تصمیم‌گیری در زمینه‌ی لزوم استفاده از نرم‌افزارهای ERP در یک کسب و کار بسیار دشوار خواهد بود، بویژه زمانی که برای نخستین بار می‌خواهید این نرم‌افزار را مورد استفاده قرار دهید. شاید با خود فکر کنید انجام فعالیت‌ها بدون استفاده از ERP امکان‌پذیر است، اما اگر تمایل به مشاهده‌ی تغییرات مثبت در کسب و کار و دستیابی به رشد مناسب دارید، بهتر است مزایای بهره‌گیری از نرم‌افزار ERP را مورد بررسی قرار دهید. آیا سرمایه‌گذاری بر روی این نرم‌افزار و اجرای آن ارزشمند خواهد بود؟ به نظر ما بله، چرا که با این کار مزایای فراوانی عاید شما خواهد شد که از دست دادن آن معقول به نظر نمی‌رسد.
از جمله مزایای اصلی در استفاده از نرم‌افزار ERP می‌توان به بهبود بهره‌وری، افزایش کارآیی، کاهش هزینه‌ها و ساده‌تر شدن فرآیندهای کاری اشاره کرد. در ادامه به بررسی 15 نمونه از مزایای استفاده از سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی که با اجرای آن نصیب شرکت‌ها می‌شود خواهیم پرداخت.
چرا ERP مهم است؟
اهمیت ERP ناشی از امکاناتی است که برای کسب و کار شما فراهم می‌کند. ERP می‌تواند از طریق ساده‌سازی و اتوماسیون کارهای روزمره، به مدیریت فعالیت‌های مختلف کسب و کار بپردازد. این نرم‌افزار دقت عملکرد را بالا برده و نمایی 360 درجه از ورودی‌ها و خروجی‌های کسب و کار شما ارائه می‌کند. کسب و کارهای مختلف به کمک نرم‌افزار ERP قادر خواهند بود کارآیی و بهره‌وری را افزایش داده و چابک‌تر شوند و بدین ترتیب خدمات مشتریان را با کیفیت بالاتری انجام دهند.
15 مزیت عمده در نرم‌افزار ERP
در ادامه به مزایای عمده‌ی اجرای یک سیستم قدرتمند ERP می‌پردازیم.
-
مزیت رقابتی
این مسئله واقعیت دارد که سرمایه‌ی نسبتاً زیادی برای خرید یک نرم‌افزار ERP مورد نیاز است، اما اگر این کار را انجام ندهید ممکن است با هزینه‌های بیشتری روبرو شوید. اگرچه برخی از تولید کنندگان ترجیح می‌دهند همچنان از روش‌های امتحان پس داده و قدیمی استفاده می‌کنند، اما برخی دیگر به دنبال بهره‌گیری از راهکارهای نوین فناوری هستند. کاربران با استفاده از مزایای ارائه شده در برنامه‌ریزی منابع سازمانی از طریق این نرم‌افزار، پیشرفت‌های فراوانی را در بخش‌های مختلف مشاهده خواهند کرد. از جمله مزایای اصلی در اجرای این نرم‌افزار، پیشی گرفتن شما از رقباست چرا که ریسک انجام خطاهای گرانقیمت که ممکن است شما را از پیشرفت باز دارد از بین خواهد رفت. هنگامی که شما با استفاده از نرم‌افزار ERP از مزایای فراوان ن آن بهره‌مند شده و در دنیای رقابتی به پیش می‌روید، رقبای شما در صورت عدم سرمایه‌گذاری لازم در این راستا از رقابت باز خواهند ماند.
