انتخاب نرم افزار جدید برای هر کسب و کار دشوارست. موسسان و تصمیم گیرندگان، علاوه بر هزینه‌ها، باید نسبت به شهرت نرم افزار تحقیق کنند. قابلیت‌های آن نسبت به کارکردهای مختلف و مطلوب را مورد بررسی قرار بدهند و نرم افزاری را انتخاب کرده که ضمن ارضای نیازها به منحنی یادگیری طولانی برای کارکنان نیاز نداشته باشد.
همچنین باید بین گزینه‌ی ذخیره روی ابر یا هاست یک مورد را انتخاب نمایند. باید تضمین شود که حالت تعادلی بین نمونه‌های مجوزدار و ترکیب صحیح از کاربران را تهیه نمایند.
در شرکت‌های بزرگ، بخش عمده‌ای از فعالیت‌های بنیادی بوسیله کارکنان IT داخلی صورت می‌گیرند. و هزینه روی مبنای گسترده‌ی محصولات توزیع می‌شود . لذا تأثیر وارده به شرکت به حداقل می‌رسد. شرکت‌های تولیدی کوچکی که دارای 10-200 کارمند هستند، با حجم عدیده‌ای از این چالش‌ها روبرو می‌شوند. شرکت‌های کوچکتر معمولاً در وضعیت نامطلوبی قرار دارند و متخصصان IT احتمالاً در بین آن‌ها حضور ندارند. ضمن اینکه ظرفیت چشمگیر سیستم‌های جدید احتمالاً از عهده‌ی تولید کننده‌ها (سازنده‌های) کوچکتر خارج هست. مؤسس یا تصمیم گیرنده باید این ریسک را بپذیرد که سیستم بیش از حد ضعیف یا قوی را انتخاب نماید. ممکن است نرم افزار انتخابی منحنی یادگیری بیش از حد طولانی داشته باشد یا کارکنانی که کاملاً مشغول به کار هستند هرگز به بازدهی کامل نسبت به این ابزارها نرسند.
در صورتی که این چالش‌ها برای انتخاب هر نرم افزار واقعی باشند ، با رسیدن شرکت به مقیاس و پیچیدگی بالاتر و احساس نیاز به ERPپایدار، در ابعاد صحیح دو چندان می‌شوند. از آنجایی که این چالش‌ها برای انتخاب نرم افزارهای اساسی در یک حوزه‌ی کاربردی در عمل وجود دارند، آنگاه برای تصمیمات مهمی همچون سیستم نرم افزاری با بیشترین اثرگذاری حداکثر و چندبرابر می‌شوند. ممکن است این مشکل در حوزه‌های عملکرد یک شرکت برای سالیان سال ادامه داشته باشند.
سیستم‌های MRP و ERP
به منظور انتخاب بهترین گزینه از بین پلتفرم‌های موجود، لازم است در وهله‌ی نخست تفاوت بین MRP و ERP را درک کنیم. MRP یعنی سیستم برنامه ریزی منابع ساخت/ تولید . این سیستم یک سیستم کنترلی متمرکز بر تولید است که فرایندهای برنامه ریزی، زمانبندی، مدیریت موجودی قطعات ، منابع خام و سایر قطعات و اجزای مورد نیاز برای تولید کالاهای نهایی را شامل می‌شوند. یک سیستم MRP تضمین کننده‌ی در دسترس بودن مواد و تجهیزات برای تولید هستند. ضمن اینکه برنامه ریزی هر گونه خرید بالقوه را ممکن می‌سازند.
یک ERP به عنوان سیستم برنامه ریزی منابع شرکتی از تمامی ارکان یک MRP برای برنامه ریزی، کنترل در سطح فروشگاه، خرید برخوردار است. اما مدیریت سیستماتیک و تحلیل داده‌ها برای مقاصد مالی و فروش از دیگر قابلیت‌های آن هستند. تمامی این امکانات در محیط تولید بهینه سازی می‌شوند. سیستم ERP ادغام مالی کارکردهایی همچون حساب‌های پرداختنی و دریافتنی، مدیریت روابط مشتری، نظارت بر دارایی‌های ثابت و سایر کارکردهای مهم مدیریتی و مالی را ممکن می‌سازد. بدین ترتیب ادغام و مدیریت تمامی کارکردهای شرکت و استفاده از اتوماسیون و تحلیل بلادرنگ داده جهت ارتقای عملکرد شرکت در دسترس خواهند بود.
