مسئله ارتباطات بین شرکتی و گزارشات تلفیقی در هلدینگ‌ها و راه حل Microsoft Dynamics 365 Business Central
امروزه تعداد سازمان‌هایی که بصورت هلدینگی اداره می‌شوند رو به افزایش است. علت اقبال به این شیوه مدیریت سازمان دلایلی از قبیل توسعه و ادغام عمودی، کاهش و مدیریت ریسک بیزینس‌لاین‌های متفاوت، حفاظت از شخصیت حقوقی سایر شرکت های تابع، تمرکز استراتژیک در هر کسب و کار، بهره مندی از تسهیلات مالیاتی و غیره است. اما با این حال این شیوه مدیریت در سازمان‌ها دارای چالش‌هایی نیز می‌باشد.
یکی از چالش‌های تعدد شرکت‌ها در هلدینگ دسترسی به گزارشات برخط و یکپارچه از این شرکت‌ها است. هر شرکت بنابه فراخور نیازهای عملیاتی خود فرایندها و زیر سیستم‌هایی دارد که برای مدیریت و گزارشگیری استفاده می کند و اغلب از نظر فرم و محتوا این گزارشات در سطح هلدینگ یکپارچگی نداشته باشد و علاوه بر به روز نبودن در بسیاری از موارد، هر شرکت به روش خود اقدام به گزارش دهی می کند و حتی احتمال وقوع مغایرت بین گزارشات شرکت‌ها وجود دارد. بخصوص در مواردی که شرکت‌های هلدینگ با هم معاملات داخلی دارند و هر شرکت بطور مستقل برای ثبت داده‌های خود در سیستم عمل نموده امکان بروز مغایرت افزایش می‌یابد.
یکی دیگر از نیازهای پر تکرار در شرکت‌های هلدینگی نیاز به صورتهای مالی تلفیقی است. صورتهای مالی تلفیقی صورتهای مالی تجمیعی است که در آن دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمدها، هزینه‌ها و جریان‌های نقدی شرکت هلدینگ و شرکت‌های زیر مجموعه آن به عنوان صورتهای مالی یک واحد اقتصادی ارائه گردد. صورتهای مالی تلفیقی دید خوبی از عملکرد یک مجموعه ارائه می‌دهد که در حسابداری نیز برای تهیه آن استانداردها و الزاماتی وجود دارد که باید رعایت گردد.
نکته دیگری که در مورد چالش‌های مدیریت هلدینگی سازمان‌ها حائز اهمیت است استانداردسازی فرایندها و در نتیجه داده‌های مجموعه است. تصور کنید که فرایندی مانند فرایند خرید در هر یک از شرکت‌های زیر مجموعه یک هلدینگ به روش متفاوت و بنا به تصمیم افراد و در یک سیستم جزیره‌ای انجام شود. بدین ترتیب علاوه بر هزینه‌های پنهانی مانند پشتیبانی و نگهداری از سیستم های اطلاعاتی مختلف و همچنین دوباره‌کاری‌های پر تکرار، به سختی می‌توان گزارشاتی یکپارچه، بر خط و همخوان در سطح هلدینگ تولید نمود و علاوه بر تاخیر، قابل اعتماد بودن داده‌ها و گزارشات نیز ممکن است قابل تایید نباشد.
راهکار مناسب برای هلدینگ‌ها برای پاسخگویی به این نیازها چیست؟
برای حل این مشکلات هلدینگ‌ها ناگزیر هستند زیرساخت‌های فرایندی و سیستمی خود را به گونه‌ای یکسو و یکپارچه‌سازی نمایند. برای این منظور لازم است که معماری مطلوبی برای جریان اطلاعاتی در سطح هلدینگ طراحی شود تا امکان دسترسی به گزارشات مورد نیاز به صورت آنلاین برای هر شرکت و هم بصورت تجمیعی در هلدینگ وجود داشته باشد. در حوزه استانداردسازی فرایندها باید توجه داشت اگرچه بازنگری و مهندسی فرایندها سودمند است اما مادامی که این فرایندهای استاندارد در قالب ابزارهای استاندارد و یکپارچه در سازمان جاری و ساری نشود، برای حل مشکلات و چالش های ذکر شده کافی نخواهد بود.
نکته دیگر آن است که ابزارهای یکپارچه مورد نظر باید از نظر قابلیت‌ها و امکانات، از امکانات مورد نیاز هلدینگ مانند ایجاد صورتهای مالی تلفیقی و معاملات بین شرکتی پشتیبانی نماید تا الزامات و استانداردهای لازم این حوزه رعایت شود و خروجی برخط و قابل اعتماد از سیستم خارج شود. همچنین از سوی دیگر برخی از هلدینگ‌ها و شرکت‌های مادرتخصصی یا وارد بورس شده اند یا برنامه‌ای میان مدت یا بلند مدت برای ورود به این حوزه دارند. بنابراین در این حوزه نیز لازم است امکانات استاندارد لازم برای ارائه خروجی استاندارد به سازمان بورس و سامانه کدال وجود داشته باشد.
