عموما مدیران ارشد وقتی در مقابل تصمیم خرید و پیاده سازی ERP قرار میگیرند، هر چقدر هم مشکلات و معضلات و کمبودهای وضع موجود سازمان جدی باشند، در عمل این سوال برایشان پیش می آید که آیا منافع استقرار ERP به هزینه های مستقیم و غیر مستقیم استقرار ERP می ارزد؟ اینجاست که مخصوصا برای شرکت های کوچک و متوسط محاسبه ROI (return on investment) پروژه ERP اهمیت می یابد و تبدیل منافع کمی و کیفی مختلف به معادل ریالی کاری پیچیده و گاها غیر ممکن به نظر می آید.
در این مقاله تلاش شده حوزه ها و نحوه ارزیابی ROI پروژه ERP را بررسی نموده و نکاتی کاربردی برای افزایش ROI در پروژه های ERP را ارائه خواهیم کرد.
افزایش بازده سرمایه از پیاده‌سازی ERP
سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) ،سرمایه‌گذاری قابل توجهی برای سازمان‌ها محسوب می‌شوند. در نتیجه، حداکثر کردن بازده سرمایه (ROI) از پیاده‌سازی ERP امری ضروری است. برای دستیابی به این هدف، رویکردی استراتژیک برای ارزیابی و بهینه‌سازی عملکرد ERP ضروری است. سیستم ERP به عنوان یک پلتفرم واحد برای یکپارچه‌سازی فرآیندهای اصلی کسب‌وکار، از جمله حسابداری، مالی، مدیریت موجودی و منابع انسانی عمل می‌کند.
این مقاله موارد زیر را پوشش خواهد داد:
- حوزه‌های اصلی برای بررسی هنگام اندازه‌گیری و پیش‌بینی بازده سرمایه پس از پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP
- نکاتی برای افزایش بازده سرمایه سیستم ERP شما
حوزه‌های مورد بررسی هنگام اندازه‌گیری ROI پس از پیاده‌سازی ERP
پس از فعال شدن سیستم ERP، نظارت و اندازه‌گیری ROI ضروری است، زیرا این امر به اطمینان از برتری مزایای سیستم نسبت به هزینه‌های عملیاتی آن کمک می‌کند. در ادامه پنج حوزه اصلی که می‌توانید هنگام اندازه‌گیری و پیش‌بینی ROI پس از پیاده‌سازی ERP بر روی آن‌ها تمرکز کنید، آورده شده است.
- افزایش بهره‌وری
افزایش بهره‌وری یکی از اهداف اصلی سازمان‌ها هنگام سرمایه‌گذاری در سیستم‌های ERP است. با ساده‌سازی فرآیندها، خودکارسازی وظایف تکراری و حذف داده‌های تکراری، راهکارهای ERP به طور قابل توجهی به افزایش کارایی کمک می‌کنند. در نتیجه، اندازه‌گیری تغییرات بهره‌وری در حوزه‌هایی مانند تکمیل سفارش و عملکرد کارکنان قبل و بعد از پیاده‌سازی برای ارزیابی ROI ERP بسیار مهم است.
- هزینه‌های عملیاتی
پس از پیاده‌سازی سیستم ERP، سازمان شما ممکن است در چندین حوزه شاهد صرفه‌جویی در هزینه‌ها باشد. هزینه‌های فناوری اطلاعات، نیروی کار، موجودی و سایر هزینه‌هایی که پیش از پیاده‌سازی شناسایی کرده‌اید، می‌توانند هر کدام مورد ارزیابی قرار گیرند.
- هزینه‌های فناوری اطلاعات
هزینه‌های فناوری اطلاعات شامل نیروی انسانی، آموزش، نرم‌افزار، سخت‌افزار، جایگزینی سیستم‌ها و خدمات مرتبط است و این موارد باید در تعیین بازده سرمایه‌گذاری (ROI) ERP مدنظر قرار گیرند. هنگام ارزیابی و اندازه‌گیری ROI ERP، هزینه‌های سیستم جدید را با هزینه‌های سیستم قبلی خود مقایسه کنید. سپس، میزان صرفه‌جویی که سازمان شما از طریق کاهش هزینه‌های نگهداری، پشتیبانی و ارتقاء توانسته است به دست آورد، تعیین کنید.
- هزینه‌های نیروی کار
هزینه‌های نیروی کار ممکن است تحت تأثیر سیستم جدید شما قرار گیرد، زیرا این سیستم به پرسنل این امکان را می‌دهد که بر فعالیت‌های با ارزش بالاتر تمرکز کنند و وظایف دستی زمان‌بر را حذف نمایند. بهینه‌سازی فرآیندهای تولید و برنامه‌ریزی تولید نیز با کاهش گلوگاه‌ها و ارائه بینش‌های آنی برای تخصیص بهینه زمان و منابع، صرفه‌جویی‌های قابل توجهی را به همراه دارد.
