مقایسه ERP و BPMS

مدیریت فرایند کسب و کار در برابر برنامه ریزی منابع سازمانی

مطابق گزارش BPTrends که در سال 2018 منتشر شده است، 93% شرکت‌ها تلاش‌های متعددی را در پیش می‌گیرند تا فرایندهای اجرایی خود را بهبود ببخشند. این در حالیست که تنها 50% شرکت‌های استفاده کننده از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) نسبت به چنین ابزاری ابراز رضایت داشته‌اند. این احتمال وجود دارد که 50% دیگر کاربران BPM از روش دیگری برای مدیریت فرایندهایشان رضایت بیشتری داشته باشند. به عنوان مثال می‌توان به نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) اشاره نمود. اما لازم است در وهله‌ی نخست مقایسه‌ی بین BPMS و ERP را در سطح جزئیات انجام دهیم.

حتی در مواقعی که از تمامی تفاوت‌های حاکم بین ERP و BPMS مطلع نباشید، اما قطعاً می دانید که این دو سیستم اهداف مشترکی همچون ارتقای بهره وری و کسب سودهای بیشتر را دنبال می‌کنند. علیرغم این تشابه، دو سیستم فوق الذکر معادل و جایگزین یکدیگر نمی‌باشند. ضروریست که با توجه به اهداف تجاری و نیازهای عملیاتی خود نرم افزار مناسبی را برای سازمان انتخاب بکنید.در صورتی که از انتخاب صحیح بی بهره باشید، قطعاً پول و زمان خود را هدر داده‌اید. انتخاب نرم افزار بشدت پیچیده و زمان بر است، اما در صورت اجرای درست با منافع متعددی همراه می‌شود.

هرچند BPMS و ERP از نظر ظاهری یکسان و برابر با یکدیگر هستند، اما تفاوت‌های کلیدی بین آن‌ها برقرار می‌باشد. مهم است که نقش ایفا شده توسط هر کدام را درک بکنید، تا بهترین گزینه برای کسب و کارتان را تعیین بکنید.

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) عبارتست از نوع خاصی از نرم افزارها که امکان دسترسی کاربران به مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی را فراهم می‌سازند. ماژول‌های ERP با در نظر گرفتن مهم‌ترین کارکردهای تجاری همچون مدیریت منابع انسانی، حسابداری، مدیریت موجودی و غیره ساخته شده‌اند. ویژگی هسته‌ای سیستم ERP ذخیره سازی و برداشت داده از یک پایگاه داده‌ی مشترک است، بدین ترتیب یک منبع مشترک برای درک واقعیت‌ها ایجاد می‌شود.

[aux_quote type=”quote-normal” text_align=”left” quote_symbol=”1″ title=”title” extra_classes=””]لیست نرم افزارهای ERP[/aux_quote]

ERP این امکان را پدید آورده که تمامی کارکنان از مجموعه داده‌های یکسانی استفاده نمایند. دیگر خبری از مشکلاتی همچون وقفه‌ی شرکتی در نتیجه‌ی عدم بروزرسانی موجودی‌ها یا ترازنامه‌ها در دپارتمان‌های مختلف نخواهد بود. سیستم‌های ERP بروزرسانی داده‌ها تا آخرین دقیقه‌ی قبلی را ممکن می‌سازند و تضمین کرده که همه‌ی کارکنان در سطح یکسانی از لحاظ اطلاعاتی قرار گرفته‌اند. یک پایگاه داده‌ی مشترک هرگونه تردید کاری را از بین می‌برد. کارکنان مطمئن می‌شوند که سایرین هم به اطلاعات یکسانی دسترسی دارند. در چنین شرایطی، تصمیمات تجاری اتخاذی از درجه‌ی اطمینان بالاتری برخوردار هستند.

سیستم‌های ERP واسطه‌هایی را فراهم آورده که کاربران از طریق آن‌ها به اطلاعات متمرکز دسترسی می‌یابند. بدین ترتیب راحتی و بازدهی بالاتری حاصل می‌شود. به کمک ERP، کاربران دیگر نیازی به وارد کردن مجدد داده‌ها به سیستم‌های مختلف ندارند یا اطلاعات موجود در دپارتمان‌های مختلف را جستجو نمی‌کنند. ماژول‌های ERP بدون هیچ گونه دردسری اطلاعات را به اشتراک گذاشته و تصویر جامعی را از شرکت ارائه می‌دهند. ادغام کاربردهای مختلف یکی از ارکان جدایی ناپذیر ERP محسوب می‌شود.

