قبل از اجرای هر نرم افزار ERP باید چالش ها و مشکلاتی که سیستم های قدیمی شرکت با آن ها مواجه بوده اند بررسی گردد. در واقع رفتن به سمت راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی خود پاسخی به نیازمندی های پاسخ داده نشده، توسط سیستم های قدیمی است. در زیر سعی خواهیم کرد عمده ترین دلایلی که در صورت ظهور در کسب و کارتان، رفتن به سمت پیاده سازی راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی را برایتان ضروری می سازد شرح دهیم:
1. فقدان دید جامع
قبل از پیاده سازی نرم افزار ERP، بیشتر کسب و کارها با مشکل عدم دید جامع نسبت به حوزه های فرآیندی جزیره ای سازمان خود و عدم توانایی گزارش گیری مالی در لحظه و محاسبه بها تمام شده کالا و یا خدمات خود مواجه اند. بدون یکپارچگی فرآیندی که نتیجه پیاده سازی یک ERP در سازمان است، سازمان ها نمی توانند نیازسنجی بازار هدف خود را در لحظه و دقیق محاسبه کنند، با محاسبه بها تمام شده به طور دقیق محصول خود را در بازار قیمت گذاری کنند، پیش پرداخت های خود را محاسبه کنند و همچنین با گزارشات مالی دقیق و در لحظه میزان پرداختی حقوق و دستمزد و گزارش های حسابرسی را ارائه دهند .
علاوه بر این، دشواری دسترسی به داده ها در زمان مناسب برای گزارش از سفارشات، موجودی، تولید و تحویل از نقاط مختلف در عملیات زنجیره تامین که اطلاعات مهمی برای مدیریت فعالیت های کلیدی یک شرکت و انتخاب ملزومات استراتژیک (مانند تبلیغات، حقوق و دستمزد و بازخورد مشتریان) است، از عارضه های دیگر نبود راهکاری جامع برای کسب و کار شما است.
2. چالشهای کسب کسب و کار جدید و یا رشد کسب و کار سابق
اکثر شرکت ها رویای کسب و کاری چند میلیارد دلاری مانند WalMart را می بینند. اما هنگامی که سعی می کنند با استفاده از همان سیستم های متداول و منسوخ در راه تولید و سفارش رویای خود را محقق کنند، این رویا می تواند به سرعت به یک کابوس تبدیل شود . باید گفت که رشد و گسترش هر کسب و کاری مستلزم فراهم شدن زیرساخت های مناسبی است که در صورت رشد آن کسب و کار توانایی پاسخگویی به نیازهای جدید سازمان را داشته باشد.
برای مثال در کسب و کار فعلی خود می توانید تاریخچه اطلاعات مهم را از یک پایگاه داده واحد تا به امروز ردگیری کنید؟ باید گفت اگر برای مدیریت کسب و کار خود از سیستم های جزیره ای استفاده می کنید، این سیستم های متفرق نه تنها نیازهای عملیاتی کسب و کاری بزرگ و یا رو به رشد که هر لحظه نیازمند اطلاعاتی در لحظه است را تامین نمی کنند، بلکه فرصت های سازمان شما را برای رشد، بازدهی بالا و افزایش سودآوری را نیز از بین می برند.
3- تغییرات سریع در محصول و مشتریان
اگر کسب و کاری دارید که لیست محصولات و خدمات و به طبع آن لیست مشتریان تان دائما در حال تغییر است، نیاز به سیستمی دارید که بتواند لحظه به لحظه شما را در مدیریت سبد محصولات و مدیریت ارتباط با مشتریان بالقوه و بالفعل جدید یاری دهد.
از طرف دیگر در بازارهای جدید مشتریان هرچه بیشتر به سمت سفارشی سازی و درخواست محصولات جدید پیش رفته اند. برای این کار آیا شما توانایی انطباق سریع و موثر محصول یا خدمات خود را دارید؟ آیا می توانید پیکربندی فرآیندهای خود را برای تبلیغات و ویژگی های جدید خود تغییر دهید تا به روند بازار پاسخ دهید؟
الزام پاسخگویی به این سوال ها در کسب و کارهای جدید، تمام کسب و کارها را دیر یا زود به سمت استفاده از نرم افزار ERP سوق می دهد.