- بهینه‌سازی موجودی
صرفه‌جویی همچنین می‌تواند به انبارداری مربوط شود. با بهینه‌سازی مدیریت موجودی، می‌توان هزینه‌های نگهداری را کاهش داد، از خرید بیش از حد جلوگیری کرد و زمان‌بندی خریدها را متناسب با تقاضا انجام داد. همچنین می‌توانید از طریق بهبود داده‌های انبار، با ردیابی حرکات موجودی، ضایعات و خسارات را کاهش دهید.
- قابلیت نظارت و گزارش گیری
یکی از مزایای اساسی که سیستم‌های ERP ارائه می‌دهند، بهبود قابلیت نظارت و گزارش گیری است. سیستم‌های ERP مدرن و پیشرفته، دسترسی به داده‌ها را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهند که به نوبه خود کنترل مالی و شفافیت بیشتری را فراهم می‌آورد. به این ترتیب، سازمان شما می‌تواند با اتکا به هوش تجاری مبتنی بر داده‌های واقعی و نه حدس و گمان، تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهد. این امر منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها، به ویژه از طریق کاهش هزینه‌های موجودی به دلیل مدیریت بهینه موجودی و بهبود مدیریت جریان نقدی می‌شود.
قابلیت نظارت و گزارش گیری یک ارزشی است که سازمان شما می‌تواند هنگام محاسبه بازده سرمایه‌گذاری (ROI) سیستم جدید، آن را اندازه‌گیری کند. به این نکته توجه کنید که چگونه اطلاعات به سرعت و به طور مؤثر به افراد مناسب منتقل می‌شود. گاها نظارت و کنترل منجر به جلوگیری از اتلاف منابع و خطاها در محیط کاری شده و همین جنبه های سیستم ERP منافع عمده ای را نظیر جلوگیری از اتلاف مواد اولیه و … برای سازمان ها به همراه دارد.
- تأثیر حسابرسی و انطباق
حسابرسی و انطباق با قوانین و مقررات برای سازمان‌های فعال در صنایع تولید و توزیع از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین، در ارزیابی بازگشت سرمایه سیستم ERP، این حوزه نیز باید مورد توجه قرار گیرد. یک سیستم ERP به ساده‌سازی فرآیندهای حسابرسی کمک کرده و اطمینان حاصل می‌کند که سازمان شما با مقررات مربوطه مطابق است. هنگامی که پیاده‌سازی ERP شما با موفقیت انجام می‌شود، سیستم یک ردیابی کامل از حسابرسی را ارائه می‌دهد که ردیابی و گزارش‌دهی داده‌های حیاتی را آسان‌تر می‌کند. این امر به دلیل جلوگیری از جریمه‌های ناشی از عدم انطباق و کاهش زمان و هزینه‌های مرتبط با حسابرسی، بسیار مفید است. بنابراین، در هنگام ارزیابی بازگشت سرمایه یک پلتفرم ERP، حسابرسی و انطباق یک حوزه فرآیند مهمی برای بررسی است.
افزایش بازدهی سرمایه گذاری (ROI) از پیاده‌سازی ERP
در ادامه، نکاتی ارائه شده است که به سازمان شما در افزایش بازدهی سرمایه‌گذاری از پیاده‌سازی ERP کمک کرده و اطمینان حاصل می‌کند که حداکثر بهره‌وری از سیستم را کسب می‌کنید.
- همسو کردن سیستم ERP با اهداف کسب‌وکار
برای حداکثر بهره‌برداری از سیستم ERP، ضروری است که آن را با اهداف و استراتژی‌های کسب‌وکار هم‌راستا کنید. این گام حیاتی باید پیش از آغاز فرآیند پیاده‌سازی صورت پذیرد.
پیش از شروع پیاده‌سازی ERP، اهداف کسب‌وکار را مشخص و راهکارهای ERP را برای دستیابی به آن‌ها تعیین کنید. این رویکرد تضمین می‌کند که نرم‌افزار انتخابی به عنوان ابزاری کارآمد برای تحقق اهداف سازمانی عمل خواهد کرد.
پروژه پیاده‌سازی ERP باید دارای اهداف مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط و زمان‌بندی شده (SMART) باشد که با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) سازمان همخوانی داشته باشد. تعیین اهداف روشن، امکان ردگیری پیشرفت پروژه و انجام اصلاحات لازم برای عملکرد بهینه سیستم را فراهم می‌کند.