نرم افزار ERP نمای جامعی از شرکت ارائه می‌دهد.

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)

برای درک بهتر نرم افزار BPMS، بهتراست مدیریت فرایند کسب و کار را به عنوان یک حوزه‌ی مستقل در نظر بگیرید. مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) شامل مجموعه استراتژی‌ها و تکنیک هاییست که جهت درک، بهبود و خودکارسازی فرایندهای تجاری بکار می‌روند. در BPMS فرایندها به چشم منابع نگریسته می‌شوند و هدف ارتقای بازدهی آن‌هاست.

بنابراین وظیفه‌ی نرم افزار BPM سازماندهی، مدیریت و خودکارسازی فرایندهای تجاری یک سازمان است. تحقق این هدف به کمک ابزار مدلسازی فرایندی صورت می‌گیرد که امکان طراحی و ویرایش گردش کارها را فراهم می‌سازد.مدلسازی فرایند به کاربران این امکان را داده تا توصیفات فرایندی را لحاظ نمایند ، و به قدرت اطلاع رسانی به مخاطبان راجع به اقدامات دقیقاً صورت گرفته در حین فرایند دسترسی داشته باشند.

هر فرایند شامل دستورالعمل‌های دقیقی راجع به نحوه‌ی اجرای یک فرایند است. لازم است این دستورالعمل‌ها بر پایه‌ی قوانین سخت گیرانه یا دستورالعمل‌های انعطاف پذیری تدوین بشوند. توصیف و تشریح فرایند جهت توجیه علت وجودی آن در ساختار کسب و کار نیز از طریق مدلسازی فرایند صورت می‌گیرد. لازم است در حین فرایند توجیهاتی راجع به علت اجرا به شیوه‌های مختلف ارائه بشوند.

نرم افزار BPM امکان مدلسازی فرایندها در سطح جزئیاتی را ممکن ساخته که معمولاً سیستم‌های ERP از آن محروم هستند.

ERP در برابر BPMS

ERP بر پایه‌ی ماژول‌ها و کارکردها بنا شده است

اگر بر این عقیده هستید که تعاریف BPMS و ERP مشابه یکدیگر هستند ، باید بگوییم که دیدگاه شما چندان غلط نمی‌باشد. اگر از نمای کُلی به قضیه بنگریم ، شباهت ظاهری زیادی بین آن‌ها به چشم می‌آید. از طرفی شاهد مجموعه‌ای از تفاوت‌های کلیدی هستیم. سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار روی شمار قابل ملاحظه‌ای از کارکردها و ماژول‌های تجاری تمرکز می‌کنند و توسط آن‌ها مورد پشتیبانی قرار می‌گیرند. برای مثال می‌توان به کارکردهایی همچون حسابداری،منابع انسانی، مدیریت موجودی، و غیره اشاره نمود. ERP نیز برای ردگیری داده‌ها روی ماژول‌های مختلف مثمرثمر واقع می‌شود.ERP به کاربران این امکان را می‌دهد تا تمامی موارد از فروش تا حقوق کارکنان را مورد ردگیری قرار بدهند. ضمن اینکه جریان آزاد اطلاعات بین ماژول‌های مختلف هم حفظ می‌شود.

BPMS امکان شخصی سازی گردش کار را فراهم می‌سازد

اما فرض کنید به نرم افزاری برای مدیریت یک گردش کار خاص منابع انسانی نیاز دارید. فروشنده‌ی ERP صرفاً ماژول کامل/ اولیه‌ی مدیریت منابع انسانی را در اختیار شما قرار می‌دهد. هزینه‌ی این ماژول در صورت نیاز نداشتن به برخی کارکردها بالا خواهد بود.سیستم BPM به شما این امکان را داده تا کسب و کار را بر پایه‌ی گردش کار و سطح شخصی سازی خاصی مورد مدلسازی قرار بدهید. چنین ابزاری عملاً در سیستم‌های ERP خارج از دسترس می‌باشد. هر دو دسته از نرم افزارها از ابزارهای هوشمندسازی تجاری سود می‌برند ، اما از نظر قلمروی تحلیل‌ها با تفاوت‌هایی روبرو هستند.