مزایای سیستم‌های ERP برای شرکت‌های کوچک
پیاده سازی ERP، منافع عدیده‌ای را نصیب شرکت‌های کوچک می‌کند. به عنوان مثال، شرکت باید سیستم قدیمی با ساختار دستی و مصرف نیروی کار انسانی بکار رفته در ابتدای تأسیس شرکت را جایگزین نماید. بسیاری از شرکت‌های کوچک استفاده از سیستم‌های تلفیقی سنتی یا سیستم‌های به ارث رفته از کارکنان سابق را مورد استفاده قرار می‌دهند. سیستم ERP با قابلیت تحلیلی و کاربردهای مناسب جایگزین سیستم‌های قدیمی می‌شود و مدیریت بهینه و دقیق در کلیه‌ی بخش‌های شرکت را ممکن می‌سازد.
دوم اینکه ERP منجر به حذف مشکل عدم یکپارچگی- پراکندگی شرکت می‌شود. پراکندگی هنگامی رخ می‌دهد که شرکت از نرم افزارهای مختلفی بین واحدهای مختلف سود بُرده باشد تا رشد اولیه شرکت را در بهترین وضعیت قرار بدهند. مشکل هنگامی پدید آمده که دامنه‌ی فعالیت‌های شرکت رشد می‌یابد، حجم محصولات و تنوع مدل‌ها افزایش می‌یابد و مطالبات آن‌ها از قابلیت‌های فعلی سازمان و کنترل فرایندهای تولیدی و اقدامات پس زمینه‌ای فراتر می‌رود. در بسیاری موارد، سیستم‌های تفکیکی ارتباط خوبی با هم ندارند و گزارش دهی دستی بین اجزای مختلف ضروریست. با افزایش حجم تولید، سیستم ERP از مشکل پراکندگی جلوگیری می‌کند. ادغام کنترل تجاری و مواد در یک پلتفرم واحد با قابلیت تحلیل و گردآوری بلادرنگ داده‌ها از توانایی‌های ERP محسوب می‌شود.
در نهایت، ممکن است شرکت خطوط محصولش را تنوع داده و تکرارهای پیچیده و جدیدی را به کار بگیرد که صورتحساب مصالح مورد نیاز را در وضعیت انفجار قرار می‌دهند. بدین ترتیب عملیات برنامه ریزی و خرید به مشکل برمی خورند و ناکارآمدی عملیاتی به بخش‌های دیگر فرایند تولید گسترش می‌یابد. سیستم ERP پردازش داده‌ها را ممکن ساخته و توانایی اجرایی شفاف، سازماندهی شده و خودکار برای مدیریت کارکردهای اساسی کسب و کار و اجرای بهینه‌ی عملیات با سطح مناسب از دسترسی به منابع/ مصالح را فراهم می‌سازد.
داینامیکس2019 Dynamics 365 Business Central – NAV مایکروسافت
نرم افزار Dynamics NAV – Business Centralمعمولاً در دسته‌ی 1 قرار می‌گیرد زیرا بسیاری از شرکت‌ها درصدد استفاده از آن در واحدهای بزرگتری هستند. داینامیکسNAV مایکروسافت پلتفرم ERP قوی محسوب می‌شود که مدیریت عملیات، مالی، حسابداری، مدیریت پروژه و خرید را به همراه دارد.
NAV کارکردهای اساسی اضافی متعددی را فراهم نموده است، و برای تحقق بخشی به نیازهای برنامه ریزی گردش کار از موتور گردش کار نیز بهره می برد. این محصول به شدت قوی است و ادغام حداکثری را فراهم می‌سازد. از توانایی شخصی سازی برای هر مشتری هم برخوردار است.
می‌توان Business Central را برای صنایع مختلف شخصی سازی کرد ، پیاده سازی Business Central مستلزم مشارکت شرکت با سازمان ثالث مجاز جهت اعطای مجور برنامه ریزی و پیاده سازی است.
Business Central مایکروسافت روی سیستم‌های عادی و محیط ابری قابل پیاده سازی است. قرار گرفتن روی محیط ابری مایکروسافت (هاست) امکان پذیر است.