-
بهبود کارآیی فرآیندها
ERP فرآیندهای تکراری را کنار گذاشته و نیاز به ورود دستی اطلاعات را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. بدین ترتیب نه تنها کارآیی افزایش پیدا می‌کند، که داده‌های نامناسب که منجر به اشتباهات پرهزینه و گرانقیمت خواهند شد نیز کنار گذاشته خواهند شد. پیاده‌سازی سیستم ERP در سازمان موجب تسهیل فرآیندهای کسب و کار و فعالیت‌های روزمره شده و بدین ترتیب جمع‌آوری داده‌ها در بخش‌های مختلف سازمان با کارآمدی بیشتری امکان‌پذیر می‌شود. ERP همانند مغز و دست اضافی برای سازمان خواهد بود که به منظور بهبود فرآیندهای سازمانی طراحی شده است. این سیستم با توجه به تمامی جزییات، فعالیت تمامی ارکان سازمان، از کاربران گرفته تا مشتریان را ساده‌تر و کارآمدتر خواهد کرد.
-
پیش‌بینی دقیق
نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی به کارکنان و بویژه مدیران سازمان ابزارهای لازم برای انجام پیش‌بینی‌های دقیق را ارائه می‌کند. بدین ترتیب کاربران نرم‌افزارها و سایر کارکنان سازمان قادر خواهند بود از پیش به مسائل مختلفی همچون موجودی و فروش یا منابع مالی و خدمات مشتریان فکر کرده و در این راستا برنامه‌ریزی لازم را انجام دهند. قابلیت پیش‌بینی دقیق‌تر به کسب و کارها امکان می‌دهد به شکل مؤثری هزینه‌های مربوطه را کاهش دهند و در عین حال فعال‌تر و کارآمدتر باشند. از آنجایی که اطلاعات ارائه شده از طریق ERP بسیار دقیق است و به روز رسانی آن در زمان واقعی انجام می‌شود، امکان تخمین‌های واقع‌بینانه و پیش‌بینی‌های مؤثر فراهم خواهد شد.
-
مشارکت میان بخش‌های مختلف
هیچ سازمانی دوست ندارد بخش‌های مختلفش در انزوا و مجزا از بخش‌های دیگر به فعالیت بپردازد. همکاری میان بخش‌های مختلف اهمیتی حیاتی در کسب و کار خواهد داشت، بویژه زمانی که پروژه‌های موجود بخش‌های مختلفی را درگیر می‌کند. زمانی که داده‌های ورودی به ERP متمرکزتر و باثبات‌تر می‌شوند، بخش‌ها راحت‌تر می‌توانند در کنار هم فعالیت کرده، اطلاعات را به اشتراک گذاشته و در زمان لازم با هم فعالیت کنند. در این نرم‌افزار تمامی جنبه‌های مختلف کسب و کار مورد توجه قرار گرفته و بدین ترتیب بخش‌های مختلف سازمان تشویق به همکاری و تلاش بیشتر می‌شوند. از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار ERP، به‌روزرسانی مستمر آن است، بنابراین هیچ تفاوتی در زمان یا مکان استفاده از آن وجود نخواهد داشت. شما در هر زمان و مکان قادر خواهید بود به برقراری ارتباط، اشتراک اطلاعات و استفاده از داده‌ها به شکل دقیق و همیشگی بپردازید.
-
منابع مقیاس‌پذیر
سیستم‌های ساختاریافته‌ی ERP امکان افزودن کاربران و توابع جدید طی زمان و در راستای بهبود هرچه بیشتر راهکارهای اولیه را فراهم می‌کنند. مهم نیست کسب و کار شما بزرگ است یا کوچک، چرا که ERP متناسب با این اندازه قابل رشد بوده و هر زمان که بخواهید کسب و کارتان را گسترش دهید، قادر خواهید بود کاربران و داده‌های جدیدی را به سیستم وارد کنید. هیچگاه نباید نگران این باشید که با افزوده شدن به تعداد کاربران نیاز به سیستم جدید وجود خواهد داشت. باید بدانید راهکار ERP انتخاب شده می‌تواند هم‌پای کسب و کار شما رشد کرده و همچنین این رشد را تسهیل و تقویت کند.