4- گسترش و جغرافیای جهانی
در گذشته شرکت ها معمولا قابلیت مدیریت کسب و کار خود با یک زبان و در یک کشور و به طبع آن با یک ارز رایج را داشتند. امروزه اما جهانی سازی لاجرم تمام شرکت ها را به سمت ارتباطی گسترده با بازارهای جهانی و مبادله با ارزهای مختلف برده است.
اگر شرکت شما به طور متمرکز در یک مکان بوده است برای بروزرسانی کسب و کار خود سیستم های قدیمی عمدتا پاسخگوی مشکلاتتان بودند. اما اگر در چندین کشور کار می کنید باید گفت که شما نیاز به راهکاری جامع برای مدیریت کسب و کار خود دارید . مثلا اگر مرکز تولید شما در چین و یا ژاپن باشد و مرکز توزیع در صدهای کیلومتر دورتر و درکشوری دیگر واقع گردد، سازمان شما باید بتواند با وجود این پراکندگی جغرافیایی فرآیندهای مدیریت تولید، مدیریت نیروی کار و توزیع خود را با توجه به نیازهای جدید در سیستمی واحد و یکپارچه مدیریت کند. برای مشخص شدن اینکه آیا سیستم قبلی شما توانایی مدیریت کسب و کارتان را دارد حتما این سوال ها را از خود بپرسید:
- آیا شما قادر به استفاده از نرم افزار خود در چندین زبان هستید؟ آیا نرم افزار فعلی شما قابلیت استفاده همزمان از چند ارز بین المللی را دارد؟
- آیا سازمان شما ظرفیت تبدیل تعهدات جهانی منتج از قوانین مالیاتی جهانی با نیازهای محلی را دارد؟
- هنگامی که در بحث الزامات بین المللی کسب و کار به میان می آید، آیا سیستم های فعلی شما می توانند از مجموعه های مختلف و منابع مختلف داده، برای محاسبه استفاده کنند؟
-
آیا سیستم فعلی شما قوانین مالیاتی واستانداردهای جهانی مانند IFRS را پشتیبانی می کند؟آیا سیستم فعلی شما قابلیت اعمال همزمان قوانین مختلف با الزامات آن ها را دارد؟
قبل از اجرای هر نرم افزار ERP باید چالش ها و مشکلاتی که سیستم های قدیمی شرکت با آن ها مواجه بوده اند بررسی گردد. در واقع رفتن به سمت راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی خود پاسخی به نیازمندی های پاسخ داده نشده، توسط سیستم های قدیمی است. در زیر سعی خواهیم کرد ادامه عمده ترین دلایلی که در صورت ظهور در کسب و کارتان، رفتن به سمت پیاده سازی راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی را برایتان ضروری می سازد شرح دهیم.
5. رشد سریع کسب و کار
در یک مرحله خاص از هر کسب و کاری، ممکن است سازمان های کوچکتر به نقطه اوج رشد خود برسند و با افزایش چند برابری حجم سازمان، نرم افزارها و سیستم های قدیمی شرکت دچار اخلال شوند.
بعضی از سیستم ها اجازه دسترسی به بسیاری از پایگاه های داده را محدود می کنند و سازمان های کوچک مجبور می شوند با استفاده از نرم افزارها و سیستم های ثانویه آن ها را دریافت کنند. ازطرف دیگر اما این نرم افزارها نمی توانند پایگاه های داده مختلف را در یک بانک جامع اطلاعاتی مقایسه پذیر جمع آوری کنند. این نقطه پاشنه آشیل کسب و کارهای جدیدی است که می خواهند به سرعت رشد کنند زیرا با گسترش کسب و کار پایگاه داده ها و سیستم های شما باید تراکنش های بیشتری از قبل را پشتیبانی کنند و این محدودیت های گفته شده می تواند سیستم شما را کند و یا حتی از کار بیاندازد.
