از اوایل دهه ۱۹۹۰، نرم افزارهای یکپارچه ERP با هدف خدمترسانی به سازمانهای بزرگ توسعه یافتند. این سیستمها بسیار قدرتمند، پیچیده و گرانقیمت هستند و معمولاً پس از اندک تغییراتی توسط مشاوران پیادهسازی و تحلیل فرآیندهای سازمانی اجرا میشوند. در بسیاری از موارد، سازمانها به دلیل تبعیت از منطق حاکم بر این نرمافزارها، ناچار به بازنگری و مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار خود میشوند. برخلاف نرمافزارهای قدیمی که به صورت جزیرهای و واحدی توسعه مییافتند، ERP مجموعهای یکپارچه با ماژولهای مختلف است که امکان افزودن ماژولهای جدید به راحتی وجود دارد.
هدف اصلی ERP نفوذ فناوری اطلاعات در تمام بخشهای سازمان و ایجاد ساختار زیربنایی برای حضور در بازارهای جهانی است. از مهمترین مزایای پیادهسازی موفق ERP میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
-
کاهش هزینههای موجودی و مواد خام
-
کاهش زمان تولید محصولات
-
بهبود سرعت پاسخگویی به مشتریان
-
کاهش هزینههای تولید
با این حال، اجرای ERP با چالشهای جدی همراه است. انتخاب، پیادهسازی و نگهداری نادرست میتواند موجب خسارات مالی و ناکامی سازمان شود. عوامل شکست معمول شامل:
-
دیرکرد پروژه
-
بودجه بالای پیادهسازی
-
مشکلات پیکربندی
-
عدم یکپارچگی فرآیندها
به همین دلیل، مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار یکی از فاکتورهای کلیدی موفقیت پیادهسازی ERP محسوب میشود. این فرآیند، سازمان را قادر میسازد تا با اصلاح و بهینهسازی فعالیتها، بهرهوری را افزایش داده و هزینهها و زمان انجام امور را کاهش دهد.
امروزه، سازمانها برای انطباق با تغییرات سریع محیطی و افزایش انعطافپذیری خود، ناگزیر به تغییرات اساسی در فرآیندهای کسب و کار هستند. پیادهسازی ERP بدون مهندسی مجدد فرآیندها معمولاً نتایج مطلوبی به همراه ندارد و همسو کردن استراتژی مهندسی مجدد با اهداف سازمانی، مزیت رقابتی پایداری ایجاد میکند.
سیستم های ERP
سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) در پاسخ به رقابتی شدن محیط کسب و کار، ضرورت ایجاد یکپارچگی درونسازمانی و بینسازمانی و تحولات گسترده در حوزه فناوری اطلاعات شکل گرفتند. این سیستمها با ایجاد یکپارچگی مدیریتی و عملیاتی و تسهیل فرآیندهای کسب و کار، کارایی و اثربخشی سازمانها را افزایش داده و آنها را برای حضور در بازار رقابتی آماده میکنند.
ویژگیها و مزایای کلیدی ERP شامل:
-
یکپارچگی اطلاعات در بخشهای مختلف سازمان
-
تسریع و سادهسازی فرآیندهای کسب و کار
-
بهبود خدمات به مشتریان و افزایش رضایت آنها
-
پشتیبانی از تصمیمگیری مدیریت و فرآیندهای استراتژیک
سیستمهای ERP در واقع نقطه اوج و تکامل سیستمهای اطلاعاتی عصر حاضر هستند و قابلیتهای آنها باعث شده تا علاوه بر سازمانهای تجاری، سازمانهای دولتی و غیرانتفاعی نیز از آنها بهرهمند شوند.
یکی از نیازهای مهم سازمانها، پشتیبانی از فرآیند تصمیمگیری است. سیستمهای ERP علاوه بر اهداف اصلی مانند مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیند، باید این نیازمندی را نیز پوشش دهند. درک صحیح این انتظارات، نه تنها به سفارشیسازی سیستم کمک میکند، بلکه چارچوب مناسبی برای طراحی مدلها، ابزارها و کارکردهای کمکی ERP فراهم میآورد.