-
اطلاعات یکپارچه
نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی مرکزی برای حفظ و نگهداری کلیه‌ی اطلاعات مهمی که بخش‌های مختلف سازمان برای انجام فعالیت‌های روزانه‌ی خود به آنها نیاز دارند به شمار می‌آید. بدین ترتیب مشکل متنوع و جدا بودن پایگاه‌های داده وجود نخواهد داشت. تمامی اطلاعات در یک مکان واحد نگهداری می‌شوند و این بدان معناست که شما قادر خواهید بود پلتفرم‌هایی همانند نرم‌افزار CRM را با نرم‌افزار ERP ادغام کرده و داده‌های مطلوب را به شکل پایدار و با دقت بالا نگهداری کنید. بدین ترتیب تمامی اطلاعات مربوط به مشتریان، سفارشات و موجودی انبار در یک محل واحد نگهداری خواهند شد. همچنین دیگر نگرانی نسبت به صحت اطلاعات مورد استفاده وجود نخواهد داشت چرا که این اطلاعات به شکل زمان واقعی و بصورت مستمر به روز رسانی می‌شوند. این مسئله موجب افزایش دقت اطلاعات شده و اشتباهات احتمالی ناشی از نادرستی داده‌ها و تحلیل‌ها را رفع خواهد کرد.
-
صرفه‌جویی در هزینه
هر شغلی که داشته باشید دوست دارید در زمینه‌های مالی هوشمندانه عمل کرده و از اشتباهات پرهزینه‌ای که به کسب و کارتان آسیب می‌زند پرهیز کنید. نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی با ارائه‌ی یک منبع اطلاعاتی دقیق و زمان واقعی، هزینه‌های اداری و عملیاتی را کاهش داده و به شما امکان می‌دهد منابع مالی خود را در حوزه‌های مهم‌تر مورد استفاده قرار دهید. بدین ترتیب امکان مدیریت دقیق و فعالانه‌ی عملیات، جلوگیری از از اختلال‌ها و تأخیرها، رفع شکاف‌های اطلاعاتی و تصمیم‌گیری سریع‌تر و مناسب‌تر کاربران فراهم می‌شود. اگر راهکار مناسبی برای سازمان خود یافته باشید و فروشنده‌ی مناسبی را برای رفع نیازهای خود پیدا کرده باشید، آنگاه نرخ بازگشت سرمایه‌ی شما به شکل قابل توجهی افزایش خواهد یافت. نرم‌افزار ERP به شما کمک می‌کند در زمینه‌ی صرفه‌جویی در هزینه‌ها هوشمندانه‌تر عمل کنید.
-
ساده‌سازی فرآیندها
با رشد بیشتر تولید کنندگان، فعالیت‌های آنها با پیچیدگی بیشتری روبرو می‌شود، و این مسئله احتمال انجام اشتباهات پرهزینه را افزایش می‌دهد. نرم‌افزارهای تولید با اتوماسیون عملیات کسب و کار در میان بخش‌های مختلف، و ارائه‌ی اطلاعات دقیق و زمان واقعی به تمامی کاربران، فرآیندهای دستی که منجر به بروز خطا می‌شوند را حذف می‌کنند. ERP با کمک به جهت‌یابی فرآیندهای پیچیده به کاربران، جلوگیری از ورود مجدد داده‌ها، و بهبود عملیاتی همچون تولید، تکمیل سفارش و تحویل، منجر به افزایش کارآیی و بهره‌وری می‌شود و بدین ترتیب فرآیندها ساده‌تر و کارآمدتر خواهند شد.