برای جلوگیری از عواقب تجاری و عملیاتی، محدودیت های سیستم فعلی خود را در نظر بگیرید :
- آیا تراکنش های کاربران سیستم شما به طور همزمان در دیتابیس سامانه تان اعمال می شود؟
- محدودیت های حجم و زمان معامله سیستم فعلی چیست؟ آیا براساس تاریخ تراکنش ها و فرآیندهای گذشته خود می توانید راهکاری جامع و استراتژیک برای کسب و کار خود ارائه دهید؟
- آیا شما یک سیستم برای ذخیره داده ها دارید؟
6. سیستم های جزیره ای بدون پشتیبانی
در محیط رقابتی امروز، کسب و کار ها باید انعطاف پذیر و پویا باقی بمانند. شما نمی توانید به سیستم های بایگانی برای رسیدگی به کارهای مهم کسب و کار و عملیات تکیه کنید. سیستم های متفرقه که دیگر از عملیات شما پشتیبانی نمی کنند و با سیستم های اصلی کسب و کارتان یکپارچگی ندارند، می تواند منجر به رشد منفی کسب و کارتان گردد.
به عنوان مثال، فرض کنید یکی از فروشندگان شما از ابزار دیگری برای مدیریت فرآیندهای های خود استفاده کند. شما اگر بخواهید سیستم اصلی کسب و کار خود را ارتقا و تغییر دهید، این سیستم های غیریکپارچه قابلیت تغییرات را نخواهند داشت. داشتن سیستم های خارج از رده خطرناک است و می تواند مشکلات جدی ای را برای کسب و کار شما ایجاد کند. همچنین یک فرآیند تثبیت شده اشتباه در یک سازمان عملا باعث اخلال در باقی فرآیندهای اجرایی نیز می شود. آیا شما بر روی نرم افزار قدیمی که خارج از رده است متکی هستید؟ اگر اینگونه است باید گفت که اصلاح فرآیندهای تثبیت شده اشتباه در یک سازمان به مراتب هزینه های بیشتری از جایگزینی آن با راهکاری جدید و اما منطبق بر نرم افزارERP دارد.
7. ادغام و جذب سریع فرآیندهای جدید
نرم افزار ERP باید علاوه بر قابلیت پشتیبانی از فرآیندهای کسب و کار شما قابلیت استفاده در فرآیندهای جدید سازمان شما را داشته باشد. همچنین یک ویژگی مهم برای هر راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی، پیش بینی فرآیندهایی است که با گسترش کسب و کار به وجود می آیند و مدیریت آن ها باید مبتنی بر بهروش های شناخته شده جهانی باشد.
در اینجا چند عامل برای بررسی وجود دارد:
- چقدر تلاش دستی و غیر سیستماتیک در ادغام فرآیندهای جدید درگیر است؟
- برای ورود اطلاعات فرآیندهای جدید، آیا نرم افزار ERP قابلیت انطباق با آن را دارد؟
- آیا نرم افزار ERP قابلیت پشتیبانی فرآیندهای جدید را دارد؟ آیا این پشتیبانی مبتنی بر بهروش های شناخته شده است و یا با ساختاری مجزا طراحی شده است؟
8. رویدادهای مهم دیگر کسب و کار
علاوه بر مساله ادغام های فرآیند های جدید، حوادث دیگری مانند تغییر مدیران شرکت و یا استراتژی کلان شرکت نیز وجود دارد که می تواند واجد اهمیت باشد.
اهمیت استفاده از ERP های مطرح دنیا مانند Dynamics NAV که مبتنی بر بهروش های شناخته شده بین المللی است، در استانداردهای بکار گرفته شده در مدیریت سازمانی آن هاست. نرم افزارهای ERP با ارائه راهکارهایی استاندارد نه تنها در شرایط فعلی کسب و کار شما را براساس متدهای شناخته شده و جهانی مدیریت می کند، بلکه حتی در صورت تغییرات سازمانی قابلیت پاسخگویی به نیازهای جدید و ادغام نیازمندی های ایجاد شده در خود را نیز دارد.
از طرف دیگر این سیستم می تواند با توجه به زیرساخت های مناسب، بستر مطمئنی برای پشتیبانی از کسب و کار شما در بلند مدت گردد.