سیستمهای ERP به دلیل:
-
پشتوانه تجربیات موفق از پیادهسازی در سازمانهای کوچک و بزرگ
-
امکانات تکنولوژیکی و قابلیتهای نرمافزاری پیشبینی شده
انعطافپذیری لازم برای برآورده کردن نیازهای سازمان را ارائه میکنند. پیادهسازی ERP به سازمان امکان میدهد چگونگی انجام فرآیندهای خود را بررسی و بهینه کند.
همین امروز تجربه کنید! فرم زیر را پر کنید و یک دمو رایگان از سیستم ERP متناسب با کسبوکار خود دریافت کنید.
فرم درخواست دمو
مزایای استفاده از ERP
گرایش شرکت ها به سوی بکارگیری ERP در پاسخ به فرصت ها و نیز فشارهای رقابتی به وجود آمده است. شهرت و افزایش گرایش به سوی برنامه های ERP را می توان به دلیل افزایش جهانی شدن، ادغام شرکتها و مالکیت شرکتهای بین المللی، کوتاه شدن چرخه عمر محصول، ترس از بروز مشکلات در اثر استفاده از سیستم های قدیمی دانست:
بطور خلاصه می توان برخی از مزایای استفاده از ERPرا به شرح زیر بیان کرد:
- کاهش هزینه ، زمان تولید و دوباره کاریها
- بهبود بهره وری ، کیفیت و ارائه خدمات به مشتریان
- افزایش سازگاری در اطلاعات موجود
- مهندسی مجدد فرآیندهای سازمانی و کاهش زمان انجام آنها
- فراهم شدن زیرساخت لازم به منظور پرداختن به مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری
- تصمیم گیری و برنامه ریزی بهینه
- افزایش دقت اطلاعات سازمان و امکان مدیریت بهتر آنها
- یکپارچه سازی فرآیندهای تجاری سازمان
- کاهش موجودی انبار
ضرورت و چالشهای پیادهسازی ERP
تصمیمگیری درباره پیادهسازی نرمافزار ERP یک تصمیم چندبعدی است که جنبههای تجاری، فنی، مالی، سیاسی، فرآیندی و سازمانی را شامل میشود. این موضوع به دلیل وسعت و عمق راهکارهای ERP و تأثیر آنها بر کل سازمان، اهمیت ویژهای دارد.
مدیران و صاحبان کسبوکار، چه کوچک و چه بزرگ، باید گروه گستردهای از کارکنان و ذینفعان را در فرآیند انتخاب ERP دخیل کنند. از سوی دیگر، فروشندگان نرمافزار باید محصولاتی ارائه دهند که با ویژگیهای سازمان، مانند:
-
اندازه و صنعت شرکت
-
روشهای توزیع و فرآیندهای کسبوکار
-
راهکارهای نرمافزاری متناسب با نیاز سازمان
-
سطح پشتیبانی داخلی و پشتیبانی فروشنده
هماهنگ باشد.
با وجود هزینه و تلاش زیاد برای پیادهسازی ERP، شرکتها به دلیل افزایش بهرهوری بلندمدت و امکان ایجاد ارتباطات یکپارچه درون سازمانی و بین سازمانی به سمت این سیستمها تمایل دارند.