-
پویایی
از جمله مزیت‌های مهم سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی توجه کامل به نیازهای کاربران است. بدین ترتیب فروشندگان میدانی قادر خواهند بود همانند کسانی که در دفاتر مستقر هستند در هر زمان و مکان از ERP استفاده کنند. استفاده از نرم‌افزار ERP به کاربران امکان می‌دهد از هر محلی که به کار مشغولند و از طریق سیستم‌های مختلفی همچون لپتاپ، تبلت یا تلفن همراه به پایگاه داده‌ی متمرکز دسترسی داشته باشند. سازگاری بالا در نرم‌افزاری ERP اهمیت بسزایی دارد چرا که منجر به افزایش بهره‌وری شده و اطلاعات را در مکان‌های مختلف قابل دسترس می‌کند. بویژه در مورد پروژ‌ه‌هایی با حساسیت زمانی بالا، امکان استفاده از ERP در خانه، دفتر یا هر مکان دیگر از طریق راهکارها و برنامه‌های کاربردی در تلفن‌های همراه، مزیت بسیار مهمی به شمار می‌آید.
-
گزارش‌دهی سفارشی‌سازی شده
نرم‌افزار ERP گزارش‌دهی را ساده‌تر و سفارشی‌تر می‌کند تا امکان پاسخگویی به تمامی نیازها وجود داشته باشد. با بهبود قابلیت‌های گزارش‌دهی سازمان قادر خواهد بود با سهولت و سرعت بالا به درخواست‌های پیچیده پاسخ دهد. بدین ترتیب بهره‌وری افزایش یافته، فرآیندها تسریع شده و تکمیل پروژه‌ها نیز در زمان کوتاه‌تر ممکن می‌شود. همچنین کاربران می‌توانند بدون نیاز به کمک بخش IT گزارش‌های مورد نیاز را ارائه کرده و در وقت خود به نفع پروژه‌های دیگر صرفه‌جویی کنند.
-
افزایش بهره‌وری
صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری از جمله منافع مهم سیستم‌های ERP است. باور نمی‌کنید؟ ERP برای شما امکان اتوماسیون و ساده‌سازی فرآیندها را فراهم می‌کند. اغلب اوقات وقتی کارهای خسته‌کننده و بلندمدت زمان زیادی از شما می‌گیرند، این مسئله ممکن است به تأخیر در تولید محصولات انجامیده و بدین ترتیب اثرات نامناسبی بر کسب و کار و تجربه‌ی خدمات مشتریان ایجاد شود. با اتوماسیون و حذف فرآیندهای زائد، کاربران برای انجام پروژه‌های حساس به زمان وقت بیشتری خواهند داشت. از آنجایی که راهکارهای ERP برای سهولت در فعالیت‌ها طراحی شده‌اند، برای کاربران سادگی و راحتی بیشتری به ارمغان می‌آورند. مفهوم سادگی استفاده در طراحی ERP امری کلیدی بوده است. بدین ترتیب سازمان می‌تواند زمان انجام کارها را کاهش داده و تمرکز خود را به مسائل مهم‌تر معطوف کند.
-
سازگاری با مقررات
یکی از مزایای مهم ERP که اغلب نادیده گرفته می‌شود، رعایت دقیق مقررات وضع شده در صنعت است. پلتفرم‌های قدرتمند ERP طوری طراحی شده‌اند که بیشترین سازگاری را با قوانین موجود در صنعت را داشته باشند و در این راه به نظارت مستمر تغییرات ایجاد شده بپردازند. بدین ترتیب کاربران و کسب و کارهای مختلف قادر خواهند بود همواره در جریان قوانین، مقررات، دستورالعمل‌ها و مصوبات مرتبط با فرآیندهای کسب و کار قرار بگیرند.
