مدیریت پورتفولیو نقطه آغاز ، میانه یا پایانی مشخصی ندارد، تقریبا تمام کارها در دو چرخه مدیریت پورتفولیو مداوم پیدا می شود از جمله چرخه تعریف پورتفولیو و چرخه تحویل پورتفولیو.
چرخه تعریف پورتفولیو: بر ” انجام کارهای درست” تمرکز دارد با تطبیق اطلاعات کلیدی که شفافیت برای مدیریت ارشد فراهم می آورد و مخاطبان گسترده تر با توجه به جمع آوری مقدمات تغییر و چگونگی اینکه این مقدمات بزرگترین سهم را در اهداف استراتژیک ارائه می دهند.
کارهای لازم در چرخه تعریف پورتفولیو:
1- فهم: فهم اولیه جدای از حوزه پورتفولیو شامل خروجی های مقدمات تغییر یا نیازهای تغییر
2- دسته بندی: سازماندهی مقدمات تغییر در گروه ها، بخش ها یا زیر پورتفولیو ها بر اساس اهداف استراتژیک یا سایر گروه بندی های مورد نیاز
3- الویت بندی: الویت بندی مقدمات تغییر در پورتفولیو( یا بخش پورتفولیو) بر اساس یک یا چند معیار مورد توافق
4- توازن: اطمینان از اینکه پورتفولیو در قالب زمان، سهم در اهداف استراتژیک، تاثیر کسب و کار، ریسک و منابع توازن یافته است.
5- برنامه ریزی: تطبیق اطلاعات چرخه تعریف پورتفولیو و ایجاد استراتژی پورتفولیو و ارسال برنامه ای که بتواند مورد توافق یابد و به طور گسترده تکثیر پیدا کند.
چرخه تحویل پورتفولیو بر ” انجام درست امور” تمرکز دارد با اطمینان از اینکه به کارگیری موفق مقدمات تغییر برنامه ریزی شده به عنوان مورد توافق در استراتژی پورتفولیو و برنامه تحویل، در حالی که همچنین از اینکه پورتفولیو با تغییرات اهداف استراتژیک، تحویل پروژه ها و برنامه ها و درس های یاد گرفته شده مطابقت دارد:
اعمال مرتبط در چرخه تحویل پورتفولیو شامل موارد زیر است:
1- کنترل مدیریت: هم تصمیمات افراد و هم سطح پورتفولیو بر اساس فرآیند درقبال استراتژی و برنامه تحویل پورتفولیو ایجاد می شوند.
2- مدیریت مزایا: به طور آشکار مزایای تشخیص داده شده را از پورتفولیو، سهم آن در عملکرد عملیاتی و اهداف استراتژیک مدیریت می کند
3- مدیریت مالی: مطمئن شویم که فرآیندها و تصمیمات مدیریت پورتفولیو با چرخه های مدیریت مالی هم تراز هستند و اینکه ملاحظات مالی عنصر کلیدی در تمام تصمیمات را شکل می دهند.
4- مدیریت ریسک: از مدیریت استوار و موثر ارائه پورتفولیو برای ریسک یابی در سطح فردی و اجتماعی اطمینان یابیم.
5- مشارکت ذینفعان: از نیازهای مشتریان پورتفولیو( هم داخلی و هم خارجی) اطمینان یابیم که به درستی شناسایی شده و مدیریت می شوند.
6- حکمرانی سازمانی: اطمینان یابیم که حکمرانی مدیریت پورتفولیو با ساختار حکمرانی سازمانی هم تراز است و قادر است فهم شفافی از تصمیمات ایجاد نماید.
7- مدیریت منابع: مکانیزم هایی را به کار بگیریم تا میزان منابع مورد نیاز برای اعمال تغییرات را بفهمیم و مدیریت کنیم.