- انتخاب سیستم ERP مناسب
بهره‌مندی حداکثری از سیستم ERP با انتخاب درست آن آغاز می‌شود. بازار نرم‌افزارهای ERP برای تولید و توزیع مملو از فروشندگان و سیستم‌های مختلف است. نرم‌افزار ERP مناسب باید به آسانی با سیستم‌های موجود ادغام شود، شکاف‌های فرآیندهای کسب‌وکار را پوشش دهد، کاربرپسند باشد و قابلیت انطباق با رشد یا کاهش حجم کسب‌وکار را داشته باشد.
عوامل مهم در انتخاب فروشنده ERP شامل ویژگی‌های خاص صنعت، قابلیت‌های ادغام و پشتیبانی فروشنده است. سیستمی که به شما در دستیابی به اهداف تعیین‌شده کمک کرده و مشکلات شما را حل کند، انتخاب مناسبی است. سیستم همچنین باید ماژول‌ها و قابلیت‌های خاص صنعت شما را ارائه دهد. برای جلوگیری از ایجاد جزیره‌های اطلاعاتی و تضمین جریان روان اطلاعات در سازمان، اطمینان حاصل کنید که سیستم ERP انتخابی شما با زیرساخت فناوری اطلاعات موجود و برنامه‌های کاربردی شخص ثالث قابل ادغام است.
- برنامه‌ریزی و اجرای پیاده‌سازی موثر
برای حداکثر بازدهی سرمایه از سیستم ERP پس از پیاده‌سازی، برنامه‌ریزی و اجرای دقیق فرآیند پیاده‌سازی بسیار مهم است. پیاده‌سازی ERP یک پروژه بزرگ است که شامل ذینفعان متعدد، انتقال داده و تغییرات فرآیند می‌شود. برای موفقیت در پیاده‌سازی، اختصاص منابع کافی، مشارکت ذینفعان کلیدی و استفاده از یک رویکرد ساختاریافته با مدیریت پروژه حرفه‌ای ضروری است.
پروژه باید با تشکیل یک تیم اختصاصی پروژه متشکل از نمایندگانی از بخش‌های مختلف مانند مالی، عملیات و فناوری اطلاعات آغاز شود. اعضای تیم باید در تعریف محدوده پروژه، جدول زمانی و تحویل‌دادنی‌ها با هم همکاری کنند. همچنین جمع‌آوری نظرات کاربران نهایی برای اطمینان از برآورده شدن نیازهای آن‌ها بسیار مهم است.
در طول فرآیند پیاده‌سازی، باید به انتقال و ادغام داده‌ها توجه ویژه شود. داده‌های سیستم‌های قدیمی باید به دقت نگاشت و به سیستم جدید منتقل شوند. برای شناسایی و رفع مشکلات قبل از راه‌اندازی، باید آزمایش‌های سیستم مناسب انجام شود. این فرآیند به حداقل رساندن اختلالات در فرآیندهای معمول کسب‌وکار و تضمین انتقال روان کمک می‌کند. این امر به ایجاد پایه برای موفقیت بلندمدت و حداکثر بازدهی سرمایه از سیستم ERP کمک می‌کند.
- سرمایه‌گذاری در آموزش و پشتیبانی کاربران
موفقیت پروژه ERP به میزان استفاده موثر کاربران نهایی از سیستم بستگی دارد. برای حداکثر بازدهی سرمایه از پیاده‌سازی ERP، سرمایه‌گذاری در آموزش و پشتیبانی جامع کاربران بسیار مهم است.
از آنجایی که سازمان شما دارای گروه‌های کاربری ERP مختلفی مانند کاربران حرفه‌ای، کاربران عادی و مدیران است، منطقی است که برنامه آموزشی متناسب با نیازهای این کاربران متفاوت طراحی شود. روش‌های آموزشی مختلفی مانند جلسات حضوری، آموزش‌های آنلاین و کارگاه‌های عملی باید مورد استفاده قرار گیرد. برای اطمینان از درک بهتر سیستم توسط کاربران، باید به آن‌ها دسترسی به منابع کمک مانند راهنماهای کاربری، سوالات متداول و خطوط پشتیبانی ارائه شود.
در حین استفاده از سیستم، به طور مرتب بازخورد کاربران را جمع‌آوری و به مشکلات رسیدگی کنید. برای به‌روز نگه داشتن کاربران در مورد ویژگی‌ها و بهبودهای جدید، آموزش‌های مستمر را فراهم کنید. این رویکرد تضمین می‌کند که کاربران سیستم می‌توانند از نرم‌افزار ERP به طور کامل استفاده کنند و در نتیجه حداکثر بازدهی سرمایه از ERP حاصل شود.
- تضمین کیفیت و یکپارچگی داده‌ها
کیفیت و یکپارچگی داده‌ها نباید نادیده گرفته شود، زیرا این داده‌ها هستند که برای تصمیم‌گیری‌های کسب‌وکار و در نهایت ارزیابی بازگشت سرمایه استفاده می‌شوند. برای بهبود قابلیت اطمینان اطلاعات سیستم ERP، اجرای استانداردهای مدیریت داده و انجام بررسی‌های منظم کیفیت داده ضروری است.