-
سیستم‌های انعطاف‌پذیر
پلتفرم‌های مدرن نرم‌افزار ERP بسیار قدرتمند، انعطاف‌پذیر و قابل تنظیم هستند. این سیستم‌ها به شکل یکسان و متناسب با تمامی سلیقه‌ها طراحی نشده‌اند، بلکه می‌توانند متناسب با نیازهای منحصربفرد یک کسب و کار تغییر کنند. امکان سازگاری ERP با نیازهای متغیر یک کسب و کار در حال رشد وجود خواهد داشت. بدین ترتیب الزامی برای خرید یک راهکار جدید پس از تغییر نیازها یا رشد کسب و کار وجود نخواهد داشت. زمانی که از گزینه‌های مد نظر خود برای اجرای ERP استفاده می‌کنید، مهم است که مطمئن باشید امکان تنظیم و اصلاح برنامه‌های مختلف وجود داشته باشد. بدین ترتیب سیستم برای کمک به عملیات روزانه‌ی شما بهترین عملکرد را ارائه می‌کند. رشد سیستم ERP در کنار رشد کسب و کار به شما امکان می‌دهد در هر زمان که لازم بود کاربران جدیدی را اضافه کنید. انعطاف‌پذیری ERP به شیوه‌ی پیاده‌سازی آن نیز اشاره می‌کند، بتوان مثال شما می‌توانید رایانش ابری یا سایر گزینه‌ها را انتخاب کنید.
-
خدمات مشتریان
ارائه‌ی خدمات با کیفیت به مشتریان با استفاده از یک راهکار سازمانی یکپارچه بسیار ساده‌تر خواهد بود، بویژه زمانی که نرم‌افزار ERP بهره می‌گیرید. بدین ترتیب امکان تعامل بهتر با مشتری از سوی فروشندگان و کارکنان بخش خدمات مشتریان فراهم شده و از طریق دسترسی سریع‌تر و دقیق‌تر به اطلاعات و تاریخچه‌ی مشتریان، بهبود روابط با آنها امکان‌پذیر می‌شود. همچنین شما می‌توانید با دسترسی به نرم‌افزارهای اتوماسیون بازاریابی و مرکز تماس، بصورت مداوم با مشتریان خود تعامل داشته باشید. ویژگی‌های دیگری همچون امتیازدهی به مشتریان بالقوه به شما کمک می‌کند مسیرهای فروش را بررسی کرده و به نظارت بر رسانه‌های اجتماعی و کارزارهای ایمیلی بپردازید. ERP همچنین با نرم‌افزار CRM که برای تقویت روابط میان کسب و کار و مشتریان طراحی شده قابل یکپارچه شدن است.
-
قابلیت اطمینان داده‌ها
ERP داده‌هایی مطمئن فراهم می‌کند که می‌توانید از مکان‌های مختلف (در صورت استفاده از فضای ابری) و با کمک سیستم‌های متفاوتی همچون تبلت یا تلفن هوشمند به آنها دسترسی داشته باشید. با توجه به امکان به‌روزرسانی داده‌ها در زمان واقعی، دقت و سازگاری داده‌ها بهبود می‌یابد. بدین ترتیب کارکنان قادر خواهند بود بدون خطا و به شکل ایمن از این داده‌ها جهت تحلیل‌های خود استفاده کنند. داده‌های مورد استفاده در ERP به کمک فایروال‌ها و سیستم‌های حفاظت از اطلاعات دیگر با امنیت بیشتری روبرو هستند. این امنیت بالا باعث می‌شود خطر دسترسی اشخاص نامناسب به اطلاعات مهم کسب و کار رفع شود. از این رو نرم‌افزار ERP دقت و ایمنی را همزمان افزایش می‌دهد.
اگر دوست دارید در این زمینه اطلاعات بیشتری به دست آورید، کارشناسان ERP ما آماده و مایل به پاسخگویی به تمامی پرسش‌های شما و کمک به انتخاب راهکار مناسب برای کسب و کارتان هستند.
چهار عیب عمده نرم‌افزارهای ERP
نرم‌افزارهای ERP مزایای فراوانی را به شما عرضه می‌کنند و بدین ترتیب شما می‌توانید به مقایسه میان آنها بپردازید. با این حال به همین اندازه مهم است که معایب بالقوه‌ی این سیستم‌ها را نیز درک کنید تا مطمئن شوید ERP سیستم مناسبی برای کسب و کار شما به شمار می‌آید. در ادامه به چهار نمونه از رایج‌ترین معایب ERP که شرکت‌ها پس از اجرای آن گزارش کرده‌اند می‌پردازید.