هر دو ابزار با ایجاد هوشمندسازی تجاری همراه هستند

هر دو سیستم با بهره گیری از شاخص‌های کلیدی عملکرد و گزارشات تخصصی توان تحلیلی مناسبی را فراهم می‌سازند. توجه داشته باشید که BPM از قدرت ردگیری بازدهی فرایندهای بخصوصی برخوردار است. ابزارهای هوشمندسازی تجاری BPM حاوی ادراکاتی همچون زمان اجرای فرایند، حالت‌های فرایندی، تعداد فرایندهای خاتمه یافته و در حال پیگیری هستند.

ERP امکاناتی همچون ذخیره سازی و شفافیت داده‌ای را به ارمغان می‌آورد

حال اجازه دهید کمی بیشتر راجع به ERP صحبت بکنیم. به بیان ساده ، ERP یک بسته‌ی نرم افزاری است که داده‌ها را روی یک سرور مرکزی ذخیره می‌کند. بنابراین واحدهای مختلف ورودی‌های خود را روی آن به ثبت می‌رسانند. تمامی این اطلاعات در یک مکان ذخیره می‌شوند. بدین ترتیب کاربران به نمای جامعی از شرکت و نحوه‌ی مرتبط بودن کارکردهای آن به یکدیگر دسترسی خواهند داشت. ERP نمای جامع و سازمانی را به کاربران اعطا می‌کند که BPM از ایجاد آن عاجز است. ذخیره سازی اطلاعات ERP در سطح بسیار بالا و کاملی انجام می‌گیرد و تحلیل کامل‌تر نسبت به تمامی کارکردهای تجاری و ارتباطات حاکمه بین آن‌ها را ممکن می‌سازد.

آیا می‌توان از هر دو به صورت همزمان استفاده نمود؟

سردرگمی مربوط به ERP و BPM از این ناشی می‌شود که در صورت بهره برداری جداگانه، عملکرد کاملاً مشابهی را بجا می‌گذارند. هرچند عملکرد آن‌ها کاملاً یکسان نیست اما از بسیاری جنبه‌ها مشابه یکدیگر است.معمولاً BPM در یک سیستم ERP گسترده‌تر ادغام می‌شود، این در حالیست که ERP همچون BPM از قدرت مدیریت یک فرایند تجاری برخوردار نمی‌باشد. در چنین شرایطی نواقص و ناکارآمدی‌های چشمگیری در جریان عملیاتی به چشم می‌آید و دغدغه‌های اضافه‌ی خسته کننده‌ای پدید آمده که مستلزم رسیدگی هستند.

سیستم BPM جنبه‌های مهمی از فرایندهای تجاری را تعیین می‌نماید که غالباً در ERP موضوعیت ندارند. بالاتر بودن سطح جزئیات کیفیت فرایندهای تحت نظارت BPM را افزایش می‌دهد. ERP تسهیل کننده‌ی کارکردهای تجاری عمومی و  گسترده‌تری می‌باشد.

ادغام صحیح این سیستم‌ها منجر به رفع خلاها و کمبودهای هر کدام می‌شود. می‌توانید به مدیریت فرایند خودکاری دسترسی داشته باشید که استفاده از منابع را مورد نظارت قرار داده و وظایفی را به آن‌ها تخصیص می‌دهد.در عین حال از توانایی ذخیره سازی تمامی داده‌ها در یک پایگاه داده‌ی مرکزی برخوردار خواهید بود.

کدام گزینه برای کسب و کارتان بهترست؟

در صورتی که دنبال راهکاری برای مدیریت امور سازمان هستید و در عین حال تمرکز بالایی روی ذخیره سازی داده‌ها در یک پایگاه داده‌ی مشترک دارید، آنگاه ERP گزینه‌ی مناسب و مورد نیاز شما محسوب می‌شود. بیاد داشته باشید که استفاده‌ی همزمان از آن‌ها منجر به قوی‌تر شدن هر کدام می‌شود. بنابراین نیازی به انتخاب یک مورد نیست، اگر هر دو برای سازمان شما مناسب هستند.