راه‌حل مناسب برای هلدینگ‌ها باید تمامی نیازمندی‌های فوق را برآورده نماید تا برای نیازهای فعلی و آتی مجموعه جامع و کامل باشد؛ چرا که تغییر سیستم در سازمان‌های هلدینگی به راحتی امکان پذیر نیست و شامل صرف زمان، هزینه و کار بسیار خواهد بود. بنابراین انتخاب سیستم صحیح برای استقرار در هلدینگ برای پوشش تمامی این نیازها، یک انتخاب مهم و اساسی خواهد بود.
راه حل Microsoft Dynamics 365 Business Central ERP برای مسئله ارتباطات بین شرکتی، گزارشات تلفیقی و یکپارچه‌سازی فرایندی در هلدینگ‌ها
راهکار Business Central ارائه شده توسط مایکروسافت یک ERP استاندارد بین المللی، چند زبانه، چند ارزی و شامل ماژول‌های اصلی مالی حسابداری، فروش و بازاریابی، خرید و تأمین، انبار، ساخت و تولید، سرویس و خدمات و مدیریت پروژه است. با توجه به این که این راهکار یک ERP مبتنی بر استاندارد و به‌روش‌های (Best Practices) APQC (مرجع استاندارد فرایندی سازمان بهره وری و کیفیت امریکا) است بنابراین از نظر فرایندی استاندارد بوده و با استقرار این سیستم در هلدینگ و شرکت‌های تابعه، فرایندهای بین سازمانی استانداردسازی می شود. APQC و چارچوب PCF یکی از شناخته‌شده‌ترین چار چوب های استاندارد می‌باشد که به شکل گسترده‌ای هم پذیرفته شده است. البته بدیهی است که این راهکار مانند هر ERP دیگری نیاز به تحلیل، مشاوره و استقرار اصولی بر مبنای نیاز هر شرکت و هلدینگ دارد و کلید موفقیت پروژه ERP در پیاده‌سازی آن است. با این حال به دلیل مبنای مشابه فرایندی مبتنی بر استاندارد، استانداردسازی فرایندها با استقرار ERP برای شرکت های هلدینگ تا حد خوبی عملیاتی می‌شود.
همچنین این ERP امکانات و قابلیت‌هایی ویژه نیازهای سازمان‌های هلدینگی دارد که در ادامه به آن می‌پردازیم:
1- امکان پیاده سازی به صورت چند شرکتی
این ERP می تواند بصورت چند شرکتی در هلدینگ و شرکت‌های تابعه آن پیاده سازی شود. به این صورت که هر شرکت در سیستم مستقل خود فعالیت میکند و با داده‌های مربوط به خود سر و کار دارد و همچنین شرکت هلدینگ امکان بهره گیری از نمای کاربری 360 درجه از تمامی شرکت ها به صورت کارتابل و گزارشات متمرکز را خواهد داشت. همچنین هر کاربر بطور بالقوه می تواند به کمپانی های مختلفی دسترسی های متفاوتی داشته باشد. از سوی دیگر امکان این که برخی عملیات بصورت مشترک و تجمیع شده در هلدینگ صورت گیرد وجود خواهد داشت. به عنوان مثال عملیات خرید و تامین می تواند در هلدینگ و برای چند شرکت زیر مجموعه صورت بگیرد.
2- پشتیبانی از قابلیت‌های معاملات و تراکنش‌های بین شرکتی
در Dynamics 365 Business Central ERP قابلیت‌هایی برای معاملات بین شرکتی تحت عنوان Intercompany Posting یا ثبت‌های بین شرکتی در نظر گرفته شده است. این مجموعه قابلیت علاوه بر تسهیل ارتباطات بین شرکت‌ها، جلوگیری از دوباره‌کاری و ورود چند باره داده‌ها، از بروز مغایرت بین داده‌های شرکت‌ها جلوگیری میکند. به عنوان مثال اگر بین دو شرکت ارتباطی از جنس خرید و فروش وجود داشته باشد، با ثبت سند خرید در یک شرکت، سند مشابه فروش در شرکت دیگر ایجاد شده و پس از تایید در دفاتر دو شرکت به طور واحد و هماهنگ ثبت می شود.