-
هزینه ERP
یکی از نقاط ضعف مهم ERP قیمت آن است که البته با توجه به مبلغی که کسب و کارتان قادر است هزینه کند سنجیده می‌شود. با توجه به راهکارهای مختلف ERP هزینه‌های متعددی پیش روی شما قرار خواهد داشت. با توجه به هزینه‌های مختلف همچون مجوزها، هزینه‌های اولیه، هزینه‌های راه‌اندازی و ماهانه، یک راهکار ERP می‌توان بیش از حد گرانقیمت باشد. بنابراین بهتر است درباره‌ی سیستم ERP و راهکارهایی که به شما ارائه می‌کنند به خوبی تحقیق کنید تا ناچار نشوید هزینه‌ای بیش از آنچه پیش‌بینی کرده‌اید پرداخت کنید.
-
کسب موفقیت با ERP در گرو داشتن تجربه‌ی کار با نرم‌افزار
اگر ترجیح داده‌اید آموزش‌های لازم را دریافت نکنید، و یا اگر فروشنده‌ی سیستم ERP آموزش‌های مناسب را به شما ارائه نمی‌دهید، این مسئله می‌تواند تمامی کاربران این سیستم را با آسیب‌پذیری بالایی مواجه سازد. عدم اطلاع دقیق از نحوه‌ی کار نرم‌افزار بدین معنی خواهد بود که با ریسک اشتباهات پرهزینه و صرف مدت زمان طولانی روبرو شده و بدین ترتیب بهره‌وری شما کاهش خواهد یافت. اهمیت زیادی دارد که فروشنده آموزش‌های کافی را به شما ارائه کند. این کار باعث تسهیل کار با نرم‌افزار شده و آگاهی کاربران را افزایش می‌دهد.
-
عدم خرید یک سیستم سفارشی‌سازی شده
خرید یک سیستم ERP که تمامی عملیات، ماژول‌ها و برنامه‌های لازم برای کمک به فعالیت‌های و فرآیندهای روزمره کسب و کار شما را ارائه می‌کند اهمیت بسزایی خواهد داشت. اگر پول خود را برای سیستمی خرج کنید که تمامی نیازها و خواسته‌های شما را برآورده نمی‌کند، سرمایه‌گذاری نامناسبی انجام داده‌اید. کسب و کارها همچنین باید اطمینان حاصل کنند که آنچه از سوی سیستم ERP ارائه می‌شود بیش از حد نیازشان نباشد چرا که بدین ترتیب بسیاری از برنامه‌ها بلااستفاده باقی مانده و صرفاً منجر به اتلاف منابع مالی می‌شوند.
-
مقاومت نسبت به ERP
ممکن است مدتی طول بکشد تا کارکنان به یک نرم‌افزار جدید ERP عادت کنند، و این مسئله می‌تواند منجر به عدم استفاده‌ی کامل از قابلیت‌های این سیستم شود. ضمناً برخی کارکنان احتمالاً با مشکلات زیادی در راستای ارائه‌ی اطلاعات مورد نیاز به سیستم مواجه خواهند بود و مجموعه‌ی این موارد باعث می‌شود نرم‌افزار ERP نتواند خدمات مطلوب و مناسبی به کلیه‌ی بخش‌های سازمان ارائه کند.
چرا باید بر روی نرم‌افزار ERP سرمایه‌گذاری کرد؟
در نهایت ، نرم‌افزار ERP همچنان یکی از مؤلفه‌های کلیدی برای موفقیت کسب و کار به شمار می‌آید. مزایای پیاده‌سازی این سیستم در سازمان بسیار بیشتر است، چرا که ERP ضمن بهبود بهره‌وری، مشارکت و ارتباطات سازمانی، باعث ایجاد مزایای رقابتی و مالی خواهد شد. نکته‌ی مثبتی که وجود دارد این است که در صورت انجام تحقیقات کامل و مناسب قادر خواهید بود از معایب و اشتباهات ذکر شده پرهیز کنید.