شناسایی عوامل موثر بر موفقیت استقرار و اجرای ERP
| عوامل موثر برموفقیت استقرار ERP |
| مدیریت تغییر، ارتباطات، نوع کسب وکار، آموزش، پشتیبانی مدیریت عالی، مدیریت پروژه. از بین این عوامل، تعهد مدیریت عالی سازمان از بالاترین درجه اهمیت برخوردار است |
| درکو فهم روشن اهداف راهبردی، حمایت مدیران عالی سازمان، مدیریت پروژه، مدیریت تغییر سازمانی، تیم اجرایی، صحت داده ای، آموزش و تعلیم گسترده، اندازه گیری عملکرد، موضوعات چند سایتی |
| کارکنان، داده، فرآیند، مدیریت سازمان و فناوری |
| مهندسی مجدد فرآیندها، مدیریت اثربخش پروژه، حمایت مدیریت ارشد سازمان، توانایی سازمان برای تخصیص بودجه، استفاده از مشاوران نرم افزاری و شناخت کلی سازمان از سیستم ERP |
| مهندسی مجدد فرآیندها، اعطای قدرت تصمیم گیری به نیروهای پروژه ی ERP، مدیریت تغییر به صورت اثربخش، توانایی سازمان در برگزاری برنامه های آموزشی کافی و مناسب، انتخاب مناسب بسته ی نرم افزار ERP ، مدیریت اثربخش پروژه، وجود زیرساختهای سخت افزاری و ارتباطی مناسب، حمایت مدیریت ارشد سازمان، توانایی سازمان برای تخصیص بودجه، استفاده از مشاوران نرم افزاری، دانش صحیح و کافی در مورد سیستم های فعلی سازمان |
| عوامل به داخل سازمانی و برون سازمانی تقسیم شده است. این عوامل داخلی عبارت است از: مشارکت و همکاری کاربران، ترکیب تیم پروژه، اعتماد بین افراد، حمایت مدیریت عالی، زیرساخت فتاوری اطلاعات مدیریت پروژه. عوامل بیرونی عبارت است از: پشتیبانی و عرضه خدمات فروشنده و استفاده از مشاوران |
| مهندسی مجدد، اعطای قدرت تصمیم گیری به نیروهای پروژه ERP ، مدیریت تغییر به صورت اثربخش، توانایی سازمان در برگزاری برنامه های آموزشی کافی و مناسب، انتخاب مناسب بسته نرم افزارERP، درک واضح اهداف راهبردی، راهبرد و روش اجرای ERP ،مدیریت اثربخش پروژه، پرهیز از سفارشی نمودن بیش از حد ERP ، وجود زیرساختهای سخت افزاری و ارتباطی مناسب، حمایت مدیریت ارشد سازمان |
| مدیریت پروژه، انتخاب سیستمERP ، ذی نفعان شرکت، مهندسی مجدد فرآیند کسب وکار، تعهد و حمایت مدیریت ارشد، ترکیب تیم ERP ، یکپارچه سازی سیستم های ERP ،انتخاب و حمایت از تامین کننده، محدوده اجرا، شرکت مشاور |
| حمایت مدیریت ارشد، مدیریت موثر پروژه، مهندسی مجدد فرآیند کسب وکار، کارگروهی و ترکیب، مناسب بودن نرم افزار و سخت افزار، آموزش و پرورش، مشارکت کاربر |
| همکاری، مدیریت پروژه، ترکیب تیم، ارتباطات و پیروی از ترکیب تیم در محل اجرا. |
| حق انتخاب تمام وقت مدیر پروژه، کیفیت و کمیت آموزش، نقش و تاثیر مدیریت در کاهش مقامت کاربران، حمایت مدیریت ارشد، تغییر فرهنگ مدیریت و برنامه، مشخص کردن اهداف و دامنه ERP، حداقل سفارشی سازی، مشارکت اعضای سازمانی، سهولت استفاده از سیستم و پذیرش کاربران، ارتباط موثر در میان اعضای سازمانی و تیم اجرای ERP |
| عوامل سازمانی، فناورانه، راهبردی و ترفندی. |
| حمایت مدیریت عالی سازمان، نقش تیم پروژه، مدیر پروژه و مشاوران، باز مهندسی فرآیندهای کاری، مدیریت پروژه و مشارکت کاربران سیستم |
| حمایت مدیر ارشد، مدیریت پروژه، مهندسی مجدد واحد تجاری، مناسب بودن سخت افزار و نرم افزار و آموزش و تحصیلات استفاده کنندگان |
| هم خوانی با کارکرد سازمانی، حفظ هدف، تیم پروژه، پشتیبانی مدیریت، مشاوران، آمادگی سازمانی، آموزش، برنامه ریزی و آزمایش کافی و عوامل مهم چگونگی برخورد با گستردگی سازمان، توسعه و بودجه است. |
اصول و قواعد مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار
تحقق مفهوم مهندسی مجدد در عرصه ی عمل، حاصل اجرای درست اصول و قواعد مهندسی مجدداست. همر، همر وچمپی، دانپورت و شورت و دیگران اصول و قواعدی را برای مهندسی مجدد بر شمرده اند که برخی از آنها به شرح زیر می باشند:
- اصل بازگشت از انتها : بر اساس نتایج سازماندهی کنید نه بر اساس وظایف.
