید.

آیا این به منزله تغییر روش مدیریت و جلب رضایت اعضای گروه است؟

بله! هم­سو ساختن تفکر مدیران و ذینفعان و جلب رضایت مسئله­ای است که باید قبل از راه­اندازی به آن فکر کنید و بعد از راه­اندازی هم در دستور کار قرار دهید.

جلب رضایت مدیر ارشد یکی از بهترین روش­هایی است که سازمان­ها باید قبل از اجرای پروژه متفاوت به فکر آن باشند.

اما معمولا هرچه پروژه جلو می­رود، مدیران ارشد از کار فاصله می­گیرند. آن­وقت شما با مدیران متوسط و کاربران ساده که علاقه چندانی به پروژه نداشتند تنها می­مانید و عدم مشارکت موفقیت پروژه  و go-live را مختل خواهد کرد.

مثلا ممکن است کاربرها مقاومت کنند، آنطور که باید از سیستم استفاده نکنند یا به شیوه­های قدیمی متوسل شوند.

حتما در قالب جلسه، کارگاه و سایر روش­ها مانند ارائه تصاویری که با تفکر سهام­داران هم­خوانی دارد به آن­ها نشان دهید که استفاده از سیستم جدید چه نفعی برایشان دارد.

داشتن رویکرد درست در مدیریت ارائه خدمات به تسهیل و تسریع  Go-Live کمک می­کند

به ندرت پیش می­آید که راه­اندازی سیستم ERP بدون مشکل و مانع رخ دهد اما اگر ارائه خدمات به درستی مدیریت شود، مراحل بهتر پیش می­رود. ما در سامیکس نه­تنها در زمینه راه­اندازی ERP تخصص داریم، بلکه خدمات چندجانبه ارائه می­دهیم که به شما کمک می­کند تا بعد از go-live بهترین استفاده ممکن را از سیستم جدید، ببرید.

مثلا، ارتباط تنگاتنگ و نیروی مقیم راهبری و پشتیبانی HyperCare یکی از خدمات ماست که به واسطه آن مشاورانی که در مرحله go-live  به شما کمک کردند تا یک ماه بعد درکنار تیم خدمات مشتری به کار پشتیبانی ادامه می­دهند. بدین­ترتیب، تعامل مناسبی بین تیم راه­اندازی و خدمات مشتری شکل می­گیرد.

به علاوه، ما تلاش داریم تا پلتفرم داینامیکس 365 بیزنس سنترال مشتری تا جای ممکن پایدار باشد. مثلا، اگر شما داینامیک 365 بیزنس سنترال را در مجموعه مستقر کرده اید، در کنترل فرایند انتشار و به روز رسانی ها به شما کمک می­کنیم تا کنترل امور را به دست بگیرید و میزان بروز مشکل را به حداقل برسانید.

یک دیدگاه بگذارید

دانلود

لطفا برای دریافت لینک دانلود اطلاعات خواسته شده را وارد نمایید