3- امکان طراحی صورتهای مالی تلفیقی و دریافت گزارشات برخط Consolidation
یکی از شاخص‌ترین نیازها در سازمان‌های هلدینگی، امکان دریافت گزارشات تلفیقی است. راهکار Business Central ERP با توجه به پشتیبانی از پیاده سازی چند شرکتی و استانداردهای مورد نیاز مالی حسابداری در این حوزه، امکان دریافت صورتهای مالی تلفیقی مانند ترازنامه تلفیقی را در سطح هلدینگ را فراهم می کند.
4- پشتیبانی از فرمت‌های استاندارد گزارشات مالی برای ورود به بورس
یکی از چشم اندازهای بسیاری از هلدینگ‌ها ورود به بازارهای مالی از جمله بورس است. بدین منظور یکی از زیرساخت‌های لازم، ارائه صورتهای مالی استاندارد در فرمت‌های مورد نظر سازمان بورس و سامانه کدال است. Dynamics 365 Business Central ERP یک راهکار استاندارد است که از تمامی فرمت‌های استاندارد مالی از جمله فرمت استاندارد بین المللی XBRL پشتیبانی نموده و امکان مبادله اطلاعات با سامانه کدال بورس را داراست.
در کنار مزیت‌های ملموس فوق که به واسطه پشتیبانی از قابلیت‌های مورد نیاز هلدینگ‌ها در Dynamics 365 Business Central ERP ایجاد می شود، پیاده سازی این ERP بصورت هلدینگی مزایا و منافع پنهان اما مهمی نیز ایجاد می کند که به اختصار بدان اشاره می شود:
- مدیریت متمرکز زیرساخت فناوری اطلاعات و کاهش هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی در سطح هلدینگ
- ساختــار داده‌ای استـــاندارد و تجمیعی برای همه شرکت ها با دیتابیـس واحـــد و متمرکز
- ساختار فراینـدی استـــاندارد مبتنی بر روش‌های بهــینه انجام کارها برای همه شرکت‌ها
- مدیریت صدور اتوماتیک اسناد مالی – حسابداری، انبار، خرید، فروش و غیره به صورت تک شرکتی و بین شرکتی
- استــانـداردســازی گزارشـــات یکـــپارچه از نــظر فـرم و محـتوا در همه شرکت‌ها و هلدینگ
- سطــوح دستــرسی کاربری قابل کـنــترل در همه شرکت‌ها برای پرسنل مشتــرک و تیم‌ها
- جاری شدن بــه‌روش‌ها و استـانداردهای جهانی کسب و کار با استــقرار ERP اســتاندارد
- امکان ارائه وب سرویس های نامحدود، متنوع و دلخواه و روی همه بخش‌های سیـستم (توسعه پذیری برای اتصال به سایر سیستم‌ها)
- زیـــرســـاخت اســـتانــدارد نــرم‌افـــــزاری کامــلا Bug Free در کــل شرکــت‌های هلــــــدینگ
- توسعه‌پذیر بودن و مقیاس‌پذیر بودن راهکار همراه با رشد و توسعه سازمان و پیــدایش نیازها و فرایندهای جدید
- شبکه گسـترده دانــشی مـــوجود و در دسـترس برای Dynamics 365 Business Central
جمع‌بندی :
با رشد و توسعه سازمان‌هایی که بصورت هلدینگی اداره می‌شوند، علاوه بر منافع حاصل شده، چالش‌هایی برای مدیریت سازمان‌ها به شکل هلدینگی وجود دارد که می‌توان به استاندارد نبودن فرایندها، به روز نبودن گزارشات، استاندارد نبودن داده‌ها در سازمان‌های زیر مجموعه، امکان بروز مغایرت‌ها در معاملات بین شرکتی و دشوار بودن تهیه صورتهای مالی تلفیقی در هلدینگ اشاره کرد. برای غلبه بر این چالش‌ها، بهره گیری از روال‌های کاری و زیرساخت‌های نرم افزاری استاندارد با معماری ویژه جریان اطلاعاتی هلدینگ می‌تواند راهگشا باشد. Dynamics 365 Business Central ERP یک ERP استاندارد بین المللی برای پاسخگویی به این نیازها در سازمان‌های هلدینگی است. با استقرار این ERP در هلدینگ, علاوه بر استاندارد شدن فرایندها مبتنی بر به‌روش‌های جهانی APQC، ساختار اطلاعاتی در هلدینگ و شرکت‌های زیر مجموعه همسو شده و بطور کلی مسئله دیتا در هلدینگ حل و فصل می‌گردد. همچنین این ERP از امکانات ویژه مورد نیاز هلدینگ‌ها از جمله تهیه صورتهای مالی تلفیقی و معاملات بین شرکتی پشتیبانی می نماید و زیرساخت استاندارد لازم برای ورود هلدینگ به بورس را نیز فراهم میکند.