- اصل فشردگی افقی : تا حد امکان شغل ها را ترکیب کنید تا جایی که مدیران کارگشا (چند مهارته) و گروه های کارگشا (چند وظیفه ای) پدید آیند.
- اصل فشردگی عمودی : تصمیم ها حتی الامکان باید در زمان و مکان انجام کار گرفته شود و به جای جدا کردن تصمیم گیری از کار، تصمیم گیری جزء کار می شود
- اصل نقطه تماس واحد : نقطه تماس واحد به عنوان یک حایل میان فرآیند پیچیده و مشتری عمل می کند و چنان با مشتری رفتار می کند که گویی وی مسئول عملکرد کل فرآیند است.
- اصل حذف زمان و فعالیت های غیرارزش افزا : زمان تلف شده در بیشتر فرآیندها از سه منبع سرچشمه می گیرد:
- انتظار تکمیل یک واحد کار،یا برای خود محصول یا برای قطعه ای مورد نیاز که هنوز آماده نیست.
- انتظار برای انجام مجدد یک کار فیزیکی یا فکری
- انتظار برای تصمیم مدیریت برای ارسال کار به مرحله ی بعد این زمان ها باید شناسایی و تصحیح شوند.
دو مورد از راهکار های عملی اصل پنجم به شرح زیر هستند:
- هم زمان سازی جریان فیزیکی عملیات و اطلاعات
- جایگزین کردن اطلاعات به جای مواد فیزیکی.
- اصل انتقال فعالیت به جایی که بیشترین معنا و منفعت را دارد : حذف کنترل ها،کاهش بازرسی های بعد از انجام کار و کاهش رفع مغایرت ها به این معنا است که کار در زمان و مکانی صورت گیرد که بیشترین ارزش افزوده را دارد.در ضمن برون سپاری نیز یکی از راهکارهای این اصل است.برون سپاری بخشی از فرآیند که باید با بهره وری بالاتر انجام شود ولی در حوزه ی تخصصی سازمان نیست.
- اصل مدیریت تناقض نماها : پارادوکس ها،اموری هستند که به ظاهر متناقض هستند.برای مدیریت پارادوکس ها باید از خلاقیت سود جست. برای نمونه سازماندهی معمولا یا متمرکز است یا غیر متمرکز،اما استفاده خلاقانه از فناوری اطلاعات، شرکت ها را قادر ساخته است تا به صورتی عمل کنند که گویی تک تک واحدهای آن کاملا خود مختار هستند، حال آنکه سازمان بازهم از صرفه جویی های ناشی از تمرکز برخوردار است.
- اصل شکستن چارچوب ها و رهایی از مفروضات و عادات: قالب شکنی رمز موفقیت در مهندسی مجدد است. به همین دلیل تکنیکی در مهندسی مجدد وجود دارد که به آن طراحی از یک کاغذ سفید می گویند.این عنوان بدین معناست که باید کار را از ذهنیت پاک یا پاک کردن ذهنیت ها شروع کرد.