برای اطمینان از یکپارچگی داده‌ها در سراسر سازمان، ایجاد دستورالعمل‌ها و پروتکل‌های واضح برای فرآیند ورود داده‌ها بسیار مهم است. کاربران شما باید در مورد بهترین شیوه‌های ورود داده آموزش دیده و قوانین اعتبارسنجی را برای کمک به کاهش خطاها اجرا کنند. برای اطمینان از دقت داده‌ها، به طور مرتب داده‌های خود را برای شناسایی و اصلاح هرگونه اختلاف و ناسازگاری بررسی کنید. حفظ کیفیت بالای داده‌ها به اطمینان از دقت و به‌روز بودن گزارش‌ها و بینش‌های حاصل از سیستم کمک می‌کند و در نتیجه بازدهی سرمایه ERP افزایش می‌یابد.
- بهبود مستمر
پیاده‌سازی ERP حتی پس از راه‌اندازی نیز یک فرآیند مداوم است. برای حداکثر بهره‌برداری از بازدهی سرمایه پس از پیاده‌سازی، ارزیابی منظم عملکرد سیستم ERP، شناسایی نقاط بهبود و انطباق با نیازهای متغیر کسب‌وکار ضروری است.
انجام ممیزی‌های سیستم منظم به ارزیابی اثربخشی سیستم ERP در تحقق اهداف کسب‌وکار و رفع نقاط ضعف کمک می‌کند. ابزارهای تحلیلی داخلی و معیارهای عملکرد می‌توانند در نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکرد مانند بهره‌وری فرآیند، گردش موجودی و عملکرد مالی به شما کمک کنند.
برای بهینه‌سازی بیشتر راه‌حل ERP و بهبود بازدهی سرمایه، به‌روز ماندن با آخرین روندها و فناوری‌های ERP بسیار مهم است. پیاده‌سازی ویژگی‌های پیشرفته مانند هوش مصنوعی، یادگیری ماشین یا اتوماسیون فرآیندهای رباتیک برای ساده‌سازی فرآیندها و کسب مزیت رقابتی را در نظر بگیرید.
- اندازه گیری و تحلیل منظم عملکرد
اندازه گیری و تحلیل منظم عملکرد سیستم ERP یکی از راه‌های بهبود مستمر بازدهی سرمایه است. سیستم ERP دارای ابزارهای تحلیلی داخلی و معیارهای عملکردی است که می‌توانید از آن‌ها برای نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکرد و نشان دادن سهم آن در اهداف کسب‌وکار و سود استفاده کنید.
تحلیل عملکرد ERP بینش‌هایی را در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید برای تصمیم‌گیری در مورد بهینه‌سازی سیستم ERP از آن‌ها استفاده کنید. اندازه‌گیری و تحلیل منظم عملکرد ERP تضمین می‌کند که سیستم شما همچنان ارزش‌آفرین بوده و رشد کسب‌وکار شما را هدایت می‌کند.
- پرورش فرهنگ همکاری و نوآوری
هنگامی که سازمان شما دارای فرهنگ همکاری و نوآوری است، می‌توانید حداکثر بازدهی سرمایه از سیستم ERP خود را کسب کنید. این فرهنگ همکاری بین‌بخشی و اشتراک‌گذاری دانش را تقویت می‌کند که به شکستن سیلوهای سازمانی و بهبود فرآیندها کمک می‌کند.
کاربران شما باید پلتفرمی داشته باشند تا بتوانند تجربیات، بهترین شیوه‌ها و ایده‌های خود را برای ارتقای نوآوری به اشتراک بگذارند. علاوه بر این، بازخورد کاربران ERP خود را درخواست کنید و اطمینان حاصل کنید که آن‌ها در فرآیند بهبود مستمر مشارکت دارند. این رویکرد مشارکتی، تعامل و پذیرش کاربر را افزایش می‌دهد و منجر به شناسایی فرصت‌های جدید رشد و بهره‌وری می‌شود.
نتیجه‌گیری
انجام تحلیل بازدهی سرمایه (ROI) و بهبود بازدهی سرمایه گذاری ERP فرآیندی پیچیده است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، مدیریت پروژه، پیاده‌سازی موثر، مدیریت مستمر و بهبود مداوم است. با این حال، برای دستیابی سازمان به این هدف، درک مناطقی که می‌توان در پروژه ERP بازدهی سرمایه را اندازه‌گیری کرد، حیاتی است. علاوه بر این، ارزیابی مستمر عملکرد راه‌حل ERP می‌تواند به افزایش بازدهی سرمایه سیستم و در نتیجه رشد کلی کسب‌وکار کمک کند.
