چارچوب طبقه بندی فرایند APQC (PCF) یک زبان مشترک برای بحث ، محک زدن و سازماندهی کارهایی که مشاغل انجام می‌دهند، ایجاد می‌کند. دراین مقاله موارد زیر را بررسی میکنیم:
- PCF چیست؟
- چرا سازمان ها از آن استفاده میکنند؟
- تفاوت های بین PCF بین صنعتی cross-industry و ویژه هر صنعت industry-specific چیست؟
- نحوه دسترسی به تعاریف و معیارهای فرآیندها در PCF؟
PCF چیست؟
PCF یا Process Classification Framework یک فهرست سلسله مراتبی از فرایند های تجاری است و شامل 13 طبقه بندی سطح بالا از کارهاست. که هریک از آنها به واحدها یا سطوح کوچکتری به نام گروه فرایند، فرایند ، فعالیت و وظیفه تقسیم می شوند. شکل زیر پنج سطح PCF را با نمونه هایی از دسته چهارم نشان می‌دهد:
به اعداد قرمزرنگ ، شماره شناسایی اجزاء فرایند گفته می‌شود ، هرعنصرفرایند در PCF دارای یک شماره شناسایی منحصر به فرد است این امکان مقایسه را حتی زمانی که نام عنصرفرایند و و تعاریف آنها در صنایع و سازمان ها تغییر می‌کند فراهم می‌آورد.
به اعداد جلوی نام عنصر فرایند(به عنوان مثال “2،3،4 “) اعداد سلسله مراتبی گفته می‌شود . با استفاده از این اعداد به راحتی می‌توانید یک عنصرفرایند را با رعایت سلسله مراتب پیدا کنید.
دسته بندی (کتگوری) بالاترین سطح چارچوب فرایند است.13دسته PCF شامل فرایند های عملیاتی مانند “توسعه و مدیریت محصولات و خدمات” و همچنین خدمات مدیریت و پشتیبانی مانند “توسعه و مدیریت سرمایه انسانی” است. “گروه فرایند” گروهی از فرایند ها را نشان می‌دهد که بخشی از اجزای یک دسته بندی هستند . “فرایند” یک فرایند واحد است ؛ این نام مجموعه ای از مراحل مورد نیاز برای دستیابی به یک نتیجه خاص است.
“فعالیت” یک مرحله کلیدی است که برای اجرای یک “فرایند” انجام می‌شود.
“وظیفه” عنصری از کار است که در اجرای یک فعالیت نقش دارد . وظایف ریزترین عنصر PCF هستند که اغلب در صنایع و سازمان ها متفاوت اند.
PCF چه چیز نیست؟
PCF یک نمایش بصری از جریان کار در سراسر یک سازمان نیست . همچنین یک نقشه فرایند یا یک فلوچارت نیست . از PCF می‌توان برای ایجاد این مدل ها استفاده کرد اما PCF به خودی خود فاقد اطلاعات کامل است که بطور سنتی در نمودار هایی مانند این ها وجود دارد.
ما هنگام بهبود فرایند از PCF استفاده میکنیم_برای کمک به شناسایی سوالات مصاحبه ، برای سازماندهی کار، برای شناسایی بهترین شیوه ها و برای معیار سنجی
Peter Keukelaar
کارشناس مدیریت کیفیت
Royal Philips Electronic
چرا سازمان ها از PCF استفاده میکنند؟
-
تعریف و مدیریت فرایند
تعریف فرایندها به سازمان‌ها در استاندارد سازی فرایند ها و شناسایی فرصت‌های بهبود کمک می‌کند.PCF پایه ای را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا تعاریف فرایند خود را توسعه دهند
علاوه براین ، PCF مبنای محکمی در جهت مدل سازی فرایند ها در سطح سازمان فراهم می‌کند.PCF یک زبان سازگار برای همه مدل ها ارائه می‌دهد و این زبان بطور مستقیم نحوه انجام کار در سازمان را ترسیم می‌کند . متداول ترین کاربرد PCF برای مدل سازی در کل سازمان در معماری سازمانیست ، هنگامی که یک فرد یک مدل فرایند و یک مدل سیستم را برای پاسخ به این سوال که “این فرایند به کدام سیستم بستگی دارد؟” ادغام می‌کند ، یا برعکس “کدام فرایند ها توسط این سیستم پشتیبانی می‌شوند؟” داشتن یک مدل متمرکز مانند PCF به منطقی کردن تاثیر توسعه یا تغییر در مدل ها کمک می‌کند.