- اصل استفاده ی مناسب از فناوری اطلاعات و ارتباطات (فاوا) : فاوا به مجموعه ای از سخت افزار ها، نرم افزارها، شبکه ها و رسانه ها اتلاق می شود که برای جمع آوری ،ذخیره، پردازش، انتقال و نمایش اطلاعات به کار می روند.صرفا به کارگیری آخرین دستاوردهای اطلاعات و ارتباطات، سبب موفقیت مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار نیست.فاوا در صورتی کارگشاست که در خدمت اصول و قواعد دیگر پیش گفته باشد.
متدولوژی مهندسی مجدد فرآیندها
برای پیادهسازی فرآیندهای مهندسی مجدد، متدولوژیهای متنوعی ارائه شدهاند که هرکدام گامهای انجام کل پروژه را از آغاز تا پایان پوشش میدهند.
بررسی متدولوژیهای رایج نشان میدهد که اغلب پروژههای مهندسی مجدد شامل پنج گام اصلی هستند:
-
تعیین اهداف و طراحی استراتژیک پروژه
-
تعریف اهداف کسبوکار و همسوسازی پروژه با استراتژی سازمان
-
-
مشخص کردن محدوده انجام کار
-
تعیین بخشهای سازمانی و فرآیندهایی که تحت مهندسی مجدد قرار میگیرند
-
-
مستندسازی، مدلسازی و آنالیز محیط کاری
-
شناسایی فرآیندهای موجود، نقاط ضعف و فرصتهای بهبود
-
-
طراحی مجدد، اصلاح و سادهسازی فرآیندها
-
حذف فعالیتهای اضافی، بهینهسازی گردش کار و افزایش کارایی
-
-
کنترل و استفاده از بازخورد برای بهبود مستمر
-
نظارت بر عملکرد فرآیندهای جدید و اعمال اصلاحات لازم
-
هر متدولوژی ویژگیهای خاص خود را دارد و انتخاب مناسب آن باید بر اساس ویژگیهای سازمانی و موقعیتی صورت گیرد تا بیشترین اثربخشی حاصل شود.
عوامل شکست پروژههای مهندسی مجدد
اگرچه مهندسی مجدد فرآیندها میتواند سازمانها را بهبود دهد، اما بسیاری از پروژهها با شکست مواجه میشوند. عوامل متعددی میتوانند در ناکامی پروژهها نقش داشته باشند، از جمله:
-
عدم مشارکت کارکنان در سطوح مختلف سازمان
-
هزینههای بالا و طولانی بودن زمان اجرای پروژه
-
فقدان چشمانداز روشن از اهداف پروژه
-
اعمال طراحی سطحی به جای طراحی ریشهای فرآیندها
-
ضعف در توسعه سیستمهای اطلاعاتی و نرمافزار ERP متناسب با نیازهای سازمان
-
عدم حذف فعالیتهای اضافی و ناهنجار از فرآیندهای اصلی
-
کمبود حمایت مدیران ارشد و مقاومت مدیران میانی
-
بیتوجهی به ارزشها و اعتقادات کارکنان
-
عدم موفقیت در تفهیم فرهنگ مهندسی مجدد
پژوهشها نشان میدهند که این عوامل به زمان و مکان خاصی وابسته نیستند، اما جزئیات ممکن است بین سازمانها و محیطهای مختلف متفاوت باشد.
تاثیر مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار بر سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی (ERP)
مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار (BPR)، به عنوان یک ابزار مدیریتی قدرتمند برای مقابله با تغییرات سریع تکنولوژی و رقابت در بازارهای امروزی مطرح است. این رویکرد مدیریتی با تحلیل و طراحی مجدد جریان کار و فرآیندها در درون و برون سازمان به سازمانها کمک میکند تا بهترین روشهای انجام فعالیتها را شناسایی و اجرا کنند.
