رابط‌های کاربری (UI) برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ای.آر.پی) مهم‌ترین مؤلفۀ هر نظام سازمانی هستند، اما جالب اینجاست که بیشتر مردم این رابط‌ها را چندان مهم وحیاتی نمی‌پندارند.
یک دقیقه درباره‌اش فکر کنید، کدامیک از اجزای یک سیستم فعال با تمام کارکنان، فرایندها، پایگاه‌های داده و برنامه‌های کمکی داخلی در تعامل است؟
بله درست است، رابط کاربری.
شاید به اعتقاد کسانی که تحصیلاتی در این زمینه ندارند، سَمت کاربرِ هر سیستم نمایندۀ «پیش‌پاافتاده‌ترین مؤلفه در میان تمامی مؤلفه‌های فرایند» باشد، اما چنین باوری درست نیست؛ چون تک‌تک اطلاعات درون سیستم یا توسط رابط کاربری ای.آر.پی ساخته می‌شوند یا در اثرِ آن تحویل ارائه می‌شوند. بااین‌همه، حتی توسعه‌دهندگان باتجربه نیز این میزان از اهمیت را نادیده می‌گیرند و هر از گاهی دست به ساخت رابط‌هایی می‌زنند که نه عملکرد مؤثری دارند و نه کار با آن‌ها در سطح عملیاتی آسان است.
وقتی سیستمی صاحب چنین صفاتی باشد، دردسر در کمین است. بنابراین، در ادامه به سه مورد از خطرات مشهودتری می‌پردازیم که از ضعف در طراحی رابط کاربری حاصل می‌شوند.
-
نقایص عملیاتی
همان‌طور که پیش‌تر هم گفتیم، تقریباً هر چیزی که با توسعۀ داده یا اطلاعات در بستر سامانه ERP مرتبط است، به رابط کاربری پیوند خورده است. بااین‌حال، اگرچه این مسئله از یک حلقۀ اجرای بسیار مسلسل‌وار حکایت می‌کند، وقتی رابط کاربری دچار ناهنجاری باشد یا از نظر کیفیتِ تولید عملکرد خوبی نداشته باشد، حتی ساده‌ترین فرایندها هم با شکست مواجه می‌شوند.
برای مثال، وقتی با استفاده از یک فرم‌ساز، رابط کاربری ساخته‌اید که درهم و آشفته است یا واژه‌پردازی نامفهومی دارد، احتمال اینکه کارکنان، به‌ناگزیر، در وارد کردن اطلاعات دچار خطا شوند به‌طور تصاعدی بالا می‌رود. به‌علاوه، اگر مراحل تضمین کیفیت برای همان رابط کاربری به‌درستی انجام نشده باشد، آن کارکنان ممکن است تصور کنند که هر رویداد در نتیجۀ رویدادی دیگر رخ می‌دهد. این امر، تا زمانی که مشکل برطرف نشود، به زنجیره‌ای از نقایص مختلف منجر خواهد شد.
-
هزینه‌های پشتیبانی غیرمنتظره
از آنجایی‌که ثابت شده رابط کاربری ای.آر.پی با همه چیز سروکار دارد، همچنان می‌توانیم استدلال کنیم که چنانچه رابط کاربری دچار نقص باشد و بلافاصله راهی برای رفع آن پیدا نشده و به‌سرعت رفع نشود، احتمالاً هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده افزایش خواهند یافت. بنابراین اگر رابط کاربری طراحی نامطلوبی داشته باشد، هزینۀ خرابی‌های خودبه‌خود ممکن است همچنان به‌آرامی بالا رود، تا آنجا که مجموعۀ خرابی‌ها به‌قدری بزرگ شود که دیگر نتوان آن ها را انکار کرد. بااین‌حال، تا آن زمان، هزینه‌ها احتمالاً از کنترل خارج شده و حتی مشکلات بزرگتری را برای توسعه‌دهندگان، مدیران و در نهایت، کل سازمان به بار آورده است.
-
کاهش بازده فروش
بااینکه بیشتر بررسی‌های صورت‌گرفته دربارۀ رابط کاربری تعامل داخلی را مدنظر قرار داده‌اند، همان نقایص طراحی در مؤلفه‌هایی که مستقیماً با مشتری در ارتباطند نیز تکرار می‌شوند. در این حالت، مشکل دقیقاً زمانی آغاز می‌شود که کارکنان فروش، چه به دلیل سردرگمی ناشی از شکل رابط کاربری و چه به دلیل مشکلات تضمین کیفیت در سطح راه‌اندازی فرایند، نتوانند با مشتریان ارتباط برقرار کنند.
با توجه به سرعت تجارت امروز، مشتریان به‌طور ویژه، دیگر نمی‌خواهند با رابط‌های حجیم و پیچیده سروکار داشته باشند، آن هم زمانی که رقبا در انتظار فرصتی هستند تا گزینه‌های دیگری را در اختیارشان بگذارند. این نوع شکست در اولویتِ مشتری امری عادی است، اما درعین‌حال ناشناخته باقی مانده است، چراکه مشتریان به جای تقلای بیهوده با یک سیستم معیوب، به‌راحتی به سراغ سیستم‌های دیگری می‌روند، حتی اگر با این کار رابطۀ بلندمدت تجاری خود را بر هم بزنند.
متأسفانه، این سه پیامد تنها قلۀ یک کوه یخ بالقوه را نشان می‌دهند. بنابراین، اگر به فکر اقداماتی در جهت برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP هستید، حتماً رابط کاربری خود را بسیار ریز و با جزئیات کامل بررسی کنید، درغیراین‌صورت، به دردسر خواهید افتاد.