-
معیارسنجی و ارزیابی
اگر میخواهید عملکرد را در سازمان خود یا در سایر شرکت ها مقایسه کنید ، باید تعریفی واضح از آنچه میخواهید مقایسه کنید داشته باشید . PCF راهی برای محک زدن عینی در یک سازمان و سایر شرکت ها ارائه می‌دهد . اعداد مرجع منحصربه فرد عناصر فرایند به سازمان ها این امکان را می‌دهد که معیار را حتی زمانی که تعاریف و جزئیات فرایند آنها بدلیل صنعت یا نیازمندی های منحصربه فرد کسب و‌کارها متفاوت است، تعریف و مورد بررسی قرار دهند.
-
مدیریت محتوا
در سازمان های بین‌المللی و پیچیده ، محتوا باید سازماندهی شود تا افراد بتوانند آنچه را که نیازدارند بیابند و باهم کار کنند . سازمان ها از PCF به عنوان چارچوبی برای سازماندهی محتوا استفاده میکنند به عنوان مثال یک چک لیست برای کنترل عملیات کارخانه در چارچوب وظیفه 4.3.2.5.1 “کارخانه خودکار و کنترل” یا حتی به سادگی در گروه فرایند 4.3.2 مربوط به “تولید محصول” طبقه بندی می‌شود.
بین صنعتی cross-industry و صنعت ویژه industry-specific در PCF
APQC دونوع PCF برای سازمان ها ارائه می‌دهد: بین صنعتی و صنعتی ویژه
PCF بین صنعتی cross-industry عمومی‌ترین PCF است و می‌توان آن را در هر سازمانی اعمال کرد . چارچوب های خاص APQC برای صنایع متناسب با نیازهای منحصربه فرد هر صنعت است. به عنوان مثال ، تولید در صنعت هوافضا و صنایع دفاعی بسیار پیچیده است . بنابراین گروه فرایند “4.3 در ارتباط با تولید/ساخت/تحویل محصول” PCF در این صنعت بسیار عمیق تر است.
PCF در صنایع هوافضا و دفاعی ، دارای 16 فرایند در گروه 4.3 است ، در حالی که تنها چهار فرایند در گروه فرایند 4.3 در چارچوب سازمان های بین صنعتی وجود دارد.
PCFهای ویژه صنایع خاص ، سازمان ها را قادر می‌سازد تا فرایند ها را به نحوی مناسب با کاری که انجام می‌دهند ، تعریف کنند ، PCFهای مخصوص صنعت همچنین امکان سنجش دقیق‌تری را در برابر همتایان صنعت فراهم میکنند اما نکته مهم این است که ساختار اصلی کدینگ PCF و شماره مرجع مشابه PCF در سازمان های بین صنعتی باقی می‌ماند . این امر به سازمان ها این امکان را می‌دهد تا در مقایسه با سایر صنایع حتی درحالی که از PCF خاص صنایع(ویژه صنعت خود) استفاده میکنند ، معیار سنجی کنند.
نحوه دسترسی به PCF
APQC ، PCF را در دو قالب منتشر می‌کند : نسخه Excel و نسخه PDF
نسخه اکسل جامع ترین فرمت است ، زیرا شامل تعاریف عناصر فرایند و همچنین اقدامات خاص مرتبط با هرعنصرفرایند است. این مدل قابلیت نمایه سازی و بازیابی را ساده می‌کند.
APQC همچنینPCF را در قالب PDF بصری جذاب ارائه می‌دهد. فایل PDF فاقد جزئیات موجود در نسخه Excel است ، اما هنوز ساختار سلسله مراتبی را شامل می‌شود.افراد معمولا هنگام ایجاد و تصمیم‌گیری ، نسخه Pdf را برای اتخاذ چارچوب و نسخه Excel را هنگام ادغام و ایجاد مدل ها انتخاب میکنند.
نحوه دسترسی به تعاریف و معیارهای فرایند
APQC “تعریف فرایند ها و اقدامات کلیدی” را برای هریک از 13 دسته PCF بین صنعت ارائه می‌دهد . به عنوان مثال ، شکل زیر تصویری از سند “تعاریف فرایند و اقدامات کلیدی” برای دسته “تحویل محصولات فیزیکی” است . این تصویر یک تعریف برای گروه فرایند 4.3 ، شاخص های کلیدی عملکرد مرتبط (KPIs )و یک تعریف برای فرایند 4.3.1 نشان می‌دهد.