برای اینکه سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) اثرگذاری واقعی داشته باشند، حداقل برخی از روشهای کسب و کار سازمان باید بازنگری و بهینه شوند. اعتبار اصلی ERP بر اساس فلسفه مهندسی مجدد در طراحی فرآیندها و جریانهای اطلاعاتی سازمانها شکل گرفته است. به این ترتیب، ERP نه تنها یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه است، بلکه سازمانها را به سمت بازبینی فرآیندها و ساختارهای سازمانی هدایت میکند.
اهمیت همسویی BPR با اهداف سازمان
سازمانها و فرآیندهای داخلی آنها مهمترین جزء حیات سازمان محسوب میشوند. اهداف کلیدی BPR باید با اهداف کلیدی کسبوکار و جهتگیری استراتژیک سازمان پیوند داشته باشند تا تغییرات ایجاد شده از بالا به پایین سازمان منتقل شوند و هر فرد در سازمان با اهداف و تلاشهای مهندسی مجدد همسو گردد.
اجرای مهندسی مجدد باعث ایجاد تحولات اساسی در سازمان میشود و با شناسایی نقاط ضعف و قوت در سه بعد افراد، فرآیندها و تکنولوژی، موفقیت در پیادهسازی ERP را تسهیل میکند.
نقش BPR در موفقیت ERP
سیستمهای ERP بر پایه فرآیندهای استاندارد و بهترین روشهای انجام کار طراحی شدهاند. برای بهرهگیری از ظرفیتها و مزایای ERP، سازمانها باید مدل کسبوکار و فرآیندهای خود را بررسی کرده و مهندسی مجدد فرآیندها را متناسب با سیستم انجام دهند.
مزایای BPR پیش از یا همزمان با ERP شامل موارد زیر است:
-
کاهش نیاز به سفارشیسازی سیستم و صرفهجویی در زمان و هزینه پیادهسازی
-
یکپارچهسازی فرآیندهای سازمان و بهبود تعاملات بین واحدها
-
شناسایی گلوگاهها و اصلاح فرآیندها
-
افزایش رضایت مشتریان و بهرهوری سازمان
در غیر این صورت، بدون بازطراحی فرآیندها، پیادهسازی ERP میتواند به جای بهبود، مشکلات سازمانی را تشدید کند.
نتیجهگیری
تحقیقات نشان میدهند که مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار (BPR) یکی از مهمترین عوامل موفقیت در پیادهسازی ERP است. در مطالعات مختلف، درباره ارتباط BPR و ERP دیدگاههای متفاوتی ارائه شده است: برخی پژوهشگران اجرای همزمان یا پیش از پیادهسازی ERP را ضروری میدانند، در حالی که گروهی دیگر معتقدند عدم اجرای BPR میتواند احتمال موفقیت پروژه ERP را افزایش دهد.
با این حال، تجربه سازمانها نشان میدهد که اجرای مهندسی مجدد فرآیندهای سازمانی مزایای فراوانی دارد، از جمله:
-
حذف فرآیندها و فعالیتهای اضافی
-
کاهش زمان و هزینه پیادهسازی
-
یکپارچهسازی فرآیندهای سازمانی
-
بهبود تعاملات بین واحدها و سازمانها
-
شناسایی گلوگاهها و اصلاح فرآیندها
-
افزایش رضایت مشتریان و ارباب رجوع
-
افزایش بهرهوری و کارایی سازمان
بنابراین، انجام BPR همزمان یا پیش از پیادهسازی ERP، به سازمان کمک میکند تا سیستم ERP خود را متناسب با فرآیندهای سازمان طراحی و اجرا کند و عملکرد و اهداف سازمانی بهبود یابد.
شناسایی صحیح فرآیندهای کسب و کار فعلی به سازمان این امکان را میدهد که بداند آیا فرآیندها نیاز به بازطراحی دارند یا میتوانند عملکرد ERP را بهدرستی پشتیبانی کنند. در نهایت، نتیجهی اجرای مهندسی مجدد فرآیندها، بهبود عملکرد ERP و افزایش موفقیت در پیادهسازی آن است.
