قبل از اینکه وارد مرحله اجرا شوید، باید اهداف، بودجه و نقاط عطف برنامه‌ریزی گردد. بدون لحاظ این موارد، انتخاب سیستم ERP مناسب تقریبا غیرممکن خواهد شد.
به مجرد اینکه سیستم یا تامین‌کننده مورد نظر خود را انتخاب کردید، گام بعدی، اجرا می‌باشد.
1. برنامه‌ریزی گام‌های اجرای ERP
در ابتدا شما نیاز دارید تا گام‌های اجرای ERP خود را برنامه‌ریزی کنید و این موارد را در کل تیم اجرای ERP خود گسترش دهید. در اینجا، چک لیست مختصری از یک برنامه تفصیلی وجود دارد، و ما زمان‌بندی اجرای ERP رایگان و قابل دانلودی را در اختیار داریم. قبل از اجرای زمان‌بندی، شما نیاز دارید تا خود را برای فازهای پروژه آماده کنید:
- زمان‌بندی اجرای ERP
- فرآیند انتقال داده و اتصال به سایر سیستم ها – Data Convert
- آموزش کاربر ERP – Training
- برنامه تست و اجرا Test & Go live –
نیاز دارید تا در هر مرحله‌ای ذینفعان خود را در نظر داشته باشید. این ذینفعان شامل کاربران ERP آتی شما نیز هستند. برنامه‌های خود را قبل از اجرا، شفاف و آشکار نمایید. شما نیاز دارید تا مزایای سیستم را در اختیار داشته باشید و برای واکنش‌های منفی آماده باشید. تغییرات بزرگ می‌تواند از طریق مقاومت از سوی برخی گروه‌ها حاصل گردد. اگر از قبل مهارت‌های تغییر مدیریت را در خود داشته باشید، در طی این تغییرات و دگرگونی‌ها از آن استفاده کافی را خواهید برد. اگر چنین مهارتی ندارید، در صورتی که از بودجه کافی برخوردار هستید، توصیه می‌شود تا مشاوران خارج سازمانی را جستجو کنید که در این زمینه تجربه دارند.
2. انتقال داده ERP و ادغام آن‌ها – Data Convert
انتقال داده و ادغام آنالیز سیستم های جزیره ای قبلی می‌تواند پیچیده و طاقت فرسا و بعضا به اندازه کل پروژه زمانبر و مستلزم هزینه باشد. سیستم‌های اتوماتیک از لحاظ فراهم‌سازی تغییرات، دارای قابلیت‌های مختلفی هستند، لازم است تا اطمینان حاصل کنید که داده‌های قبلی صحیح و شفاف بوده و قبل از اینکه تغییر ایجاد کنید، این داده‌ها آماده استفاده و منطبق بر فرم ها و تیمپلیت های ERP هستند. در عصری که نهادهای نظارتی و قانون‌گذاران درباره حریم خصوصی داده‌ها و امنیت نگران هستند، نگرانی در مورد انطباق ، از اهمیت بالایی برخوردار است. انتقال و حرکتی که بطور ضعیف برنامه‌ریزی شده باشد، می‌تواند سبب شود که پروژه شما متلاشی شده و نابود گردد. برنامه‌ریزی مناسب و اجرای دقیق، کلید موفقیت است.
آماده باشید تا به تحلیل‌گران خود در رابطه با موارد زیر کمک کنید:
- بازبینی داده‌ها و پاک‌سازی آن‌ها
- طرح‌ریزی انتقال داده‌های قدیمی به پایگاه‌های داده جدید
- انتقال داده
- تست داده‌های قدیمی
- تست ورودی‌های جدید داده
اگر نیاز باشد که ERP جدید شما با سیستم CRM یا SCM قدیمی در ارتباط باشد، این تلفیق و ادغام را قبل از گسترش و استقرار کامل سیستم انجام دهید تا ریسک و اثرات منفی را روی جریانات کاری حساس تجاری به حداقل برسانید.
3. آموزش کاربر ERP- Training
اگر افراد ندانند که چطور از ERP استفاده کنند، یا از استفاده از آن هراس داشته باشند، ERP با شکست مواجه خواهد شد. آموزش ضعیف به کاربری ضعیف منتهی می‌شود. کاربران نیاز دارند تا از همان زمان آغاز اجرای ERP با آن درگیر باشند. این فرایند با آموزش درباره مزایای ERP نسبت به کسب و کار و زندگی کاری افراد آغاز شده و به برنامه آموزش منسجم ERP ختم می‌گردد. بیان زودهنگام تغییرات، اولین گام است. در ادامه، شما نیاز دارید تا برنامه آموزشی را تعریف کنید که روی بخش‌ها، انواع وظیفه، و افراد مجزاء اعمال می‌شود.
بسیاری از مشاوران و پیاده سازها به آموزش کاربران نهایی کمک می‌کنند، اما چون هیچ دو کسب و کاری برابر نیست، شما نیاز دارید تا روی آن‌ها کار کنید و آموزش‌های آن‌ها را با مطالب خود ادغام نمایید. ابزارهای زیر را برای برنامه‌ریزی آموزش خود در نظر بگیرید:
- سیستم مدیریت دانش قابل به روز رسانی
- آموزش‌های ویدئویی
- ورکشاپ‌هایی که بر اساس نوع کاربر جداسازی شده‌اند.
- سوپرکاربرها و مسابقات ERP
- پشتیبانی از راهنمای خدمات اختصاصی ERP
4. برنامه تست و اجرا Test & Go-live
قبل از اینکه سیستم ERP را اجرا کنید، به برنامه go-live نیاز دارید. فاز تست به شما کمک خواهد کرد تا قسمت اعظمی از مسائل را حل کنید، اما هر کدام از این مسائل برای بهره‌وری شما ضروری باشند، باید آماده تاخیر باشید. شما ممکن است برای حل مسائل خرد، رویکرد چابک را انتخاب کنید. تست کردن نباید مختص تعداد انگشت‌شماری از سوپرکاربرها باشد. اظمینان حاصل کنید که سیستم ERP را روی تعداد زیادی از کاربران تست کرده و این تست در زمان غیرکاری انجام شود تا ریسک آن به حداقل برسد.
زمانی که شما و تیم شما از نتایج تست راضی شدید، زمان آن فرا می‌رسد تا جادو رخ دهد. اگر این گام‌های بزرگ را به خوبی انجام دهید، کسب و کار شما کارآمد و مؤثر خواهد شد.
البته، گام‌های اجرای ERP در اینجا تمام نمی‌شود. ارزیابی موفقیت پروژه شما، گزارش‌گیری، آموزش و پشتیبانی رو به پیشرفت همانند اجرای ERP، در ایجاد اطمینان از موفقیت اجرای ERP دارای اهمیت فراوان است.
